CRM-Software für Kleinbetriebe

Große Unternehmen sparen mithilfe eines guten CRM-Systems wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld. Doch lohnt sich eine CRM-Software für Kleinbetriebe? Tatsächlich kann CRM für Startups und KMU ausgesprochen nützlich sein und das Kundenmanagement deutlich erleichtern. Vor der Implementierung müssen jedoch – wie auch in einem Großkonzern – einige wichtige Fragen geklärt werden. Nur so kann das neue System sein Potenzial entfalten und die gewünschte Einsparung von Ressourcen bewirken.

Welchen Nutzen hat CRM für Kleinbetriebe?

Die Vorteile einer CRM-Software sind für Kleinbetriebe mindestens ebenso wichtig wie für ihre größeren Konkurrenten. Denn die Aufgaben, die es täglich im Unternehmen zu erledigen gibt, sind auf weniger Schultern verteilt. So wird jede vergeudete Stunde besonders spürbar, jeder ungünstig gelaufene Kundenkontakt zum offensichtlichen Verlust für das Unternehmen.

Häufig fällt es KMU schwer, sich lokal gegen größere Unternehmen durchzusetzen. Um den entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu erlangen, müssen vorhandene Ressourcen erst recht so effizient wie möglich verwaltet werden. Eine zentrale Stellung in diesem ERP-(„Enterprise Resource Planning“)-Prozess nimmt das Customer Relationship Management, CRM, ein.

Ein CRM-System für kleine Unternehmen unterstützt beispielsweise in folgenden Bereichen:

  • übersichtliche und zentrale Verwaltung sämtlicher Kundendaten
  • einfache und zeitsparende Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • lückenlose Dokumentation aller Aktionen im Kontakt mit dem Kunden
  • Planung von Terminen, bei Bedarf unkomplizierte Übergabe an einen anderen Mitarbeiter
  • Analyse des Kaufverhaltens, der Sonderwünsche etc. des Kunden
  • insgesamt Förderung dauerhafter, stabiler Kundenbeziehungen

Warum nachhaltiges CRM für kleine Unternehmen so wichtig ist

Die Gewinnung eines Neukunden ist in der Regel deutlich teurer als die Retention („Haltung“) eines zufriedenen Bestandskunden. Nach dem Paretoprinzip (auch „80-zu-20-Regel“ genannt) können so 20 % der Kunden für 80 % des Umsatzes stehen. Die langfristige Kundenbindung wird zum ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil.

Ein durchdachtes CRM für KMU unterstützt diesen wichtigen Prozess. Steigende Umsätze und eingesparte Kosten (z. B. für Marketing) können daraus folgen.

Was unterscheidet CRM-Lösungen für KMU von Lösungen für Großkonzerne?

Die Etablierung eines CRM-Systems kostet in den meisten Fällen Geld und in allen Fällen Zeit. Von beidem können große Unternehmen mehr investieren als KMU. Ein CRM-System muss daher zwingend an die Unternehmensgröße angepasst werden. Eine CRM-Software für Kleinbetriebe sollte nur solche Funktionen umfassen, die im Tagesgeschäft tatsächlich benötigt und genutzt werden.

Auch das Budget insgesamt unterscheidet sich natürlich je nach Größe des Betriebs. Für kleine Unternehmen sind daher freie CRM-Softwares und Cloud-Lösungen von besonderem Interesse. Cloud-Lösungen für KMU sind in der Regel deutlich günstiger, während freie CRM-Softwares sogar völlig kostenlos zur Verfügung stehen. Letztere müssen jedoch an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, was wiederum Technikkenntnisse und/oder die Entlohnung eines Spezialisten erfordert. Ein weiterer Vorteil liegt jedoch darin, dass sowohl Cloud- als auch kostenlose CRM-Lösungen über einen längeren Zeitraum getestet werden können, ohne dass größere Investitionen notwendig sind.

Was ist bei der Wahl einer CRM-Software für Kleinbetriebe zu beachten?

Am Anfang steht die Frage, welche Unternehmensprozesse das CRM für das KMU übernehmen soll. Vieles ist möglich, nicht alles ist sinnvoll. Die Unterstützung durch einen Berater ist empfehlenswert. Auf jeden Fall muss jedoch eine Analyse bestehender (oder angedachter) Prozesse erfolgen, damit sich eine CRM-Software für Startups oder KMU lohnt.

Ist die Entscheidung auf eine kostenlose Lösung (Open Source CRM) gefallen, ist zu beachten, ob es sich dabei wirklich um eine Freeware handelt. Denn mitunter werden Programme als Freeware angepriesen, obwohl es sich in Wahrheit um eine Shareware mit Einschränkungen handelt, die nur gegen Bezahlung vollständig genutzt werden kann. Ebenfalls bei Verwendung einer Freeware zu beachten: Achten Sie auf eventuell versteckte Spyware, die den Zweck hat, wertvolle Kunden- und Unternehmensdaten auszuspionieren.

In allen Fällen – Cloud-CRM, CRM-on-premise oder Open Source – lohnt es sich, die CRM-Systeme sorgfältig zu vergleichen.

Mitarbeiterschulungen bei Implementierung eines CRM-Systems

Ein wichtiger Schritt bei der Implementierung einer CRM-Software in Ihr KMU ist es, alle Mitarbeiter mit auf den Weg zu nehmen. Denn das neue CRM erleichtert die Abläufe nur, wenn es von allen Mitarbeitern des Unternehmens korrekt genutzt wird. Nur selten ist in einem kleinen Betrieb bereits ausreichende Erfahrung mit ähnlicher Software vorhanden. Fehlerhafte Bedienung kostet Zeit und verursacht mitunter zusätzliche Kosten.

Ausreichende, aber auch nicht zu umfassende Schulungen sind daher unverzichtbar. Viele Anbieter von CRM für Kleinbetriebe führen solche Schulungen standardmäßig durch. Unser Vergleichsportal ermöglicht es Ihnen, unkompliziert die Anbieter zu finden, die Ihre Ansprüche an ein CRM-System für kleine Unternehmen erfüllen können.