Häufig gestellte Fragen
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein, die GoBD sind kein eigenständiges Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen und damit eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung. Sie konkretisieren jedoch gesetzliche Vorgaben aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG), sodass ihre Beachtung in der Praxis verbindlichen Charakter hat. Die aktuell gültige Fassung wurde zuletzt durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025 angepasst, unter anderem wegen der Einführung der E-Rechnungspflicht. Verstöße können zu formellen Buchführungsmängeln und im Extremfall zu einer Verwerfung der Buchführung mit anschließender Schätzung führen.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten ohne Bagatell- oder Umsatzgrenze für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften, also für Großunternehmen ebenso wie für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG, Selbstständige und Freiberufler. Dabei spielt die Art der Gewinnermittlung keine Rolle: Sie betreffen sowohl bilanzierende Betriebe als auch solche, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Entscheidend ist allein, dass steuerlich relevante Daten in IT-Systemen erfasst, verarbeitet oder aufbewahrt werden – was in der Praxis nahezu jedes Unternehmen betrifft, das digital Belege erzeugt. Auch kleine Unternehmen müssen daher eine Verfahrensdokumentation führen, wobei deren Umfang an die Komplexität der Prozesse angepasst werden darf.
Wie lange müssen GoBD-relevante Daten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach AO und HGB und betragen je nach Unterlagenart sechs oder zehn Jahre. Für Buchungsbelege – etwa Rechnungen und Quittungen – wurde die Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierinstitute wurde sie allerdings nachträglich wieder auf zehn Jahre angehoben. Innerhalb der jeweiligen Frist müssen die Daten nicht nur vorhanden, sondern auch unveränderbar, maschinell auswertbar und in angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. Da sich die Fristen gesetzlich ändern können, sollte vor einer Datenvernichtung stets der aktuelle Stand geprüft oder steuerlicher Rat eingeholt werden.
Welche Datenzugriffsrechte hat das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?
Das Recht der Finanzverwaltung auf digitalen Datenzugriff ist in Paragraf 147 Abs. 6 AO geregelt und kennt drei Zugriffsarten. Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) arbeitet der Prüfer direkt am System des Unternehmens, beim mittelbaren Zugriff (Z2) führen Mitarbeitende die gewünschten Auswertungen aus, und bei der Datenträgerüberlassung (Z3) werden die relevanten Daten in einem auswertbaren Format exportiert. Während die Finanzverwaltung zwischen den Zugriffsarten wählen und sie auch kombinieren darf, müssen Unternehmen die steuerrelevanten Daten für alle drei Zugriffsarten kumulativ – nicht nur alternativ – bereitstellen können. Im ERP-Umfeld wird dies vor allem über belastbare Protokollierung, ein Rollenkonzept und standardisierte Exportformate wie die DATEV-Schnittstelle sichergestellt.
Welche Folgen drohen bei GoBD-Verstößen?
Stellt ein Betriebsprüfer formelle Mängel fest, etwa fehlende Protokolldateien oder eine unzureichende Verfahrensdokumentation, kann er die Buchführung als nicht ordnungsmäßig verwerfen. In diesem Fall darf das Finanzamt Umsätze und Gewinne schätzen, was häufig zu Nachforderungen und Säumniszuschlägen zulasten des Unternehmens führt. Werden im Rahmen einer Außenprüfung angeforderte Daten oder ein Datenzugriff nicht fristgerecht bereitgestellt, kann seit dem 1. Januar 2025 zusätzlich ein Mitwirkungsverzögerungsgeld nach Paragraf 200a AO festgesetzt werden, das 75 Euro je vollem Kalendertag (für höchstens 150 Tage, also bis zu 11.250 Euro) beträgt und unter bestimmten Voraussetzungen um einen Zuschlag erhöht werden kann. Die konkreten Folgen hängen stark vom Einzelfall und vom Schweregrad der Beanstandungen ab, weshalb eine saubere Dokumentation und revisionssichere Archivierung von Beginn an wichtig sind.
Reicht ein zertifiziertes ERP-System für GoBD-Konformität aus?
Nein, eine reine Softwarezertifizierung ist nicht ausreichend, weil die Finanzverwaltung ausdrücklich keine verbindlichen GoBD-Testate für einzelne Produkte vergibt. Maßgeblich ist vielmehr das Zusammenspiel aus Technik, Konfiguration und gelebten Prozessen – also Berechtigungen, revisionssichere Archivierung, Protokollierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation. Viele Anbieter lassen ihre Systeme dennoch durch Wirtschaftsprüfer testieren, was als Indiz für die technische GoBD-Tauglichkeit dienen kann, die organisatorische Einbettung im Unternehmen aber nicht ersetzt. Praxis-Relevanz und Implementierungsaufwand hängen daher stark von der bestehenden Systemlandschaft und den abzubildenden Geschäftsprozessen ab.