Warenwirtschaft in der Cloud
Wer Warenfluss, Lager und Vertrieb unter einen Hut bringen will, braucht ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem. Auf dem Markt sind viele verschiedene Anbieter zu finden. Dabei haben Sie meist die Wahl, ob Sie die Software lokal auf dem eigenen Server hosten oder webbasiert nutzen. Die gesamte Warenwirtschaft in der Cloud zu nutzen hat viele Vorteile – vor allem, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse ortsunabhängig steuern wollen und das System besonders leicht bedienbar sowie kostengünstig sein soll.
Was ist der Unterschied zwischen einer lokalen und einer Cloud-Warenwirtschaft?
Klassischerweise kaufen Sie ein Warenwirtschaftssystem und installieren dieses auf dem unternehmenseigenen Server. Um darauf zugreifen zu können, müssen Sie an einem Computer der Firma sitzen. Steuern Sie Ihre Warenwirtschaft jedoch in der Cloud, brauchen Sie keinen eigenen Server. Sie bedienen das System einfach über einen beliebigen Webbrowser. Gespeichert sind die Daten auf einem Cloudserver, den der Anbieter zur Verfügung stellt. Ihre Mitarbeiter können mit den entsprechenden Zugangsdaten von überall aus auf das System zugreifen.
Die Vorteile einer webbasierten Warenwirtschaft
Warenwirtschaftssysteme speichern große Datenmengen. Diese nehmen auf dem eigenen Server viel Platz ein. Und wenn eine Veränderung oder ein Update ansteht, wird daraus schnell ein längerer Aktualisierungsprozess. Die lokal installierte Software ist daher nicht besonders agil und flexibel. Mit einer Cloud-Wawi vermeiden Sie diese Nachteile. Zudem profitieren Sie von zahlreichen Vorzügen:
- Online-Warenwirtschaftssysteme sind von überall aus nutzbar – auch mobil.
- Die Bedienung ist einfach über einen beliebigen Webbrowser möglich.
- Ihre Warenwirtschaft ist in der Cloud jederzeit auf dem aktuellen Stand und für alle Nutzer einsehbar.
- Die Software ist auch filialübergreifend und im Außendienst nutzbar.
- Es ist kein eigener Server nötig.
- Updates werden automatisch durchgeführt.
- Ihnen entsteht kein Wartungsaufwand.
- Cloud-Wawis sind kostengünstiger und sparen Ressourcen.
Checkliste: Passt die Cloud-Wawi zu meinem Unternehmen?
Nicht für jedes Unternehmen ist die Warenwirtschaft in der Cloud ideal. Einige Cloud-Systeme bieten beispielsweise nicht den vollen Funktionsumfang, die die lokale Software mit sich bringt. Auch wenn Sie ohnehin einen Unternehmensserver haben und genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, können Sie sich für das lokale System entscheiden.
Die Cloud-Warenwirtschaft passt zu Ihnen, wenn folgendes auf Sie zutrifft:
- Ihr Geschäft verfügt über mehrere Filialen.
- Ihre Mitarbeiter sind im Außendienst tätig.
- Sie wollen von überall aus auf Ihre Warenwirtschaft zugreifen können.
- Ihre Daten sollen jederzeit verfügbar und sicher gespeichert sein.
- Das Warenwirtschaftssystem soll leicht zu bedienen sein und wenig Ressourcen verbrauchen.
- Ihnen ist maximale Flexibilität bei geringem Wartungsaufwand
- Sie wollen Kosten sparen.
Wie finde ich das richtige Warenwirtschaftssystem in der Cloud?
Wollen Sie Ihre Warenwirtschaft künftig über eine Cloud verwalten, müssen Sie sich nun für einen der zahlreichen Anbieter entscheiden. Doch worauf kommt es dabei an? Die Basisfunktionen eines jeden Warenwirtschaftssystem sind Warenbeschaffung, Lagerwirtschaft und Warenabsatz. Darüber hinaus verfügen viele Softwares über praktische Zusatzfunktionen. Dazu zählen beispielsweise Kassensysteme, Mehrlagerfähigkeit, Serien- und Chargennummernverwaltung oder Finanzbuchhaltung. Überlegen Sie also, welche Funktionen Ihnen besonders wichtig sind und suchen Sie nach dem entsprechenden Anbieter.
Zwar gibt es auch zahlreiche branchenunabhängige Warenwirtschaftssysteme. Eine auf Ihre Branche abgestimmte Software bietet jedoch einige Vorteile. So benötigen Gastronomiebetriebe Schnittstellen zu den gängigen Gastrokassensystemen. Textilunternehmen sortieren ihre Artikel gerne nach Saison und aktuellen Trends. Und Handwerker oder Möbelunternehmen sind häufig im Außendienst tätig, sodass sie mobil auf das System zugreifen müssen.
Bei vielen Anbietern können Sie die Warenwirtschaft in der Cloud kostenlos testen. Entweder erhalten Sie eine Demoversion oder einen 30-tägigen Testzugang. So können Sie entspannt mehrere Varianten ausprobieren, bevor Sie sich entscheiden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Cloud-Warenwirtschaft und einer lokal installierten Lösung?
Bei einer lokal (on-premise) installierten Warenwirtschaft läuft die Software auf einem unternehmenseigenen Server, der selbst betrieben, gewartet und aktualisiert werden muss, und der Zugriff ist meist an Rechner im Firmennetz gebunden. Eine Cloud-Warenwirtschaft wird dagegen vom Anbieter in dessen Rechenzentren bereitgestellt und über einen Webbrowser genutzt, sodass kein eigener Server und keine manuelle Wartung nötig sind. Updates und Backups übernimmt in der Regel der Anbieter, und der Zugriff ist standort- und geräteunabhängig über das Internet möglich. Lokale Systeme bieten dafür volle Datenhoheit und sind unabhängig von einer Internetverbindung, was je nach Anforderung ein Vorteil sein kann.
Was kostet eine Cloud-Warenwirtschaft pro Monat?
Cloud-Warenwirtschaftssysteme werden überwiegend als Abonnement (Software as a Service) abgerechnet, wodurch statt hoher Anschaffungskosten planbare monatliche Betriebskosten entstehen. Die Preismodelle unterscheiden sich deutlich: Anbieter wie weclapp rechnen pro Nutzer und Monat ab, während Xentral nach Auftragsvolumen und Jahresumsatz bei unbegrenzter Nutzerzahl abrechnet und PlentyONE auf eine Grundgebühr mit umsatzbasierter Komponente setzt. Im Mittelstand bewegen sich nutzerbasierte Tarife je nach Funktionsumfang häufig im Bereich von etwa 40 bis 180 Euro pro Anwender und Monat. Zu den laufenden Lizenzgebühren kommen einmalige Kosten für Einrichtung, Datenmigration und Schulung hinzu, weshalb ein individuelles Angebot empfehlenswert ist.
Wie sicher sind meine Daten in einer Cloud-Warenwirtschaft und ist sie DSGVO-konform?
Seriöse Cloud-Anbieter sichern Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung, regelmäßige Backups, rollenbasierte Zugriffsrechte und oft eine ISO-27001-Zertifizierung für ihr Informationssicherheits-Management. Für eine DSGVO-konforme Nutzung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter erforderlich, da das nutzende Unternehmen datenschutzrechtlich der Verantwortliche bleibt. Ein Serverstandort in Deutschland oder der EU vereinfacht die Compliance, weil keine Datenübermittlung in unsichere Drittländer und keine zusätzlichen Standardvertragsklauseln nötig sind. Welche Aufgaben beim Anbieter und welche beim Kunden liegen, regelt das sogenannte Shared-Responsibility-Modell, das vor Vertragsabschluss geklärt werden sollte.
Funktioniert eine Cloud-Warenwirtschaft auch ohne Internet?
Da eine Cloud-Warenwirtschaft über den Browser auf die Server des Anbieters zugreift, ist eine stabile Internetverbindung grundlegende Voraussetzung für den laufenden Betrieb. Fällt das Internet im Unternehmen oder beim Anbieter aus, ist das System in dieser Zeit nicht oder nur eingeschränkt nutzbar, was bei kritischen Prozessen wie Versand oder Kasse zu Beeinträchtigungen führen kann. Manche Anbieter bieten begrenzte Offline-Funktionen oder mobile Apps mit Zwischenspeicherung, doch der volle Funktionsumfang setzt eine Verbindung voraus. Wer auf hohe Ausfallsicherheit angewiesen ist, sollte auf die im Service-Level-Agreement zugesicherte Verfügbarkeit achten und gegebenenfalls eine redundante Internetanbindung einplanen.
Welche Anbieter von Cloud-Warenwirtschaft sind verbreitet?
Im deutschsprachigen Markt zählen unter anderem weclapp, Xentral und PlentyONE (vormals plentymarkets) zu den bekannteren Cloud-Lösungen für Handel und Mittelstand. weclapp positioniert sich als branchenübergreifendes All-in-One-ERP mit integrierter Finanzbuchhaltung, Xentral richtet sich mit API-First-Ansatz und zahlreichen Integrationen vor allem an E-Commerce- und Multichannel-Händler, und PlentyONE ist als Unified-Commerce-Plattform stark auf den Online-Handel ausgerichtet. Daneben existieren weitere Anbieter wie Haufe X360, SelectLine neo oder branchenspezifische Lösungen. Welches System passt, hängt von Faktoren wie Auftragsvolumen, E-Commerce-Fokus, benötigten Schnittstellen und Branche ab, weshalb ein strukturierter Vergleich und Demo-Tests sinnvoll sind.
Wie vermeide ich eine Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor-Lock-in)?
Ein Vendor-Lock-in entsteht vor allem dann, wenn ein System stark auf proprietäre Funktionen ohne standardisierte Schnittstellen oder Exportoptionen setzt, sodass ein späterer Wechsel aufwendig und teuer wird. Je mehr Daten und Prozesse sich über die Jahre in einem System ansammeln, desto schwieriger wird die Migration zu einer anderen Lösung. Um das Risiko zu begrenzen, sollte schon bei der Auswahl auf offene Standardformate, dokumentierte Schnittstellen und vertraglich zugesicherte Möglichkeiten zum vollständigen Datenexport geachtet werden. Klare Regelungen zur Datenherausgabe bei Vertragsende und regelmäßige eigene Datensicherungen erhöhen zusätzlich die Unabhängigkeit vom Anbieter.