Papierloses Büro dank Dokumentenmanagement-Software realisieren

Keine Aktenordner, keine vollen Ablagekörbe und keine hohen Papierstapel mehr auf dem Schreibtisch: Viele Unternehmer wünschen sich in Zeiten der Digitalisierung ein papierloses Büro. Was im letzten Jahrzehnt noch sehr futuristisch klang, lässt sich nun dank der passenden Software umsetzen.

Die Idee, Abläufe im Büro ohne Papier zu gestalten, ist schon relativ alt, doch vor der Digitalisierung war im Hinblick auf das Dokumentenmanagement kaum an ein papierloses Büro zu denken. Viele Arbeitsprozesse und deren Dokumentation bzw. Archivierung erfolgte standardmäßig auf Papier – auch weil es elektronisch noch kaum ohne großen Aufwand möglich war.

Demnach türmten sich in vielen Büros die Ordner, und lange Wände voller Aktenschränke beanspruchten nicht nur wertvollen Platz, sondern brachten auch jede Menge Arbeit mit sich. Schließlich benötigen Mitarbeiter für das Anlegen, Sortieren und Abheften sowie das spätere Suchen von Dokumenten viel Zeit.

Papierloses Büro – Definition und Maßnahmen zur Umsetzung

Mit den neuen Möglichkeiten zur Gestaltung von Arbeitsprozessen und einem modernen Dokumentenmanagement, welche Unternehmen im Zuge der Digitalisierung inzwischen offenstehen, lässt sich die damals noch vermeintliche Utopie vom papierlosen Büro weitgehend umsetzen.

Doch was versteht man eigentlich unter einem „papierlosen Büro“? Im Grundsatz geht es darum, jegliche Verwendung von Papier zu vermeiden. Das lässt sich unter anderem durch folgende Maßnahmen – zumindest zum größten Teil – erreichen:

• Die schriftliche Kommunikation mit anderen Unternehmen, Kunden, Behörden, Mitarbeitern oder Bewerbern erfolgt nicht mehr mit der klassischen Briefpost, sondern per E-Mail oder über Messenger-Programme. Wenn nötig, können rechtsgültige elektronische Signaturen dabei die handschriftliche Unterschrift eines Verantwortlichen ersetzen.
• Schwarze Bretter mit allgemeinen Mitarbeiterinformationen, Terminankündigungen und anderen Aushängen werden ins unternehmenseigene Intranet verlagert.
• Für Notizen, Termine, To-do-Listen und andere organisatorische Aufgaben nutzen Mitarbeiter ausschließlich digitale Softwarelösungen oder Apps. Damit sie auf diese zeit- und standortunabhängig zugreifen können, benötigen sie neben dem stationären Computer im Büro mitunter auch geeignete mobile Endgeräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones.
• Um Dokumente untereinander teilen zu können, greifen Mitarbeiter auf geeignete digitale Dienste zurück. Der Einsatz einer entsprechenden Software für papierlose Büros kann dabei enorm hilfreich sein.

• Auch für die Dokumentation von Aufträgen, Arbeitsabläufen und Korrespondenz sowie für deren Archivierung ist die Nutzung einer solchen „Papierloses-Büro-Software“ sinnvoll. Dabei scannen die Mitarbeiter die vorhandenden Dokumente einfach am Arbeitsplatz ein und legen sie im unternehmenseigenen Netzwerk ab, wo sie dann jederzeit von überall auf die Daten zugreifen können.

Vorteile der Nutzung einer Software für papierlose Büros

Selbst wenn sich mittels einer Software das papierlose Büro auch heutzutage noch nicht zu 100 Prozent umsetzen lässt, ergeben sich für Unternehmen durch die Digitalisierung zahlreiche Vorteile:

• Platzersparnis: Aktenschränke nehmen in den Büros viel Raum ein. Werden Dokumente digital gespeichert, kann dieser Platz anderweitig verwendet werden.
• Effizienz: Mitarbeiter, die nicht länger mit der Pflege von Akten und dem Suchen bestimmter Dokumente beschäftigt sind, können ihre Arbeitszeit und Energie für andere, gewinnbringendere Aufgaben im Unternehmen nutzen. Zudem werden Prozesse und Abläufe durch die Nutzung eines intelligenten Dokumenten-Management-Systems (DMS) übersichtlicher und weniger fehleranfällig.
• Flexibilität: Dadurch, dass die Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig auf die Daten zugreifen können, sind unter Beachtung entsprechender IT-Sicherheitsmaßnahmen auch flexible Arbeitsmodelle wie zum Beispiel Homeoffice oder die Beschäftigung von Freelancern möglich.
• Umweltschutz: Unternehmen, die weitgehend auf digitale Arbeitsabläufe setzen, verbrauchen weniger ressourcenintensives Büromaterial wie Papier, Ordner, Druckertoner usw.
• Kostensenkung: Die physische Archivierung von Akten nimmt nicht nur viel Raum ein, sondern verursacht gerade bei größeren Unternehmen oder Verwaltungen enorme Kosten. Diese können durch die digitale Archivierung mittels einer geeigneten Softwarelösung erheblich gesenkt werden. Entscheidet sich das Unternehmen für die Verwendung einer kostenlosen Freeware, ist die Einsparung sogar noch wesentlich höher.

Kostenloser Software-Vergleich für papierloses Dokumentenmanagement

Bei der Wahl einer passenden Software für das digitale Dokumentenmanagement gibt es Einiges zu beachten. Neben den anfallenden Kosten spielen dabei unter anderem auch die Größe des Unternehmens, die Komplexität der Arbeitsprozesse und die Einhaltung bestimmter (gesetzlicher) Standards eine Rolle. Einen Überblick verschaffen Sie sich auf unserem Portal erp-software.org. Hier können Sie die angebotenen Softwarelösungen kostenlos miteinander vergleichen.