CRM-Software im Vergleich – darauf kommt es an
Das Herzstück eines guten Customer Relationship Managements ist eine zuverlässige und übersichtliche CRM-Software. Sie stellt sicher, dass jeder Kontakt mit dem Kunden und jeder Hinweis zu Kaufverhalten, Sonderwünschen etc. erfasst werden und dass die Daten für jeden beteiligten Mitarbeiter Ihres Unternehmens jederzeit zugänglich sind. So werden persönliche, dauerhafte und von Zufriedenheit geprägte Kundenbeziehungen möglich.
Das „beste“ CRM-System dafür gibt es nicht. Vielmehr lohnt es sich, unterschiedliche CRM-Softwares im Vergleich zu betrachten: Welches System passt zu uns? Welche Anforderungen stellen wir an das Programm? Die folgenden Fragen und Hinweise unterstützen Sie in der Auswahl.
Was kann ein CRM-System? Eine Übersicht
Eine moderne CRM-Software sollte mindestens über folgende Funktionen verfügen:
- Datenerfassung: Alle Adress- und Kontaktinformationen sowie weitere Daten, die im Verlauf der Kundenbeziehung relevant sind, werden hier erfasst.
- Kundenhistorie: Es existiert eine übersichtliche Darstellung aller Touch Points mit dem Kunden.
- Schnelle und einfache Abrufbarkeit: Die Daten können unkompliziert und zu jeder Zeit abgerufen werden, damit sich beispielsweise Marketing-Aktionen besser planen lassen.
- Mehrere Kanäle: Die Kommunikation mit dem Kunden ist aus einem einzigen System heraus über mehrere Kanäle (intern, E-Mail, Telefon, evtl. Social Media) möglich.
- Aufgabenverteilung: Die Software erleichtert die Terminplanung, Zuweisung von Aufgaben, Übergabe von Projekten an andere Mitarbeiter, etc.
- Import und Export von Daten sind auf einfache Weise möglich.
Je nach Art und Umfang des Systems sind diese und weitere Funktionen unterschiedlich stark entwickelt. Daher sollten Sie bei der Auswahl in jedem Fall Ihre eigenen Schwerpunkte setzen, die auf der Einzigartigkeit Ihres Unternehmens basieren.
Folgende Kriterien helfen Ihnen, CRM-Systeme im Vergleich zu beurteilen:
CRM-Software im Vergleich: Kriterien für die Auswahl
Im Grunde leisten die meisten CRM-Softwares das Gleiche: Sie ermöglichen die Erfassung der und anschließend den Zugriff auf alle Kundendaten, die für Unternehmensprozesse in irgendeiner Form relevant sind.
Die Unterschiede stecken im Detail. Hier kommt es darauf an, welche Kriterien Ihnen besonders wichtig sind. Auf jeden Fall lohnt sich beim Vergleich von CRM-Softwares ein Blick auf diese Punkte:
- Benutzerfreundlichkeit: Die CRM-Software hat den Zweck, Kundenbeziehungen zu stärken, soll aber auch Unternehmensressourcen wie Zeit und Geld einsparen. Das gelingt nur, wenn mit dem neuen System tatsächlich schneller und einfacher gearbeitet wird. Je intuitiver die CRM-Software zu bedienen ist, desto kürzer die Einarbeitungszeit und desto kleiner der (zeitliche und finanzielle) Aufwand für eventuell notwendige Schulungen.
- Zugänglichkeit: Arbeiten Ihre Mitarbeiter regelmäßig außerhalb der Firma oder nicht an ihrem Arbeitsplatz? Dann ist der mobile Zugang zu Daten per Smartphone, Laptop etc. besonders wichtig. Auch Cloud-Lösungen können in diesem Fall ein guter Ansatz sein.
- Integration: Nutzen Sie bereits andere ERP-Systeme, um Ihre Unternehmensressourcen zu planen? Dann ist es wichtig, dass die neue CRM-Software ohne großen Aufwand in bestehende Systeme (wie Dokumentenmanagement- oder Warenwirtschaftssysteme) integriert werden kann.
- Erweiterungen: Ist es wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen in Zukunft stark wachsen wird? Dann entscheiden Sie sich entweder bereits zu Beginn für ein komplexeres System oder wählen Sie eine CRM-Software, die nach Bedarf erweitert werden kann. Eine solche Software passt sich an neue Bedingungen in Ihrem Unternehmen an und „wächst mit“.
- Kosten: Natürlich spielen immer auch die Kosten eine Rolle. Steht nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, sind Cloud- und SaaS-CRM-Systeme eine gute Wahl, da hier die Kosten für aufwendige Hardware entfallen. Open-Source-Lösungen sind teilweise sogar vollständig kostenfrei.
- Schulungen: Möchten Sie den Umgang mit der neuen Software selbst erarbeiten oder professionelle Schulungen für Ihre Mitarbeiter buchen? Im letzteren Fall achten Sie beim Vergleich der CRM-Anbieter darauf, dass Schulungen mit angeboten werden und eventuell sogar bereits im Kaufpreis enthalten sind.
Fazit: Der Vergleich von CRM-Softwares lohnt sich und erspart Ihnen im Nachhinein die Unzufriedenheit, sich für ein falsches Produkt entschieden zu haben – zumal die Implementierung eines CRM-Systems mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist. Übrigens: Bei vielen Anbietern von CRM-Software sind Test- oder Demo-Versionen erhältlich, die kostenlos einen Überblick über das Programm bieten.
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