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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert ein professioneller ERP-Auswahlprozess?

Realistische Spannen liegen bei drei bis sechs Monaten für mittelständische Unternehmen und sechs bis zwölf Monaten für komplexe, internationale Konzernprojekte mit mehreren Standorten und Mandanten. Eine Verkürzung unter drei Monate geht fast immer zulasten der Qualität, insbesondere bei Lastenheft, strukturierten Demos und Vertragsverhandlung. Häufig wird allein die reine Auswahl mit der anschließenden Implementierung verwechselt, die je nach Komplexität noch einmal sechs bis achtzehn Monate beanspruchen kann. Wer den Zeitrahmen zu eng plant, riskiert eine der häufigsten Ursachen für später überschrittene Budgets.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft bei der ERP-Auswahl?

Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was das künftige System leisten soll, und entsteht vor der Anbieterauswahl als Grundlage für vergleichbare Angebote. Das Pflichtenheft erstellt anschließend der gewählte Anbieter und legt fest, wie er die Anforderungen konkret umsetzt. Vereinfacht gesagt: Das Lastenheft sagt das Was, das Pflichtenheft das Wie. Ein sauber ausgearbeitetes Lastenheft gilt branchenübergreifend als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren, weil unklare Anforderungen erfahrungsgemäß zu Missverständnissen, Customizing und späteren Kostenerhöhungen führen.

Wann lohnt sich eine externe Auswahlbegleitung?

Externe Begleitung lohnt sich vor allem bei der ersten ERP-Einführung, bei internationalen Mehrländerprojekten und in stark regulierten Branchen, in denen interne Methodenkompetenz oder Kapazität fehlt. Sie amortisiert sich typischerweise über bessere Vertragskonditionen, geringere Customizing-Quoten und eine schnellere Time-to-Value. Wichtig ist die Unabhängigkeit der Beratung: Eine an Anbieterprovisionen gekoppelte Begleitung kann Interessenkonflikte erzeugen. Da Lizenzgebühren meist nur etwa 15 bis 35 Prozent der Gesamtprojektkosten ausmachen und der größere Block auf Implementierung, Customizing, Schulung und Datenmigration entfällt, wirkt sich eine fundierte Vorbereitung über die gesamte Projektlaufzeit aus.

Sollten wir uns auf einen Anbieter festlegen oder offen ausschreiben?

Eine offene Ausschreibung bringt fast immer bessere Konditionen und mehr Transparenz, auch wenn intern bereits ein Favorit existiert. Der Wettbewerbsdruck wirkt erfahrungsgemäß preissenkend und führt zu schärferen Leistungsbeschreibungen sowie verbindlicheren Aussagen zur Funktionsabdeckung. Eine Direktbeauftragung lohnt sich nur, wenn ein Konzernstandard zwingend vorgegeben ist oder der relevante Markt extrem klein ist. Selbst bei einem klaren Favoriten empfiehlt es sich, mindestens einen ernsthaften Wettbewerber im Prozess zu halten, um die Verhandlungsposition zu sichern.

Wie viele Anbieter sollten in Longlist und Shortlist sein?

Eine sinnvolle Longlist enthält acht bis zwölf Anbieter, die Shortlist drei bis maximal fünf. Weniger Kandidaten schwächen den Wettbewerb und erhöhen Preis- sowie Vendor-Lock-in-Risiken, mehr machen Demos und Bewertung unwirtschaftlich. Wichtig ist, dass die verbleibenden Kandidaten echte Alternativen sind und nicht nur Pflichtteilnehmer, die das Bild verzerren. Da der deutschsprachige Markt weit über zweihundert relevante ERP-Anbieter umfasst, ist ein systematisches Filtern nach Unternehmensgröße, Branche, Bereitstellungsmodell und Länderabdeckung der entscheidende Schritt von der Longlist zur tragfähigen Shortlist.

Cloud oder On-Premise – wie entscheidet man das in der ERP-Auswahl?

Die Entscheidung sollte aus dem Geschäftsmodell folgen und nicht umgekehrt: Maßgeblich sind die Dynamik des Unternehmens, die Geschwindigkeit der Standort- und Service-Integration, regulatorische Anforderungen sowie die verfügbaren IT- und Prozesskompetenzen. Cloud-ERP entlastet vom technischen Betrieb, bietet automatische Updates und schnellere Einführung, während On-Premise tiefere Individualisierung und volle Datensouveränität ermöglicht. Der Cloud-Anteil im DACH-Markt liegt laut aktuellen Erhebungen bei gut vierzig Prozent der im Betrieb befindlichen Systeme mit klar steigender Tendenz, weshalb auch hybride Modelle und gehostete Lösungen mit Serverstandort Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnen. Statt sich früh festzulegen, sollte das Bereitstellungsmodell als gewichtetes Kriterium in die Bewertungsmatrix einfließen.

Was sind die häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl?

Branchenübergreifende Erhebungen zeigen, dass je nach Quelle rund die Hälfte bis zwei Drittel der ERP-Projekte ihre Ziele verfehlen oder Budget und Zeitrahmen deutlich überschreiten, wobei die Ursachen selten technischer Natur sind. Typische Fehler sind eine überstürzte Entscheidung unter Zeitdruck, die Auswahl rein nach Funktionslisten und Vertriebsargumenten statt nach den eigenen fachlichen Anforderungen sowie das Unterschätzen des Implementierungspartners und des internen Aufwands. Häufig fehlen außerdem ein klares Mandat der Geschäftsführung, ein frühzeitiges Change-Management und eine saubere Datenbasis als Grundlage für vergleichbare Lizenzmodelle. Ein strukturierter Auswahlprozess mit Lastenheft, gewichteter Entscheidungsmatrix und drehbuchbasierten Demos reduziert genau diese Risiken nachweislich.