ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF/A-3 für den Menschen mit eingebettetem XML für die Maschine. ZUGFeRD ist als Factur-X auch in Frankreich Standard. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3 (mit XRechnung-CIUS).
ZUGFeRD-Profile
MINIMUM: nur Header-Daten, keine Positionen
BASIC WL: ohne Position-Level-Details
BASIC: Positionen mit Standardfeldern
EN 16931: vollumfängliche Compliance EU-weit
EXTENDED: zusätzliche Felder für DACH-Spezifik
XRECHNUNG: identisch zur deutschen XRechnung-Spezifikation
ZUGFeRD vs XRechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind nicht konkurrierend. XRechnung ist rein strukturiert (XML-only), für B2G in Deutschland verpflichtend. ZUGFeRD ist hybrid (PDF+XML), in B2B beliebter, weil das PDF im Workflow weiter genutzt werden kann (E-Mail, Druck, Archiv). Ab Profil EN 16931 ist ZUGFeRD vollständig kompatibel zu XRechnung.
Implementierung im ERP
ZUGFeRD-Generierung erfordert: PDF/A-3-Erstellung, XML-Einbettung im AF-Stream, Signatur (optional aber empfohlen). DATEV, MS Dynamics 365 BC und SAP haben Standardfunktionen. Open-Source-Bibliotheken wie Mustangproject oder ferd-net.de helfen bei Eigenentwicklungen.
Praxis-Beispiel: ZUGFeRD-Rechnungen im Mittelstand
Ein Lieferant verschickt seine Rechnungen seit 2024 im ZUGFeRD-Format — eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten nach Cross-Industry-Invoice-Standard. Vorteil gegenüber reiner PDF-Rechnung: Rechnungs-Empfänger können die strukturierten XML-Daten automatisch ins eigene ERP einlesen, manuelle Erfassung entfällt. Vorteil gegenüber reiner XML-Rechnung: das menschen-lesbare PDF ist weiterhin enthalten. Seit 1.1.2025 ist die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland für B2B-Geschäfte gestartet — ZUGFeRD oder XRechnung sind die akzeptierten Formate. Praktisch alle deutschen ERPs unterstützen ZUGFeRD: SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 BC, Sage 50, Lexware und alle anderen Mainstream-Lösungen.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Was unterscheidet ZUGFeRD von XRechnung? Beide sind elektronische Rechnungs-Standards. ZUGFeRD ist hybrid (PDF mit eingebetteter XML, gut für gemischte Empfänger), XRechnung ist reine XML (für öffentliche Auftraggeber Pflicht). Rechtlich beide nach EN 16931 standardisiert. Welche ZUGFeRD-Profile gibt es? Mehrere Detailgrade: Minimum, Basic-WL, Basic, Comfort, Extended. Für B2B-Geschäft reicht meist Basic oder Comfort. Wer darf welches Format senden? Seit 1.1.2025 müssen Empfänger jedes Format akzeptieren können (Empfangs-Pflicht), Sender haben Übergangs-Fristen bis 2027 für reine PDF-Rechnungen.
