Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide sind in Deutschland zulässige E-Rechnungsformate nach der Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau: XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnungsdarstellung, während ZUGFeRD ein Hybridformat aus einer menschenlesbaren PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann der Empfänger also wie ein gewohntes PDF öffnen und drucken, während die Buchhaltungssoftware parallel die strukturierten XML-Daten automatisiert ausliest. XRechnung ist im Behördenumfeld (B2G) faktisch der vorgegebene Standard, da öffentliche Auftraggeber in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen müssen, während ZUGFeRD wegen der zusätzlichen PDF-Sicht häufig im B2B-Geschäftsverkehr eingesetzt wird. Eine ausführliche Gegenüberstellung beider Formate findet sich auf der verlinkten Vergleichsseite.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich im B2B nutzen?
Als sichere Wahl für den rechtskonformen Geschäftsverkehr in Deutschland gilt das Profil EN 16931 (früher Comfort), da es alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben strukturiert im XML abbildet und damit die europäische Rechnungsnorm vollständig erfüllt. Das Profil Extended baut darauf auf und ergänzt branchenspezifische Zusatzfelder, ist also ebenfalls konform; das Profil Basic deckt die Kernrechnungsdaten ebenfalls ab, weshalb in der Praxis meist mindestens EN 16931 empfohlen wird. Die niedrigeren Profile Minimum und Basic WL gelten in Deutschland dagegen nicht als vollwertige E-Rechnung, da ihnen Pflichtangaben in maschinenlesbarer Form fehlen; sie dienen allenfalls als Buchungshilfe. Die konkrete Profilwahl sollte stets im Kontext der individuellen Geschäftsprozesse und der von der eingesetzten ERP- oder Buchhaltungssoftware unterstützten Profile getroffen werden.
Ab wann ist ZUGFeRD durch die E-Rechnungspflicht verbindlich?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können, wozu ZUGFeRD im EN-16931-Profil ebenso zählt wie das Format XRechnung. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: In den Jahren 2025 und 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen genutzt werden, und Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen dies bis Ende 2027 fortführen. Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase, sodass dann grundsätzlich alle inländischen B2B-Rechnungen im strukturierten Format nach EN 16931 ausgestellt werden müssen. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, sodass die genaue Betroffenheit vom jeweiligen Geschäftsmodell abhängt.
Ist ZUGFeRD GoBD-konform und revisionssicher archivierbar?
ZUGFeRD selbst ist ein Datenformat und trifft keine Aussage über die Aufbewahrung; die Revisionssicherheit ergibt sich erst aus einer ordnungsgemäßen Archivierung nach den GoBD. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; in diesem Zeitraum müssen E-Rechnungen unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, wobei sowohl die PDF-Darstellung als auch der eingebettete XML-Datensatz im Original erhalten bleiben müssen. In der Praxis erfolgt dies über ein revisionssicheres DMS- oder Archivsystem, das nachträgliche Änderungen ausschließt und protokolliert. Eine konvertierte oder ausgedruckte Fassung allein genügt den Anforderungen nicht, da der strukturierte Datensatz erhalten bleiben muss.
Was gilt, wenn PDF-Bild und eingebetteter XML-Datensatz voneinander abweichen?
Beide Bestandteile einer ZUGFeRD-Datei sollen denselben Geschäftsvorfall beschreiben und inhaltlich übereinstimmen, doch technische Fehler oder fehlerhafte Erzeugung können zu Abweichungen führen. Bei einem Widerspruch ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich, da das empfangende System die Rechnung aus dem XML und nicht aus dem visuellen PDF-Bild verbucht und auch das Bundesfinanzministerium für die steuerliche Anerkennung auf die strukturierten Daten abstellt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, im Rechnungsausgang wie im Rechnungseingang einen Validierungsschritt vorzusehen, der die Konsistenz von PDF und XML sowie die Einhaltung der EN-16931-Vorgaben prüft. So lassen sich Buchungsfehler vermeiden, die aus einer nur scheinbar korrekten PDF-Ansicht resultieren würden.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell und was hat es mit Factur-X auf sich?
Die aktuelle Generation ist ZUGFeRD 2.3.x, die gemeinsam mit der korrespondierenden Factur-X-Version 1.07.x veröffentlicht wurde und in der zum 15. November 2024 freigegebenen Fassung anwendbar ist. ZUGFeRD und Factur-X sind ab Version 2.x technisch identisch, weil das deutsche FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) und das französische FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) denselben Standard pflegen; lediglich die Bezeichnung unterscheidet sich je nach Land. Dadurch kann grenzüberschreitend zwischen Deutschland und Frankreich dasselbe Hybridformat genutzt werden. Der zugrunde liegende XML-Datensatz folgt dem Schema Cross-Industry Invoice von UN/CEFACT und ist auf die europäische Norm EN 16931 ausgerichtet.