Papierloses Büro dank Dokumentenmanagement-Software realisieren
Keine Aktenordner, keine vollen Ablagekörbe und keine hohen Papierstapel mehr auf dem Schreibtisch: Viele Unternehmer wünschen sich in Zeiten der Digitalisierung ein papierloses Büro. Was im letzten Jahrzehnt noch sehr futuristisch klang, lässt sich nun dank der passenden Software umsetzen.
Die Idee, Abläufe im Büro ohne Papier zu gestalten, ist schon relativ alt, doch vor der Digitalisierung war im Hinblick auf das Dokumentenmanagement kaum an ein papierloses Büro zu denken. Viele Arbeitsprozesse und deren Dokumentation bzw. Archivierung erfolgte standardmäßig auf Papier – auch weil es elektronisch noch kaum ohne großen Aufwand möglich war.
Demnach türmten sich in vielen Büros die Ordner, und lange Wände voller Aktenschränke beanspruchten nicht nur wertvollen Platz, sondern brachten auch jede Menge Arbeit mit sich. Schließlich benötigen Mitarbeiter für das Anlegen, Sortieren und Abheften sowie das spätere Suchen von Dokumenten viel Zeit.
Papierloses Büro – Definition und Maßnahmen zur Umsetzung
Mit den neuen Möglichkeiten zur Gestaltung von Arbeitsprozessen und einem modernen Dokumentenmanagement, welche Unternehmen im Zuge der Digitalisierung inzwischen offenstehen, lässt sich die damals noch vermeintliche Utopie vom papierlosen Büro weitgehend umsetzen.
Doch was versteht man eigentlich unter einem „papierlosen Büro“? Im Grundsatz geht es darum, jegliche Verwendung von Papier zu vermeiden. Das lässt sich unter anderem durch folgende Maßnahmen – zumindest zum größten Teil – erreichen:
- Die schriftliche Kommunikation mit anderen Unternehmen, Kunden, Behörden, Mitarbeitern oder Bewerbern erfolgt nicht mehr mit der klassischen Briefpost, sondern per E-Mail oder über Messenger-Programme. Wenn nötig, können rechtsgültige elektronische Signaturen dabei die handschriftliche Unterschrift eines Verantwortlichen ersetzen.
- Schwarze Bretter mit allgemeinen Mitarbeiterinformationen, Terminankündigungen und anderen Aushängen werden ins unternehmenseigene Intranet verlagert.
- Für Notizen, Termine, To-do-Listen und andere organisatorische Aufgaben nutzen Mitarbeiter ausschließlich digitale Softwarelösungen oder Apps. Damit sie auf diese zeit- und standortunabhängig zugreifen können, benötigen sie neben dem stationären Computer im Büro mitunter auch geeignete mobile Endgeräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones.
- Um Dokumente untereinander teilen zu können, greifen Mitarbeiter auf geeignete digitale Dienste zurück. Der Einsatz einer entsprechenden Software für papierlose Büros kann dabei enorm hilfreich sein.
- Auch für die Dokumentation von Aufträgen, Arbeitsabläufen und Korrespondenz sowie für deren Archivierung ist die Nutzung einer solchen „Papierloses-Büro-Software“ sinnvoll. Dabei scannen die Mitarbeiter die vorhandenden Dokumente einfach am Arbeitsplatz ein und legen sie im unternehmenseigenen Netzwerk ab, wo sie dann jederzeit von überall auf die Daten zugreifen können.
Vorteile der Nutzung einer Software für papierlose Büros
Selbst wenn sich mittels einer Software das papierlose Büro auch heutzutage noch nicht zu 100 Prozent umsetzen lässt, ergeben sich für Unternehmen durch die Digitalisierung zahlreiche Vorteile:
- Platzersparnis: Aktenschränke nehmen in den Büros viel Raum ein. Werden Dokumente digital gespeichert, kann dieser Platz anderweitig verwendet werden.
- Effizienz: Mitarbeiter, die nicht länger mit der Pflege von Akten und dem Suchen bestimmter Dokumente beschäftigt sind, können ihre Arbeitszeit und Energie für andere, gewinnbringendere Aufgaben im Unternehmen nutzen. Zudem werden Prozesse und Abläufe durch die Nutzung eines intelligenten Dokumenten-Management-Systems (DMS) übersichtlicher und weniger fehleranfällig.
- Flexibilität: Dadurch, dass die Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig auf die Daten zugreifen können, sind unter Beachtung entsprechender IT-Sicherheitsmaßnahmen auch flexible Arbeitsmodelle wie zum Beispiel Homeoffice oder die Beschäftigung von Freelancern möglich.
- Umweltschutz: Unternehmen, die weitgehend auf digitale Arbeitsabläufe setzen, verbrauchen weniger ressourcenintensives Büromaterial wie Papier, Ordner, Druckertoner usw.
- Kostensenkung: Die physische Archivierung von Akten nimmt nicht nur viel Raum ein, sondern verursacht gerade bei größeren Unternehmen oder Verwaltungen enorme Kosten. Diese können durch die digitale Archivierung mittels einer geeigneten Softwarelösung erheblich gesenkt werden. Entscheidet sich das Unternehmen für die Verwendung einer kostenlosen Freeware, ist die Einsparung sogar noch wesentlich höher.
Kostenloser Software-Vergleich für papierloses Dokumentenmanagement
Bei der Wahl einer passenden Software für das digitale Dokumentenmanagement gibt es Einiges zu beachten. Neben den anfallenden Kosten spielen dabei unter anderem auch die Größe des Unternehmens, die Komplexität der Arbeitsprozesse und die Einhaltung bestimmter (gesetzlicher) Standards eine Rolle. Einen Überblick verschaffen Sie sich auf unserem Portal erp-software.org. Hier können Sie die angebotenen Softwarelösungen kostenlos miteinander vergleichen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet ein papierloses Büro und welche Rolle spielt eine DMS-Software dabei?
Ein papierloses Büro beschreibt das Ziel, Geschäftsprozesse weitgehend ohne physisches Papier abzuwickeln, indem Dokumente digital erfasst, bearbeitet, geteilt und archiviert werden. Eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bildet dabei das technische Rückgrat: Sie nimmt eingescannte oder digital eingehende Belege auf, verschlagwortet sie meist per OCR-Texterkennung und macht sie über eine Volltextsuche jederzeit auffindbar. Über Workflows lassen sich Freigaben, Rechnungsprüfung oder Vertragsläufe digital steuern, sodass keine Papierakte mehr durch das Haus wandern muss. In der Praxis bleibt das Büro selten zu 100 Prozent papierlos, weil einzelne Originale wie notarielle Urkunden physisch aufbewahrt werden müssen, doch der Großteil der Vorgänge lässt sich elektronisch abbilden.
Darf ich Papierdokumente nach dem Einscannen vernichten?
Grundsätzlich erlaubt das sogenannte ersetzende Scannen, das Papieroriginal nach der Digitalisierung zu vernichten, sofern der Scan-Prozess die Anforderungen der GoBD und idealerweise der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN (BSI TR-03138) erfüllt. Voraussetzung ist, dass die digitale Kopie bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt und der Vorgang in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar beschrieben ist. Bestimmte Unterlagen sind von der Vernichtung ausgenommen, darunter notarielle Urkunden, Dokumente mit Urkundencharakter sowie Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis, die ihre Beweiskraft nur im Original behalten. Im Zweifel sollte die Entscheidung mit Steuerberater oder Rechtsberatung abgestimmt werden, da die spätere Beweiskraft im Streitfall vom korrekten Verfahren abhängt.
Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen muss ich beim digitalen Archivieren beachten?
Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten für digitale Dokumente genauso wie für Papier. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren, während die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zum Jahr 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde (§ 147 AO, § 257 HGB). Geschäftsbriefe und sonstige handels- oder steuerrelevante Korrespondenz sind in der Regel sechs Jahre vorzuhalten, sofern sie nicht zugleich Buchungsbeleg sind. Eine GoBD-konforme DMS-Software unterstützt diese Vorgaben, indem sie Dokumente unveränderbar, vollständig und lesbar über den gesamten Zeitraum verfügbar hält.
Was heißt revisionssichere Archivierung nach GoBD?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit lesbar, ordnungsgemäß und vor allem unveränderbar gespeichert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder über Versionierung und Audit-Trails lückenlos protokolliert werden. Ein revisionssicheres DMS stellt dies durch unveränderbare Ablage, Zugriffsrechte und Protokollierung sicher, sodass die Nachvollziehbarkeit auch bei einer Betriebsprüfung gewahrt bleibt. Wichtig ist, dass strukturierte E-Rechnungen im Originalformat wie XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) archiviert werden, da ein bloßer Ausdruck den GoBD-Anforderungen nicht genügt.
Brauche ich für das papierlose Büro eine Verfahrensdokumentation?
Ja, eine Verfahrensdokumentation ist nach GoBD für nahezu jeden buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Betrieb erforderlich, der Belege elektronisch empfängt, verarbeitet oder archiviert. Sie beschreibt organisatorisch und technisch den gesamten Weg eines Dokuments von der Erfassung über Indexierung, Verarbeitung und Speicherung bis zur Reproduktion und schützt vor Verlust und Verfälschung. Üblicherweise gliedert sie sich in eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation sowie ein internes Kontrollsystem (IKS). Fehlt die Verfahrensdokumentation und kann das Finanzamt einen Sachverhalt nicht aufklären, kann dieser formelle Mangel im Extremfall zu Hinzuschätzungen bei Umsatz und Gewinn führen.
Mit welchen Kosten ist eine DMS-Lösung für ein papierloses Büro verbunden?
Die Kosten hängen stark von Nutzerzahl, Funktionsumfang, Speicherbedarf und Bereitstellungsmodell ab, weshalb viele Hersteller keine öffentlichen Standardpreise ausweisen, sondern individuelle Angebote erstellen. Cloud-Modelle starten häufig im niedrigen zweistelligen Euro-Bereich pro Nutzer und Monat, während leistungsfähigere Mittelstandslösungen je nach Modulen und Workflow-Tiefe deutlich höher liegen können. Neben den reinen Lizenz- oder Abonnementkosten sollten Unternehmen Aufwände für Einführung, Datenmigration, Schulung und gegebenenfalls Hardware wie Scanner einplanen, die einen erheblichen Teil des Gesamtprojekts ausmachen. Diesen Ausgaben stehen Einsparungen bei Archivfläche, Material und Suchzeiten gegenüber, sodass sich die Investition vor allem bei papierintensiven Prozessen meist rechnet.