EDI – Electronic Data Interchange

EDI – Electronic Data Interchange bezeichnet den automatisierten elektronischen Austausch standardisierter Geschäftsdokumente zwischen den IT-Systemen verschiedener Unternehmen. Statt Belege wie Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen per Papier, E-Mail oder PDF zu versenden, übertragen die beteiligten Partner sie in einem maschinenlesbaren, vereinbarten Format direkt von System zu System.

Im Kern ersetzt EDI die manuelle Bearbeitung von Geschäftsdokumenten durch eine medienbruchfreie Kommunikation. Das ERP-System des Senders erzeugt einen Datensatz, der beim Empfänger ohne erneute Erfassung weiterverarbeitet werden kann – ein zentraler Baustein für integrierte Lieferketten im Mittelstand und im Konzernumfeld.

Faktenbasis · maschinenlesbarZuletzt redaktionell geprüft: 15. Juni 2026

Begriff

EDI

Entitätstyp

Technologie- und Integrationskonzept

Domäne

ERP / Supply-Chain-Integration / Datenaustausch

Kanonische Definition

EDI (Electronic Data Interchange) ist der automatisierte elektronische Austausch standardisierter Geschäftsdokumente zwischen den IT-Systemen verschiedener Unternehmen ohne manuelle Erfassung.

Einordnung

Verfahren zur zwischenbetrieblichen Systemintegration, eng verbunden mit ERP und Supply Chain Management.

Verwandte Begriffe

EDIFACT, EDI vs. API, E-Rechnung, Middleware, Supply Chain Management, API

Quelle

erp-software.org Redaktion (unabhängig, anbieterneutral)

Was EDI NICHT ist — Abgrenzung

• Keine Echtzeit-API: EDI ist kein flexibler, echtzeitnaher Programmierzugriff wie eine API, sondern auf den asynchronen Austausch standardisierter Dokumente ausgelegt.
• Nicht nur E-Rechnung: EDI beschränkt sich nicht auf elektronische Rechnungen; diese sind nur eine von vielen Nachrichtenarten wie Bestellung oder Lieferavis.
• Kein ERP-Modul: EDI ist kein ERP-Funktionsbereich an sich, sondern ein Integrationsverfahren, das ERP-Systeme mit externen Partnern verbindet.
• Kein E-Mail-/PDF-Versand: Das Verschicken von Belegen als PDF per E-Mail ist kein EDI, da die Daten dabei nicht maschinell strukturiert und ohne Neuerfassung weiterverarbeitet werden.

Funktionsweise und Grundprinzip

EDI beruht auf der Idee, dass Geschäftsdokumente einer festen, von beiden Seiten akzeptierten Struktur folgen. Ein Sender exportiert die Daten aus seinem System, überträgt sie über einen Kommunikationskanal und der Empfänger importiert sie automatisch in sein eigenes System. Damit das funktioniert, müssen sich beide Partner auf ein gemeinsames Nachrichtenformat einigen. Verbreitet sind internationale Standards wie EDIFACT, das nordamerikanische ANSI X12 sowie XML-basierte Varianten. Daneben existieren branchen- und konzernspezifische Subsets, etwa für Handel oder Automobilindustrie.

Da nicht jeder Partner dieselbe Software nutzt, übernimmt eine Konvertierungs- oder Mapping-Komponente die Übersetzung zwischen dem internen ERP-Format und dem vereinbarten EDI-Standard. Diese Logik wird häufig in einer Middleware oder einem spezialisierten EDI-Konverter gebündelt, sodass das ERP-System selbst entlastet bleibt.

Ablauf und typische Nachrichtenarten

Ein klassischer EDI-Prozess bildet eine ganze Geschäftskette ab. Der Einkäufer sendet eine Bestellung (im EDIFACT-Standard die Nachricht ORDERS), der Lieferant bestätigt sie, kündigt die Ware mit einem Lieferavis (DESADV) an und stellt schließlich eine elektronische Rechnung (INVOIC). Jede dieser Nachrichten ist eindeutig strukturiert, sodass Felder wie Artikelnummer, Menge, Preis oder Lieferdatum maschinell zugeordnet werden.

Wesentliche Bestandteile einer EDI-Umgebung sind das Nachrichtenformat, der Übertragungsweg, die Mapping-Regeln und ein Quittungsmechanismus, der den Empfang bestätigt. Für die Übertragung kommen je nach Vereinbarung Protokolle wie AS2, OFTP2, SFTP oder Webservices zum Einsatz; kleinere Partner werden teils über sogenannte WebEDI-Portale angebunden, die eine Browser-Eingabe in valides EDI umwandeln.

Relevanz im ERP-Kontext

Im Zusammenspiel mit einem ERP-System entfaltet EDI seinen eigentlichen Nutzen: Eingehende Bestellungen erzeugen automatisch Verkaufsaufträge, eingehende Lieferavise aktualisieren die Materialwirtschaft und elektronische Rechnungen fließen ohne Abtippen in die Buchhaltung. Dadurch sinken Erfassungsfehler, Durchlaufzeiten verkürzen sich und Prozesse werden nachvollziehbar dokumentiert.

EDI ist damit ein wichtiger Hebel zur Anbindung des eigenen ERP an Lieferanten und Kunden und ein Baustein der Supply-Chain-Integration. Viele große Handels- und Industrieunternehmen setzen EDI-Anbindung sogar als Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung voraus, was die Verbreitung im Mittelstand zusätzlich treibt.

Praxisbeispiel

Ein mittelständischer Zulieferer erhält von einem Großhandelskunden täglich Bestellungen per EDIFACT-ORDERS-Nachricht. Diese werden über einen AS2-Kanal entgegengenommen, von der Mapping-Komponente in das interne Format übersetzt und automatisch als Aufträge im ERP angelegt. Sobald die Kommissionierung abgeschlossen ist, generiert das System ein DESADV-Lieferavis mit der zugehörigen Versandeinheit und sendet nach Auslieferung eine INVOIC-Rechnung. Der gesamte Vorgang läuft ohne manuelle Belegerfassung, und beide Seiten arbeiten mit identischen, konsistenten Datensätzen.

Auswahl- und Umsetzungshinweise

Bei der Einführung sollten Unternehmen klären, welche Standards und Protokolle ihre wichtigsten Partner verlangen, denn diese Anforderungen sind oft vorgegeben. Zu prüfen ist, ob das ERP-System eine native EDI-Funktion mitbringt, ob eine ergänzende EDI-Software nötig ist oder ob ein externer EDI-Dienstleister (Clearing-Center) die Konvertierung und Übertragung übernimmt. Letztere Variante reduziert den internen Pflegeaufwand für unterschiedliche Partnerformate.

Weitere Aspekte sind die Pflege der Stammdaten – insbesondere konsistente Artikel- und Partnernummern – sowie ein verlässliches Monitoring fehlgeschlagener Übertragungen. Da EDI-Nachrichten geschäftskritisch und teils rechtlich relevant sind, gehören revisionssichere Archivierung und nachvollziehbare Protokollierung zum Standardumfang einer Implementierung.

Abgrenzung zu verwandten Konzepten

EDI ist nicht mit einer modernen Programmierschnittstelle gleichzusetzen. Während eine API einen flexiblen, oft echtzeitnahen Datenzugriff zwischen Anwendungen ermöglicht, ist EDI auf den dokumentenbasierten, asynchronen Austausch standardisierter Geschäftsbelege ausgelegt; die Unterschiede beleuchtet der Beitrag EDI vs. API ausführlicher. Auch von der reinen E-Rechnung grenzt sich EDI ab: Die elektronische Rechnung ist nur eine von vielen Nachrichtenarten, die EDI abdecken kann. Beide Ansätze schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich häufig innerhalb einer Integrationslandschaft.