Was ist Business Intelligence?

Einen gesonderten Bereich bzw. eine Erweiterung der ERP-Software stellt die Business Intelligence (BI) dar. Das Wort Intelligence steht hier für Datenerfassung oder -sammlung. Die BI stellt somit ein System dar, mit welchem sich die vielen, in einem Unternehmen anfallenden Daten und Zahlen, die in den verschiedenen Geschäftsbereichen wie Customer Relationship Management, Lagerhaltung oder Verkauf anfallen, ordnen und analysieren lässt. Was sonst viel mühevolle Handarbeit bedeuten würde, wird somit automatisiert. Es werden operative Geschäftsdaten ausgewertet, um auf Basis dessen die Entscheidungsprozesse im Unternehmen zu erleichtern und zu unterstützen.

Business Intelligence einfach erklärt

In der Praxis beschreibt die Business Intelligence Definition Software-Lösungen, die verschiedene Daten in einem Daten-Pool zusammenfassen – im Idealfall in einem homogenen Data-Warehouse. Diese Daten werden dann abgefragt, zu Berichten zusammengefasst und ausgewertet. So lassen sich wertvolle Erkenntnisse gewinnen, durch die der effektivere Einsatz von Ressourcen und Unternehmenskapazitäten beim Performance Management ermöglicht wird. Außerdem können die innerbetrieblichen Daten mit den Daten aus Marktanalysen zusammengeführt werden, um auch hier eine bessere Passung zu finden. Business Intelligence stellt mittlerweile einen großen, heterogenen Markt dar, der viele verschiedene Lösungen und Technologien umfasst. So bestehen hunderte verschiedene Software-Anbieter, die BI-Solutions entwickelt haben, welche neben der ERP-Software in immer mehr Unternehmen eingesetzt werden.

Vorteile durch BI

Die verschiedenen Teile des Unternehmens können mit BI viel besser analysiert und aufeinander abgestimmt werden. So lassen sich z.B. Zusammenhänge zwischen lokalen Absatzzahlen und der Lagerverwaltung finden, die dann effizienter gestaltet werden können, ohne dass man zuvor jede einzelne Abteilung zur Analyse heranziehen muss. Auch werden so enorme Ressourcen und Zeit gespart, gleichzeitig sind exaktere Zahlen und Zusammenhänge feststellbar. Während mit der ERP-Software also die Prozesse und Abläufe im Unternehmen gesteuert und automatisiert werden, lassen sich mit der Business Intelligence diese Prozesse analysieren und zueinander in Beziehung setzen. Zusätzlich können auch andere Daten miteinbezogen werden. So gewinnt beispielsweise die Geschäftsleitung mithilfe einer BI Suite gute Einblicke in laufende Prozesse mit aktuellen Zahlen, um auf Basis dessen die nötigen Unternehmensentscheidungen zu treffen.

Business Intelligence-Software

Mit Business Intelligence-Software bezeichnet man die Art von Software, die noch einen Schritt weiter geht, als die ERP-Software. Letztere dient der Koordinierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen in Betrieben. Die BI-Software liefert hingegen Zahlen über diese Prozesse und die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens. Mit ihr lassen sich sehr einfach Berichte und Abfragen erstellen, die die Geschäftsführung dann zur Analyse von Geschäftsprozessen und zur Planung strategischer Entscheidungen verwenden kann.

Erleichterungen durch Business Intelligence-Software

Mithilfe der Business Intelligence-Software werden die gesammelten Daten dann in einem zweiten Schritt analysiert und zu Berichten zusammengefasst. Durch diese effiziente Datenanalyse lassen sich die verschiedensten Zusammenhänge veranschaulichen, auch weil beim Business Intelligence Management Daten von außerhalb des Unternehmens, wie die Marktsituation und Nachfrage auf lokalen Märkten o.a. miteinbezogen werden können. Solche umfassenden Analysen sind äußerst wertvoll für das Unternehmen, wenn es darum geht, flexibel auf bestimmte Marktentwicklungen zu reagieren, Abläufe effektiver zu gestalten oder kosteneffizient zu arbeiten. Das Management kann mithilfe der BI gut fundierte Analysen erstellen und strategische Unternehmensentscheidungen fällen.

Mit einer Benutzeroberfläche, die in der Regel nicht nur von Experten, sondern auch von Mitarbeitern ohne Fachwissen bedient werden kann, lassen sich auf Basis der Auswertungen Präsentationen mit Grafiken gestalten. Manager können die entsprechenden Zahlen auch direkt selbst im Business Intelligence-System abfragen.

Der Markt für BI-Software

Da das Ermitteln von Informationen für Unternehmen unerlässlich ist, dies aber schnell mit viel Zeit und Arbeit verbunden ist, wurde Business Intelligence-Software zu einem gefragten Tool. Entsprechend bestehen heute unzählige BI-Softwares für die jeweiligen Ansprüche. Wegen der Komplexität der Aufgabe der Business Intelligence, gibt es ganz verschiedene Arten von Software, die teilweise auch durch die verwendete ERP-Lösung bestimmt werden.

Seit geraumer Zeit finden sich auch Produkte der Open Source Business Intelligence. Der Vorteil dieser Software ist, dass sie teilweise kostenlos verfügbar ist und selbst weiterentwickelt oder gestaltet werden kann. Open Source zeichnet sich durch sehr hohe Flexibilität aus und ermöglicht es die Software exakt an die Wünsche und Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen.

Welche BI Open Source-Software ist derzeit auf dem Markt erhältlich?

• BIRT für Web-Anwendungen basierend auf Java und Java EE Server
• Bizgres, Datenbank-Plattform basierend auf PostgreSQL, aber ein eigenständiges Serversystem
• JasperForge ist das Angebot im Bereich Open Source aus dem Hause Jaspersoft
• KNIME, ein BI-Tool, welches modular aufgebaut ist und von Endanwenderbereich bis hin zum Serverbetrieb alles bieten kann
• Palo ist eine Erweiterung für Microsoft Excel gezielt für den Bereich Business Intelligence
• Pentaho bietet alles rund um das Thema Business Intelligence und ist in verschiedenen Modulen erhältlich
• RapidMiner ist ein Tool für Data Mining
• SpagoBI dient zur Entwicklung von Projekten im Bereich Business Intelligence
• SQL Power Software ist in verschiedenen Modulen erhältlich und basiert auf SQL
• Waikato Environment for Knowledge Analysis ist eine Software der University of Waikato und für Data Mining geeignet

Dies sind die bekanntesten Tools, aber noch lange nicht alle auf dem Markt. Einige der genannten Tools wurden bereits von namhaften Instituten ausgezeichnet, was zeigt, dass es sich um Software von bester Qualität handelt.

Es gibt in Deutschland inzwischen eine Vielzahl von Dienstleistern, die Unternehmen bei Projekten im Bereich Business Intelligence unterstützen und helfen können. Manche Dienstleister bieten dabei auch eigene Softwarelösungen für Open Source Business Intelligence an, beraten in der Beschaffung der richtigen Software oder übernehmen Business Intelligence für Firmen als externer Partner.

Business Intelligence Services und Consulting

Neben hervorragenden BI-Softwares stellen einige Anbieter auch Business Intelligence Services zur Verfügung. Das heißt, sie bieten neben der entsprechenden Software auch Beratungsdienste im Bereich Business Intelligence an. So können Unternehmen mit wenig Erfahrung in diesem Bereich auf das Know-How von Experten zurückgreifen, um ihre internen Abläufe auf die Marktsituation zu optimieren.

Erfolg durch Business Intelligence Consulting

In einem ersten Schritt werden im Consulting diverse Daten aus allen Bereichen eines Unternehmens gesammelt, zusammengetragen, aufgearbeitet und genau analysiert. Hauptziel hierbei ist es, diejenigen Faktoren herauszustellen, welche einen positiven oder einen negativen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben. Sobald diese Faktoren bestimmt wurden, gilt es zu beobachten, wie deren Entwicklung verläuft, um daraufhin den Einfluss zu analysieren.

Darauf aufbauend können Orientierungspunkte herausgefiltert werden, anhand derer Erfolg und Misserfolg beurteilt werden können. Konkret bedeutet dies, dass in einer Business Intelligence Beratung bei der Analyse von Aufgaben und Aufträgen festgestellt wird, inwieweit vorhandene Ressourcen bei der Bearbeitung eingesetzt wurden, welche überhaupt zur Verfügung standen und ob Bearbeitungszeiten eingehalten wurden. Essenziell ist hierbei, dass in diesen Prozess alle Entscheidungsträger des Unternehmens einbezogen sind. Diese sammeln im Voraus die für ihr Ressort wichtigsten Erkenntnisse und Daten und leiten sie dann an die entsprechenden Personen weiter, sodass eine lückenlose Dokumentation der Abläufe entstehen kann.

Es sollte detailliert geklärt werden, in welchem Maße Produktivität und Durchsatz den vorgegebenen Anforderungen gerecht werden. Anhand der Rückmeldung kann dann eine Aufarbeitung dieser Daten durch externe Berater mittels des Systems der betriebswirtschaftlichen Erkundung erfolgen. Die Bandbreite der Erkenntnisse ist dabei breit gefächert: So können sowohl Umsatzzahlen aus den einzelnen Bereichen in verschiedenen Zeiträumen genau dargestellt und analysiert werden, wie auch umfangreiche und komplizierte Analysen bestimmter Entwicklungsströmungen erfolgen. Die Ergebnisse der Auswertungen werden im letzten Schritt an das Unternehmen kommuniziert. Anschließend ist es die Aufgabe des Managements, Entscheidungen, die anhand der Analysen getroffen wurden, umzusetzen und auf ihre Einhaltung zu kontrollieren. Dabei ist es sinnvoll, so viele Mitarbeiter wie möglich im Rahmen ihrer Befugnisse in diesen Prozess einzubinden, um sowohl die Kontrolle als auch die Umsetzung der festgelegten Maßnahmen zu vereinfachen.

Business Intelligence Tools

Die im Bereich der Business Intelligence-Software verwendeten Tools lassen sich grob in drei Bereiche gliedern: Tools, die zur Bereitstellung von Daten im Data Warehouse und zu dessen weiterer Verarbeitung dienen; Analyse-Tools zur Interpretation dieser Daten, und schließlich Reporting-Tools, die dabei helfen, die Daten zu visualisieren.

Business Intelligence Tools für verschiedene Zwecke

Der erste Bereich, der die Integration und Bereitstellung der erforderlichen Daten in einem einheitlichen Daten-Pool beinhaltet, bildet den größten Teil der Business Intelligence. Entsprechende Tools gibt es zum einen von Softwareanbietern, die ausschließlich auf ETL (Extract, Transform, Load)-Prozesse spezialisiert sind, und zum anderen von Anbietern von Datenbanken. Für den zweiten Bereich, der die Interpretation und Analyse der Daten umfasst, existieren wiederum bestimmte Business Intelligence Tools. Je nachdem, was der Anwender benötigt, stehen Werkzeuge zur Erstellung von Betriebskennzahlen oder auch sogenannte Data Mining-Verfahren zur Verfügung. Letztere sind ein Mittel, um in den Daten bestimmte Muster, die neue Erkenntnisse bringen können, zu ermitteln. Schließlich gibt es noch Software-Tools, die mithilfe von Tabellen oder Grafiken, Berichte sowie Analysen erstellen.

Andere Business Intelligence Tools

Neben den oben dargestellt Bereichen finden sich noch weitere Arten von Business Intelligence Tools wie beispielsweise für das Performance Management oder die Budgetierung. Insgesamt gestaltet sich das Angebot auf diesem Gebiet sehr heterogen. Zwar geht der Trend dahin, möglichst viele Funktionen in einer bestimmten Software zu vereinigen, doch besteht weiterhin eine Vielzahl an Tools, die sich den einzelnen Ansprüchen und Unternehmensaspekten widmen. Da sie eine enorme Arbeitserleichterung bieten, lohnt sich die Beschäftigung mit diesen komplexen Software-Systemen.

Business Intelligence in der Zukunft

BI stellt in vieler Hinsicht ein wichtiges Modell für die Zukunft von Unternehmen dar. Die Bedeutung von wertvollen Daten und Informationen zur Produktionsplanung wächst immer mehr und Betriebe konkurrieren um die größte Effizienz und den besten Einsatz ihrer Ressourcen. Nur wer die Abläufe in seinem Betrieb analysiert und richtig interpretiert, bleibt zukunftsfähig.