Ressourcenplan erstellen – softwaregesteuerte Personal- und Materialflussplanung
Die Ressourcenplanung ist eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen eines Projekts. Zu den Ressourcen zählen dabei grob die Personalressourcen, die Sach- und Anlagenressourcen sowie die Investitionen. Es geht also um folgende Fragen:
- Welche Mitarbeiter stehen in welchem Umfang für das Projekt zur Verfügung?
- Welche Materialien werden gebraucht, sind bereits vorhanden oder müssen eingekauft werden?
- Welche Anlagen (Maschinen, Räume, …) werden gebraucht und wann können diese genutzt werden?
- Welche Investitionen müssen zusätzlich getätigt werden?
Eine spezielle Software zur Ressourcenplanung erleichtert hier den Überblick.
Die Vorteile eines durchdachten Ressourcenplans
Häufig wird die Terminplanung eines großen Projekts sehr genau durchgeführt, ohne dass jedoch ein verlässlicher Ressourcenplan erstellt wird. Die Folge: Die Deadlines rücken näher, doch die Mitarbeiter sind überlastet oder das gebrauchte Material ist nicht vorhanden. Ebenfalls möglich: Die Deadline kann zwar eingehalten werden, doch die Mitarbeiter sind nicht ausgelastet oder das Material muss unnötig lange gelagert werden. So entstehen überflüssige Kosten.
Eine taktische Ressourcenplanung bringt also folgende Vorteile mit sich:
- zuverlässigere Einhaltung der Termine
- effizientere Arbeit aufgrund bestmöglicher Mitarbeiterauslastung
- Kostenersparnis (z. B. durch Wegfall unnötiger Lagerkosten)
Insgesamt ist der Ressourcenplan – Bestandteil des Enterprise Ressource Plannings (ERP) – eine Maßnahme, mit der die Rentabilität des Unternehmens erhöht werden kann.
Was leistet eine Software zur Ressourcenplanung?
Einen Ressourcenplan zu erstellen ist ohne Hilfsmittel eine schier unüberwindbare Aufgabe. Denn es gibt zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen.
Ein Beispiel zur Ressourcenplanung des Personals: Hier genügt es bei Weitem nicht, nur die verfügbaren Stunden der Mitarbeiter einzuplanen. Ausfallzeiten wie Krankheit, Urlaub etc. müssen berücksichtigt werden. Manche Mitarbeiter sind (zeitweise) in andere Projekte eingebunden. Nicht jeder Mitarbeiter ist qualifiziert für alle Aufgaben. Es kann zu kurzfristigen Ausfällen kommen. In Spitzenzeiten werden mehr Mitarbeiter gebraucht als in ruhigeren Projektphasen …
Die Liste lässt sich fortsetzen. Eine Ressourcenplan-Software berücksichtigt all diese und viele weitere Faktoren. Ebenso kann eine entsprechende Software die Materialflussplanung mitberücksichtigen: Welche Waren, Anlagen, Soft- und Hardware, Räume etc. stehen wann in welchem Umfang zur Verfügung? Sie dient außerdem der Optimierung, denn eine gute Software zeigt auf, an welcher Stelle effizienter gearbeitet oder unnötige Kosten vermieden werden können.
Der Ressourcenplan verschafft den Überblick für alle Beteiligten
Sein Potenzial entfaltet eine Software zur Ressourcenplanung besonders in der Vernetzung unterschiedlicher Bereiche. Diese können zum einen firmenintern sein: Andere Standorte, Tochterunternehmen, andere Abteilungen, Mitarbeiter in verschiedenen Projekten – alle diese Bereiche kann eine Software abdecken und miteinander vernetzen. So wird eine firmenweite effiziente Zusammenarbeit überhaupt erst möglich.
Andererseits können auch unterschiedliche Teile der Planung miteinander vernetzt werden. Entscheidend ist im Ressourcenplan zum Beispiel der Abgleich der Ressourcen mit sämtlichen einzuhaltenden Terminen. Ohne diesen Abgleich ist nicht gewährleistet, dass beispielsweise das benötigte Personal gerade dann zur Verfügung steht, wenn wichtige Termine es erfordern. Auch Terminänderungen berücksichtigt die Software sofort, sodass die Ressourcenplanung entsprechend angepasst werden kann.
Worauf kommt es bei einer Ressourcenplanungs-Software an?
Für die Ressourcenplanung sind Freeware- und kostenpflichtige Varianten erhältlich. Auch die Ressourcenplanung per Web-Anwendung ist möglich. Die Auswahl der Software sollte mindestens auf folgenden Kriterien basieren:
- Größe des Unternehmens
- Komplexität der Prozesse
- Art und Umfang der Ressourcen, die geplant werden sollen
- Anzahl und Art der Bereiche, die vernetzt werden sollen
- Budget, das zur Verfügung steht
- Möglichkeit zur Mitarbeiterschulung
Was ist bei der Etablierung einer Ressourcenplanungs-Software zu beachten?
Hat ein Unternehmen bisher ohne Software-Unterstützung am Ressourcenplan gearbeitet, kann der Übergang durchaus eine Herausforderung sein. Die Kapazitäten- und Materialflussplanung sind sehr komplex und müssen auf eine Weise abgebildet werden, die zu den bestehenden Prozessen des Unternehmens passt.
Es ist also auf jeden Fall ratsam, bei der Etablierung einer solchen Software Hilfe in Anspruch zu nehmen. Manche Anbieter kommen kostenlos in die Firma, um die Prozesse vor Ort zu begutachten und dann ausführlich zu möglichen Lösungen zu beraten. Auch ist zu beachten, dass eine Software zur Ressourcenplanung möglichst im gesamten Unternehmen eingeführt werden sollte, damit eine Vernetzung aller Abteilungen und Bereiche möglich wird.
Entsprechend ist es auch notwendig, die Mitarbeiter umfassend zu schulen, denn nur dann kann das System von allen Beteiligten effizient genutzt werden. Auch diese Schulungen werden von manchen Anbietern übernommen.
Die Kosten einer solchen Software sind sehr unterschiedlich und abhängig von der Komplexität der Prozesse. Auf unserem Portal erp-software.org können Sie einen kostenlosen Vergleich verschiedener Software-Lösungen vornehmen. So erhalten Sie eine sinnvolle Vorauswahl, die Ihnen die Entscheidung erleichtert.
Häufig gestellte Fragen
Was umfasst die Ressourcenplanung und worin unterscheidet sie sich von der Kapazitätsplanung?
Unter Ressourcenplanung versteht man die abgestimmte Einplanung aller Betriebsmittel, die ein Unternehmen zur Auftragserfüllung benötigt – also Personal mit seinen Qualifikationen, Maschinen und Anlagen, Material sowie Räume, Zeit und Budget. Die Kapazitätsplanung wird vielfach synonym verwendet, bezeichnet im engeren Sinne aber den Abgleich des aus der Auftragslage entstehenden Kapazitätsbedarfs mit dem verfügbaren Kapazitätsangebot der einzelnen Arbeitsplätze und Ressourcen. In der Praxis lässt sich die Kapazitätsplanung damit als ein Teilaspekt der umfassenderen Ressourcenplanung verstehen, die zusätzlich Material- und Personalfluss über mehrere Bereiche hinweg verknüpft. Eine ERP- oder PPS-Software bündelt diese Sichten in einer gemeinsamen Datenbasis, sodass Termine, Mitarbeiter, Maschinen und Material gegeneinander abgeglichen werden können.
Wie unterstützt eine ERP-Software die Personal- und Materialflussplanung konkret?
Bei der Personalplanung berücksichtigt eine ERP-Software nicht nur die verfügbaren Arbeitsstunden, sondern auch Ausfallzeiten durch Urlaub und Krankheit, Qualifikationsprofile sowie die parallele Einplanung in andere Projekte. Für die Materialflussplanung greift sie typischerweise auf die Materialbedarfsplanung (MRP) zurück, die aus Primärbedarf, Stücklisten und Lagerbeständen den Sekundärbedarf an Komponenten samt Liefer- und Wiederbeschaffungszeiten ermittelt. So lässt sich erkennen, welche Materialien, Maschinen und Räume zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang zur Verfügung stehen müssen. Durch die zentrale Datenhaltung werden Termin-, Personal- und Materialebene gleichzeitig betrachtet, was Engpässe sichtbar macht, bevor sie im laufenden Betrieb auftreten.
Was bedeuten endliche und unendliche Kapazitätsplanung?
Bei der unendlichen Kapazitätsplanung werden Aufträge zunächst nur anhand von Arbeitsplänen und Durchlaufzeiten terminiert, ohne dass die tatsächlichen Kapazitätsgrenzen der Ressourcen begrenzend wirken; das Ergebnis zeigt also den reinen Bedarf und gegebenenfalls Überlastungen einzelner Arbeitsplätze. Die endliche Kapazitätsplanung hingegen rechnet mit den real verfügbaren Kapazitäten und verschiebt oder reiht Aufträge so, dass keine Ressource über ihre Grenze hinaus belegt wird. Klassische ERP-Systeme planen häufig zunächst gegen unendliche Kapazität und glätten Spitzen anschließend, während spezialisierte APS-Werkzeuge (Advanced Planning and Scheduling) von vornherein endlich und unter Berücksichtigung mehrerer Restriktionen planen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der Fertigungstiefe und davon ab, wie eng die Kapazitäten tatsächlich ausgelastet sind.
Reichen Excel oder kostenlose Tools für die Ressourcenplanung aus?
Für kleine Teams, einzelne Projekte oder einen ersten Überblick können Excel-Vorlagen und kostenlose Werkzeuge durchaus genügen, und auch einfache Dienstplan- oder Freeware-Lösungen decken Grundfunktionen wie Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung ab. Mit wachsender Mitarbeiterzahl, mehreren parallel laufenden Projekten und komplexeren Abhängigkeiten stoßen Tabellenkalkulationen jedoch schnell an Grenzen, weil die manuelle Pflege fehleranfällig wird und der Abgleich zwischen Personal, Material und Terminen kaum noch konsistent zu halten ist. Branchenquellen verorten diese Schwelle häufig in der Größenordnung von etwa fünfzehn bis zwanzig zu planenden Mitarbeitenden. Spätestens dann bieten integrierte ERP- oder PPS-Lösungen den Vorteil einer gemeinsamen Datenbasis, automatischer Engpasserkennung und einer abteilungsübergreifenden Vernetzung.
Was kostet eine Software zur Ressourcenplanung?
Die Kosten variieren stark nach Anwenderzahl, Modulumfang, Branche und Bereitstellungsmodell, sodass sich pauschale Preise kaum nennen lassen; ein realistisches Bild liefert eher die Betrachtung der Gesamtprojektkosten als der reinen Lizenz. Die Lizenz- oder Subskriptionsgebühren machen dabei nur einen Teil aus, während ein erheblicher Anteil auf Implementierung, Datenmigration, Customizing und Schulung entfällt. Cloud-Modelle rechnen meist pro Nutzer und Monat ab und verlagern die Investition von einmaligen Lizenzkosten hin zu planbaren laufenden Betriebskosten. Konkrete Bandbreiten und die Kostentreiber im Detail sind in der ERP-Kosten-Übersicht dargestellt und sollten anhand des eigenen Anforderungsprofils gegengerechnet werden.
Worauf sollte man bei Auswahl und Einführung einer Ressourcenplanungs-Software achten?
Die Auswahl beginnt sinnvollerweise mit einem Lastenheft, das Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, Art und Umfang der zu planenden Ressourcen sowie die zu vernetzenden Bereiche festhält; auf dieser Grundlage lassen sich Anbieter vergleichen und in Demos praxisnah testen. Eine Orientierung dazu bietet die Lastenheft-Vorlage. Bei der Einführung ist entscheidend, dass die Software möglichst unternehmensweit ausgerollt wird, da ihr Nutzen vor allem aus der Vernetzung aller Abteilungen entsteht, und dass die Mitarbeitenden umfassend geschult werden. Typische Stolperfallen sind ein zu schnelles Vorgehen ohne klare Anforderungen, eine unterschätzte Datenmigration und fehlendes Change-Management – Risiken, die sich durch eine strukturierte und gegebenenfalls extern begleitete Vorgehensweise deutlich senken lassen.