Cloud-ERP – die ERP-Lösung der Zukunft
Dass die Digitalisierung auch in Zukunft immer weiter voranschreiten wird, dürfte inzwischen niemand mehr bezweifeln. Die Cloud ist allgegenwärtig, speichert Daten und verarbeitet sie mit hoher Geschwindigkeit. Auch die Zahl der Anbieter von Cloud-ERP-Lösungen nimmt zu. Hier erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile ein Cloud-ERP-System mit sich bringt.
Was unterscheidet On-Premise-ERP von ERP aus der Cloud?
Die sogenannten „On-Premise-ERP“-Systeme lagern Unternehmensdaten auf lokalen Servern direkt in Ihrer Firma. Voraussetzung ist daher, dass die passende Hard- und Software zur Verfügung stehen.
Cloud-based ERP hingegen wird meist als SaaS (Software as a Service) angeboten: Als Nutzer greifen Sie auf die Programme wie auch auf sämtliche Daten über das Internet zu und benötigen so weder zusätzliche Hard- noch Software. Somit ist diese Variante in der Regel die günstigere, weswegen Cloud-ERP für den Mittelstand und Kleinbetriebe eine interessante Alternative ist.
Diese Vorteile bietet Cloud-ERP
Der wohl größte und wichtigste Vorteil von Cloud-ERP-Lösungen ist, dass alle Anwender zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt aus Zugriff auf sämtliche relevante Unternehmensdaten haben. Diese sind über stationäre und mobile Geräte abrufbar, lediglich ein Internetzugang ist notwendig.
Weitere Vorteile des Cloud-based ERP sind:
- Übersichtlichkeit: Meist können über intuitiv bedienbare Dashboards genau die Daten abgerufen und übersichtlich zusammengestellt werden, die im Moment relevant sind. Aus unüberschaubaren Datenmengen werden so klare Darstellungen, die genau die gewünschten Informationen liefern.
- Bereichsübergreifendes Arbeiten: Alle ERP-Systeme dienen dazu, die Grenzen zwischen unterschiedlichen Abteilungen zu überwinden und jedem Mitarbeiter die notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen. Mit Cloud-ERP beziehen Sie jedoch Mitarbeiter überall auf der Welt mit ein – auf Dienstreisen, im Urlaub, im Außendienst. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert.
- Künstliche Intelligenz: Cloud-ERP-Lösungen sind in der Regel lernfähig. Sie werten Daten und Verhaltensweisen der Nutzer aus, stellen Informationen noch besser angepasst zur Verfügung und unterstützen Sie darin, Unternehmensprozesse noch weiter zu optimieren.
- Installation und Wartung: Eine Installation von Hard- oder Software ist in der Regel nicht notwendig. Somit entfällt auch die stetige Wartung – diese wird vom Anbieter übernommen, der auch sicherstellt, dass alle wichtigen (Sicherheits-)Updates durchgeführt werden.
- Datensicherung: Auch um die Datensicherung kümmert sich der Anbieter. Ein Datenverlust ist zwar theoretisch noch möglich, praktisch aber äußerst unwahrscheinlich. Cloud-ERP bietet meist eine deutlich umfassendere Datensicherung als On-Premise-Lösungen.
- Niedrigere Kosten: Da die Kosten für Hardware, Software und Wartung entfallen, ist Cloud-ERP vergleichsweise günstig und somit auch für KMU erschwinglich. Monatliche Abo-Pauschalen ermöglichen darüber hinaus eine gute Planbarkeit der Kosten.
- Flexibilität: Viele Cloud-ERP-Systeme sind modular aufgebaut. So können unnötige Funktionen abgewählt oder das System bei Bedarf (z. B. bei Wachstum des Unternehmens) erweitert werden, ohne dass Konflikte mit bereits bestehenden Systemen auftreten.
Nachteile von Cloud-ERP-Lösungen
Trotz aller Vorteile gibt es dennoch einige Dinge zu beachten. In der Hauptsache sollten Sie diese drei Punkte bedenken, bevor Sie sich für Cloud Enterprise Resource Planning entscheiden:
- Kleineres Angebot: Das Angebot an On-Premise-ERP-Systemen ist derzeit noch deutlich umfangreicher als das an Cloud-ERP-Systemen. Jedoch könnte sich das in den kommenden Jahren ändern.
- Integration in bestehende Systeme: Sind bereits hardware-basierte ERP-Systeme vorhanden, gestaltet sich die Integration von SaaS-Systemen mitunter schwierig. Hier muss gegebenenfalls komplett auf das neue Cloud-ERP-System umgestellt werden.
- Abhängigkeit vom Internet: Sämtliche Cloud-ERP-Lösungen sind natürlich nur mit einem Internetzugang nutzbar. Dieser muss also – gegebenenfalls auch mobil – immer zur Verfügung stehen.
Wie sicher ist Cloud-ERP?
Ob Cloud-ERP-Anbieter eine 100%-ige Datensicherheit selbst in der Zukunft garantieren können, bleibt fraglich. Andererseits ist eine solche natürlich auch bei firmeneigenen Servern nicht gegeben. Anbieter von Cloud-ERP setzen in der Regel umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung, Zugangskontrollen, Videoüberwachung, Schutz vor Cyberangriffen) ein, die ein durchschnittliches Unternehmen selbst nicht leisten kann.
Auch in der Datensicherung sind Cloud-ERP-Anbieter zuverlässig. Zahlreiche redundante Backup-Systeme stellen sicher, dass ein Datenverlust so gut wie ausgeschlossen ist. Dennoch ist auch hier eine 100%-ige Sicherheit nicht möglich.
Folgende Kriterien sollten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters beachten:
- Wo werden die Daten gehostet?
Sichere Server in Deutschland sollten zur Verfügung stehen. - Welche Verschlüsselungsmöglichkeiten gibt es?
Eine SSL-Verschlüsselung ist dringend anzuraten.
Nutzen Sie den ERP-Software-Finder, um unkompliziert unterschiedliche Cloud-ERP-Lösungen zu vergleichen und Ihren persönlichen Favoriten zu entdecken.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Cloud-ERP und wie unterscheidet es sich von On-Premise?
Ein Cloud-ERP ist eine ERP-Software, die nicht auf firmeneigenen Servern, sondern in den Rechenzentren eines Anbieters betrieben und über das Internet genutzt wird. Meist erfolgt die Bereitstellung als SaaS (Software as a Service), bei der Hosting, Betrieb, Wartung und Updates beim Anbieter liegen und gegen eine laufende Gebühr abgerechnet werden. Bei einem On-Premise-ERP betreibt das Unternehmen die Software dagegen auf eigener Hardware in den eigenen Räumen und ist selbst für Installation, Pflege und Sicherheit verantwortlich. Cloud-Lösungen senken so die Anfangsinvestition und die Anforderungen an die eigene IT, während On-Premise mehr Kontrolle und individuelle Eingriffsmöglichkeiten bietet.
Was kostet ein Cloud-ERP pro Nutzer und Monat?
Cloud-ERP wird in der Regel im Abo-Modell pro Nutzer und Monat abgerechnet, wobei die Spannen je nach Anbieter, Funktionsumfang und Modulwahl stark variieren und von rund 20 Euro bei schlanken Systemen bis über 200 Euro bei umfassenden Suiten reichen können. Für den Mittelstand bewegen sich marktübliche Werte häufig im mittleren Bereich von etwa 50 bis 150 Euro pro Anwender und Monat, inklusive Hosting und Updates. Zu beachten ist, dass die reinen Lizenz- beziehungsweise Abogebühren meist nur einen kleineren Teil – oft rund 15 bis 25 Prozent – der Gesamtprojektkosten ausmachen, während der größere Teil auf Implementierung, Datenmigration, Schulung und Anpassung entfällt. Eine belastbare Kalkulation berücksichtigt daher die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre und nicht nur den monatlichen Listenpreis.
Wie sicher sind Daten in einem Cloud-ERP?
Seriöse Cloud-ERP-Anbieter betreiben ihre Systeme in professionellen Rechenzentren mit umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und redundanten Backups, die ein einzelnes mittelständisches Unternehmen oft nicht im gleichen Umfang leisten könnte. Als Qualitätsnachweis gilt unter anderem die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für das Informationssicherheits-Management des Anbieters und seiner Rechenzentren. Eine absolute, hundertprozentige Sicherheit gibt es allerdings weder in der Cloud noch bei eigenen Servern, sodass die konkreten Maßnahmen und Zertifikate des Anbieters im Einzelfall geprüft werden sollten. Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind der Hosting-Standort, die eingesetzten Verschlüsselungsverfahren und das Backup-Konzept.
Ist ein Cloud-ERP DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?
Ein Cloud-ERP kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn der Anbieter die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen wird. Relevant ist dabei nicht nur, ob die Server physisch in Deutschland oder der EU stehen, sondern auch, welchem Recht der Anbieter unterliegt: Bei US-Unternehmen kann der US CLOUD Act einen Datenzugriff durch US-Behörden ermöglichen, selbst wenn die Server in Europa stehen, weil das Gesetz an die US-Kontrolle über den Anbieter und nicht an den Serverstandort anknüpft. Anbieter mit ausschließlich europäischem Hosting und EU-Rechtszugehörigkeit reduzieren dieses Risiko für sensible Daten. Unternehmen sollten den Hosting-Standort, die Rechtsform des Anbieters und die vertraglichen Garantien daher vor Vertragsabschluss sorgfältig prüfen.
Funktioniert ein Cloud-ERP auch ohne Internet?
Da ein Cloud-ERP über das Internet auf zentrale Server zugreift, ist eine stabile Internetverbindung Grundvoraussetzung für den vollen Funktionsumfang. Fällt die Verbindung aus, ist der Zugriff auf das System in der Regel eingeschränkt oder nicht möglich, weshalb eine zuverlässige – und idealerweise redundante – Anbindung wichtig ist. Manche Anbieter stellen für bestimmte Anwendungsfälle Offline- oder App-Funktionen bereit, die Daten lokal zwischenspeichern und bei wiederhergestellter Verbindung synchronisieren. Im Gegenzug profitieren Nutzer davon, dass sie von praktisch jedem Ort und Gerät mit Internetzugang in Echtzeit auf dieselben Daten zugreifen können.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein Cloud-ERP?
Cloud-ERP eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die hohe Anfangsinvestitionen in Hardware vermeiden und planbare monatliche Kosten bevorzugen. Auch Betriebe mit verteilten Standorten, Außendienst oder mobilem Arbeiten profitieren vom orts- und geräteunabhängigen Zugriff sowie von der skalierbaren, modularen Erweiterbarkeit bei Wachstum. Branchenweit verlagert sich der Markt deutlich in Richtung Cloud – Marktanalysen sehen Cloud-Lösungen inzwischen bei rund zwei Dritteln des ERP-Marktes, und der Cloud-ERP-Markt wächst mit zweistelligen jährlichen Raten von etwa 14 bis 15 Prozent. Unternehmen mit sehr individuellen Anforderungen, strengen regulatorischen Vorgaben oder bestehender On-Premise-Infrastruktur sollten dagegen genau prüfen, ob ein hybrides Modell oder eine On-Premise-Lösung besser passt.