CRM-Software im Vergleich – darauf kommt es an
Das Herzstück eines guten Customer Relationship Managements ist eine zuverlässige und übersichtliche CRM-Software. Sie stellt sicher, dass jeder Kontakt mit dem Kunden und jeder Hinweis zu Kaufverhalten, Sonderwünschen etc. erfasst werden und dass die Daten für jeden beteiligten Mitarbeiter Ihres Unternehmens jederzeit zugänglich sind. So werden persönliche, dauerhafte und von Zufriedenheit geprägte Kundenbeziehungen möglich.
Das „beste“ CRM-System dafür gibt es nicht. Vielmehr lohnt es sich, unterschiedliche CRM-Softwares im Vergleich zu betrachten: Welches System passt zu uns? Welche Anforderungen stellen wir an das Programm? Die folgenden Fragen und Hinweise unterstützen Sie in der Auswahl.
Was kann ein CRM-System? Eine Übersicht
Eine moderne CRM-Software sollte mindestens über folgende Funktionen verfügen:
- Datenerfassung: Alle Adress- und Kontaktinformationen sowie weitere Daten, die im Verlauf der Kundenbeziehung relevant sind, werden hier erfasst.
- Kundenhistorie: Es existiert eine übersichtliche Darstellung aller Touch Points mit dem Kunden.
- Schnelle und einfache Abrufbarkeit: Die Daten können unkompliziert und zu jeder Zeit abgerufen werden, damit sich beispielsweise Marketing-Aktionen besser planen lassen.
- Mehrere Kanäle: Die Kommunikation mit dem Kunden ist aus einem einzigen System heraus über mehrere Kanäle (intern, E-Mail, Telefon, evtl. Social Media) möglich.
- Aufgabenverteilung: Die Software erleichtert die Terminplanung, Zuweisung von Aufgaben, Übergabe von Projekten an andere Mitarbeiter, etc.
- Import und Export von Daten sind auf einfache Weise möglich.
Je nach Art und Umfang des Systems sind diese und weitere Funktionen unterschiedlich stark entwickelt. Daher sollten Sie bei der Auswahl in jedem Fall Ihre eigenen Schwerpunkte setzen, die auf der Einzigartigkeit Ihres Unternehmens basieren.
Folgende Kriterien helfen Ihnen, CRM-Systeme im Vergleich zu beurteilen:
CRM-Software im Vergleich: Kriterien für die Auswahl
Im Grunde leisten die meisten CRM-Softwares das Gleiche: Sie ermöglichen die Erfassung der und anschließend den Zugriff auf alle Kundendaten, die für Unternehmensprozesse in irgendeiner Form relevant sind.
Die Unterschiede stecken im Detail. Hier kommt es darauf an, welche Kriterien Ihnen besonders wichtig sind. Auf jeden Fall lohnt sich beim Vergleich von CRM-Softwares ein Blick auf diese Punkte:
- Benutzerfreundlichkeit: Die CRM-Software hat den Zweck, Kundenbeziehungen zu stärken, soll aber auch Unternehmensressourcen wie Zeit und Geld einsparen. Das gelingt nur, wenn mit dem neuen System tatsächlich schneller und einfacher gearbeitet wird. Je intuitiver die CRM-Software zu bedienen ist, desto kürzer die Einarbeitungszeit und desto kleiner der (zeitliche und finanzielle) Aufwand für eventuell notwendige Schulungen.
- Zugänglichkeit: Arbeiten Ihre Mitarbeiter regelmäßig außerhalb der Firma oder nicht an ihrem Arbeitsplatz? Dann ist der mobile Zugang zu Daten per Smartphone, Laptop etc. besonders wichtig. Auch Cloud-Lösungen können in diesem Fall ein guter Ansatz sein.
- Integration: Nutzen Sie bereits andere ERP-Systeme, um Ihre Unternehmensressourcen zu planen? Dann ist es wichtig, dass die neue CRM-Software ohne großen Aufwand in bestehende Systeme (wie Dokumentenmanagement- oder Warenwirtschaftssysteme) integriert werden kann.
- Erweiterungen: Ist es wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen in Zukunft stark wachsen wird? Dann entscheiden Sie sich entweder bereits zu Beginn für ein komplexeres System oder wählen Sie eine CRM-Software, die nach Bedarf erweitert werden kann. Eine solche Software passt sich an neue Bedingungen in Ihrem Unternehmen an und „wächst mit“.
- Kosten: Natürlich spielen immer auch die Kosten eine Rolle. Steht nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, sind Cloud- und SaaS-CRM-Systeme eine gute Wahl, da hier die Kosten für aufwendige Hardware entfallen. Open-Source-Lösungen sind teilweise sogar vollständig kostenfrei.
- Schulungen: Möchten Sie den Umgang mit der neuen Software selbst erarbeiten oder professionelle Schulungen für Ihre Mitarbeiter buchen? Im letzteren Fall achten Sie beim Vergleich der CRM-Anbieter darauf, dass Schulungen mit angeboten werden und eventuell sogar bereits im Kaufpreis enthalten sind.
Fazit: Der Vergleich von CRM-Softwares lohnt sich und erspart Ihnen im Nachhinein die Unzufriedenheit, sich für ein falsches Produkt entschieden zu haben – zumal die Implementierung eines CRM-Systems mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist. Übrigens: Bei vielen Anbietern von CRM-Software sind Test- oder Demo-Versionen erhältlich, die kostenlos einen Überblick über das Programm bieten.
Auf www.erp-software.com können Sie CRM-Softwares kostenlos vergleichen. Mit gezielten Fragen leiten wir Sie durch den Prozess und präsentieren Ihnen im Anschluss eine Auswahl an Anbietern, die Ihre Ansprüche erfüllen können.
Häufig gestellte Fragen
Worauf kommt es beim CRM-Software-Vergleich wirklich an?
Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern wie gut ein System zu den eigenen Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozessen passt. Als zentrale Vergleichskriterien gelten Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit in bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme, mobile Verfügbarkeit, Skalierbarkeit sowie Datenschutz und Gesamtkosten. Sinnvoll ist es, die Anforderungen vorab in einem Lastenheft festzuhalten und die in Frage kommenden Systeme anschließend mit realen Anwendungsfällen statt nur anhand von Datenblättern zu testen. So lässt sich vermeiden, für Funktionen zu bezahlen, die im Alltag nie genutzt werden.
Was kostet eine CRM-Software pro Nutzer und Monat?
Cloud-CRM-Systeme werden meist als Abonnement pro Nutzer und Monat abgerechnet, wobei die Spanne breit ausfällt. Einstiegstarife bekannter Anbieter liegen häufig bei rund 10 bis 25 Euro pro Nutzer und Monat, während funktionsstärkere Professional- und Enterprise-Pakete je nach Umfang 50 bis über 100 Euro pro Nutzer und Monat erreichen können. Hinzu kommen in der Regel Einmal- oder Zusatzkosten für Einrichtung, Datenmigration, Schulung und individuelle Anpassungen, die im Budget oft unterschätzt werden. Da Preismodelle und enthaltene Module stark variieren, lohnt sich vor der Entscheidung ein genauer Blick auf das konkrete Angebot und die tatsächlich benötigte Nutzerzahl.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
Ein CRM (Customer Relationship Management) richtet den Blick nach außen und bündelt alle Informationen rund um Kunden, Kontakte, Vertrieb, Marketing und Service. Ein ERP (Enterprise Resource Planning) blickt dagegen nach innen und steuert unternehmensinterne Ressourcen wie Warenwirtschaft, Einkauf, Produktion, Finanzen und Personal. Beide Systeme überschneiden sich an einigen Stellen, etwa bei Auftrags- und Kundendaten, verfolgen aber unterschiedliche Schwerpunkte und werden daher häufig miteinander integriert. Viele ERP-Suiten enthalten ein CRM-Modul, während spezialisierte CRM-Systeme oft tiefere Funktionen für Vertrieb und Marketing-Automation bieten.
Cloud-CRM oder On-Premise: Welche Variante ist die richtige?
Bei einem Cloud-CRM läuft die Software auf den Servern des Anbieters, was schnelle Einführung, planbare monatliche Kosten und geringen Wartungsaufwand für die eigene IT bedeutet. Eine On-Premise-Lösung wird dagegen auf eigenen Servern betrieben und bietet maximale Kontrolle über Daten und Konfiguration, erfordert aber höhere Anfangsinvestitionen sowie eigenes IT-Know-how für Betrieb und Updates. Welche Variante passt, hängt von Faktoren wie verfügbaren IT-Ressourcen, Sicherheitsanforderungen, gewünschter Skalierbarkeit und Budget ab. Beide Modelle lassen sich grundsätzlich datenschutzkonform betreiben, da die Compliance weniger vom Speicherort als von den vertraglichen und technischen Rahmenbedingungen abhängt.
Worauf muss ich beim Datenschutz im CRM-Vergleich achten?
Da ein CRM personenbezogene Kundendaten verarbeitet, gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO. Bei Cloud-Systemen ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter erforderlich, der unter anderem regelt, welche Unterauftragnehmer eingebunden sind und wo die Daten gespeichert werden. Empfehlenswert sind ein Hosting innerhalb der EU sowie technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und nachvollziehbare Berechtigungskonzepte. Wer diese Punkte schon im Vergleich abfragt, vermeidet spätere Nachverhandlungen und rechtliche Risiken.
Lohnt sich eine kostenlose oder Open-Source-CRM-Lösung?
Open-Source-CRM-Systeme wie SuiteCRM oder EspoCRM sind ohne Lizenzgebühren nutzbar und können bei eigenem Hosting mit vollem Funktionsumfang betrieben werden, was sie besonders für budgetbewusste Unternehmen interessant macht. Kostenfrei ist dabei allerdings nur die Software selbst: Für Hosting, Einrichtung, Anpassungen, Integrationen und Support entstehen weiterhin Aufwände, die je nach Anspruch erheblich sein können. Solche Lösungen eignen sich vor allem für Organisationen mit technischem Know-how oder der Bereitschaft, externe Dienstleister einzubinden. Viele kommerzielle Anbieter stellen zudem kostenlose Einsteiger- oder Testversionen bereit, mit denen sich ein System unverbindlich im Alltag erproben lässt.