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Häufig gestellte Fragen

Wie viele interne Personentage müssen wir in den ersten 90 Tagen einplanen?

Für ein mittelständisches Projekt mit rund 80 Anwendern sind in den ersten 90 Tagen realistisch 250 bis 400 interne Personentage einzuplanen. Davon entfallen grob etwa 60 Tage auf den Projektleiter, rund 120 Tage auf die Key-User und der Rest auf IT, Datenbereinigung und Tests. Diese Größenordnung ist ein Erfahrungswert und keine feste Norm; die genaue Ausgestaltung variiert je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups. Wichtig ist vor allem, diese internen Aufwände früh sichtbar zu machen und gegen das Tagesgeschäft abzusichern, da unterschätzte Eigenleistung zu den häufigsten Projektrisiken zählt.

Wer sollte den Projektleiter stellen – wir oder der Implementierungspartner?

In der Praxis bewährt sich eine Doppelbesetzung: ein interner Projektleiter, der die fachliche Führung und Entscheidungshoheit hat, ergänzt durch einen Projektleiter beim Implementierungspartner für die externe Steuerung. Ein rein extern besetzter Projektleiter gilt als riskant, weil interne Akzeptanz, Wissenstransfer und Verantwortungsübernahme darunter leiden. Der interne Projektleiter sollte ausreichend von operativen Aufgaben freigestellt sein und über ein klares Mandat des Lenkungskreises verfügen. Die optimale Konstellation hängt von Unternehmensgröße, Prozesskomplexität und der strategischen IT-Roadmap ab.

Wann sollte die Datenmigration und Stammdatenbereinigung starten?

Spätestens in den ersten beiden Projektwochen, also klar innerhalb der ersten 30 Tage und nicht erst kurz vor dem Cutover. Die Stammdatenbereinigung dauert nahezu immer länger als geplant und blockiert sonst die gesamte Migration auf dem kritischen Pfad. Definieren Sie früh Data Owner in den Fachbereichen, übergeben Sie die Bereinigungsverantwortung dorthin und etablieren Sie eine wöchentliche Messung der Datenqualität. Planen Sie zudem mindestens drei Migrations-Trockenläufe mit Validierung durch die Fachbereiche ein, denn die Datenqualität ist erfahrungsgemäß selten so gut, wie sie zunächst eingeschätzt wird.

Wie lange dauert eine ERP-Einführung im Mittelstand insgesamt bis zum Go-Live?

Die hier beschriebene 90-Tage-Checkliste deckt nur die Foundation-, Konfigurations- und erste Testphase ab; der eigentliche Go-Live folgt typischerweise weitere 90 bis 180 Tage später. Branchenüblich liegt die Gesamtdauer einer ERP-Einführung im Mittelstand meist zwischen sechs und achtzehn Monaten, je nach Komplexität, Customizing-Tiefe und Datenmigration. Cloud- beziehungsweise SaaS-Einführungen verkürzen die Laufzeit spürbar und werden teils in drei bis neun Monaten umgesetzt, während stark angepasste On-Premise-Projekte deutlich länger laufen können. Entscheidend ist, das Tempo nach den ersten 90 Tagen über wöchentliche Steuerung und monatliche Lenkungskreise konsequent zu halten.

Welche regulatorischen Pflichten – etwa GoBD und eRechnung – müssen wir bei der Implementierung berücksichtigen?

Regulatorische Themen gehören in die ersten 30 Tage und nicht ans Projektende. Die GoBD verlangt eine revisionssichere Verfahrensdokumentation, die Unveränderbarkeit gebuchter Belege und nachvollziehbare Änderungshistorien, während die DSGVO Berechtigungs- und Löschkonzepte sowie Auftragsverarbeitungsverträge mit Cloud-Anbietern erfordert. Bei der elektronischen Rechnung gilt: Der Empfang strukturierter E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich ist in Deutschland bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, beim Versand greifen Übergangsfristen – ab 2027 zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und spätestens ab 2028 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Regulierte Branchen wie Pharma oder Lebensmittelindustrie haben mit GxP-Validierung, Chargenrückverfolgung und Audit-Trails zusätzliche Anforderungen, die früh in die Konfiguration einfließen müssen.

Müssen wir den Betriebsrat bei der ERP-Einführung einbinden?

Falls ein Betriebsrat besteht, ist eine frühe Einbindung in den ersten 30 Tagen dringend zu empfehlen. ERP-Systeme gelten arbeitsrechtlich regelmäßig als technische Einrichtungen im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil sie geeignet sind, Leistung und Verhalten von Beschäftigten zu erfassen – dadurch entsteht ein Mitbestimmungsrecht, das sich auf den gesamten Einführungsprozess bis zum Go-Live erstreckt. Üblich und sinnvoll ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung, die den zulässigen Umfang von Auswertungen, das Berechtigungskonzept und veränderte Arbeitsabläufe regelt. Wird der Betriebsrat zu spät beteiligt, drohen formale Einsprüche und erhebliche Verzögerungen; eine konkrete rechtliche Bewertung sollte stets mit der eigenen Personal- oder Rechtsabteilung erfolgen.

Was tun, wenn das Projekt nach 90 Tagen aus dem Ruder läuft?

Frühzeitig und transparent eskalieren statt aussitzen. Berufen Sie den Lenkungskreis ein, kommunizieren Sie den Status ehrlich und passen Sie eine der drei Stellgrößen Scope, Zeit oder Budget bewusst an, statt alle drei gleichzeitig schleifen zu lassen. Hintergrund ist, dass ein erheblicher Anteil von ERP-Projekten Budget- oder Terminziele verfehlt, häufig wegen unterschätzter Aufwände, nachträglich benötigter Technik oder organisatorischer Probleme. Eine unabhängige Auswahlbegleitung oder ein externes Projekt-Audit hilft oft, blinde Flecken zu identifizieren und wirksame Gegenmaßnahmen zu definieren, bevor sich kleinere Abweichungen zu einem gescheiterten Go-Live aufschaukeln.