ZEP: Zeiterfassung und Projekt-ERP für projektorientierte Dienstleister

ZEP: Spezialist für Projektzeiterfassung und Service-ERP aus Deutschland

ZEP ist eine in Deutschland entwickelte Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Software, die sich konsequent an den Anforderungen projektorientierter Dienstleister orientiert. Hinter dem Produkt steht die ZEP GmbH, die aus der provantis IT Solutions GmbH hervorgegangen ist und ihren Hauptsitz in Stuttgart-Leinfelden hat. Mehr als 3.000 Unternehmen nutzen die Cloud-Lösung mittlerweile für Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Faktura und Controlling. Zu den Anwendern zählen sowohl klassische Mittelstaendler als auch bekannte Konzerne wie DB Cargo, Mercedes-Benz oder das Fraunhofer-Institut. ZEP positioniert sich damit deutlich als Professional Services Automation (PSA) Lösung für den deutschsprachigen Raum.

Charakteristisch für ZEP ist die enge Verzahnung von rechtskonformer Arbeitszeiterfassung mit projektbezogenem Controlling. Während reine Zeiterfassungstools meist an der Schwelle zur Faktura halt machen, deckt ZEP den gesamten Lebenszyklus eines Dienstleistungsprojekts ab: von der Angebotserstellung über Ressourcenplanung und Stundenerfassung bis hin zur Abrechnung und Reisekostenverwaltung. Der modulare Aufbau erlaubt es, klein zu starten und das System bei Bedarf zu erweitern.

Funktionsumfang im Detail

ZEP ist als modulare Plattform aufgebaut, die rund um den zentralen Stundenzettel zahlreiche kaufmaennische und organisatorische Funktionen kombiniert. Im Kern stehen die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung (entsprechend dem BAG-Urteil zur Zeiterfassungspflicht) sowie die projektspezifische Stundenbuchung. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten über Webbrowser, mobile App für iOS und Android oder über stationaere Terminals. Eine Pausenautomatik, Überstundenkonten und Urlaubsverwaltung sind ebenso enthalten wie eine GPS-Funktion für Aussendienstmitarbeiter.

Im Bereich Projektmanagement bietet ZEP eine mehrstufige Projektstruktur mit Teilprojekten, Arbeitspaketen und Tickets. Projektleiter koennen Budgets für Stunden, Kosten und Reisen hinterlegen, Planwerte mit Ist-Werten vergleichen und Restbudgets frueh erkennen. Gantt-aehnliche Darstellungen, Meilensteinverfolgung und eine Ressourcenplanung mit Kapazitaetsübersicht ergaenzen das Projektmodul. Die Faktura erlaubt sowohl pauschale als auch zeit- und materialbasierte Abrechnung; ZEP-typisch ist die Unterstuetzung gemischter Abrechnungsarten innerhalb eines Projekts.

Daneben deckt ZEP wichtige Backoffice-Themen ab: ein integriertes Reisekostenmodul mit Pauschalen, Belegfotos via App und Workflow-gestuetzter Genehmigung; ein Dokumentenmanagement zur Ablage projektbezogener Dateien; ein Ticketsystem für Support- und Wartungsleistungen; sowie umfangreiche Auswertungen und Dashboards. Die Integrationsfaehigkeit ist bewusst pragmatisch ausgelegt mit Schnittstellen zu DATEV, Lexware, Personio, HubSpot, Microsoft Project und Excel sowie offenen REST- und SOAP-APIs.

Zielgruppe und Branchen

ZEP richtet sich an Unternehmen, deren Wertschoepfung im Wesentlichen auf abrechenbarer Mitarbeiterzeit basiert. Klassische Anwender sind IT-Dienstleister, SAP- und Salesforce-Berater, Unternehmensberatungen, Ingenieurbueros, Architekten, Anwalts- und Steuerkanzleien sowie Werbe- und Kommunikationsagenturen. Auch Forschungseinrichtungen und Bildungstraeger setzen die Lösung ein, um Foerdermittelprojekte sauber zu dokumentieren. Die typische Unternehmensgroesse liegt zwischen 10 und 500 Mitarbeitenden, einzelne Konzernteile mit mehreren tausend Anwendern sind ebenfalls vertreten.

Der Heise-Online-Test sowie ein Bericht der Computerwoche heben hervor, dass sich ZEP besonders für Unternehmen eignet, die mit klassischen Excel-Listen oder reinen Stempeluhren an Grenzen stossen, aber kein vollständiges ERP wie SAP oder Microsoft Dynamics einfuehren wollen. Damit bedient die Software gezielt die Luecke zwischen reinen Zeiterfassungs-Tools und schweren ERP-Systemen.

Technologie und Bereitstellung

ZEP wird überwiegend als Cloud-Lösung (SaaS) betrieben. Die Server stehen in deutschen Rechenzentren, das Unternehmen ist nach ISO 27001 zertifiziert und arbeitet streng DSGVO-konform. Daten werden verschluesselt übertragen und gespeichert, taegliche Backups und Disaster-Recovery-Prozesse gehoeren zum Standard. Eine On-Premises-Installation ist nicht vorgesehen, da der Anbieter den Cloud-Pfad konsequent verfolgt und damit Updates, Support und Sicherheit zentral verantwortet.

Auf Anwenderseite genuegen ein moderner Browser sowie die mobilen ZEP-Apps. Single-Sign-on über SAML oder OAuth ist für größere Kunden verfügbar. Die offenen Schnittstellen erlauben die Anbindung an Lohnbuchhaltung, CRM, Tickettools wie Jira oder Microsoft Teams. Damit fuegt sich ZEP gut in moderne, hybride IT-Landschaften ein.

Stärken und Schwächen

Zu den Stärken von ZEP zählen die hohe Spezialisierung auf Projektdienstleister, die durchgängige DSGVO-Konformität, das modulare Preismodell sowie der gute Support aus Deutschland. Tests von trusted.de bewerten die Bedienung als übersichtlich und alltagstauglich, die mobile App wird als zuverlaessig beschrieben. Auch die Tiefe der Projekt- und Reisekostenfunktionen wird von Fachmedien wie der Computerwoche regelmäßig hervorgehoben.

Als Schwächen nennen Anwender die Tatsache, dass ZEP keine vollständige Finanzbuchhaltung enthaelt, hier ist eine Anbindung an DATEV oder Lexware noetig. Auch für reine Produktions- oder Handelsunternehmen ist die Software nicht die erste Wahl, da Lager-, Produktions- und EDI-Funktionen fehlen. Der Funktionsreichtum kann zudem in kleinen Teams ohne klare Projektstrukturen überdimensioniert wirken.

Preise und Lizenzmodell

ZEP nutzt ein transparentes Subskriptionsmodell pro Anwender und Monat. Die Edition ZEP Clock startet bei rund 2 Euro je Nutzer und Monat und konzentriert sich auf gesetzeskonforme Zeiterfassung. ZEP Compact ergaenzt projektbezogene Funktionen ab etwa 7 Euro je Nutzer und Monat. Die Vollversion ZEP Professional mit Faktura, Reisekosten und Ressourcenplanung liegt bei rund 18 Euro pro Nutzer und Monat. Zusatzmodule wie Dokumentenmanagement oder erweitertes Ticketsystem werden separat lizenziert. Eine kostenlose 30-Tage-Testversion ist verfügbar.

Implementierung und Einführung

Die Einführung von ZEP ist im Vergleich zu klassischen ERP-Projekten deutlich schlanker. Da das System als Cloud-Lösung ausgeliefert wird, entfaellt die Installation. Die typische Projektdauer liegt zwischen wenigen Wochen für kleine Teams und einigen Monaten für mittelgroße Beratungs- oder IT-Dienstleister mit komplexen Abrechnungslogiken. Das Onboarding wird durch standardisierte Implementierungspakete unterstuetzt, die Datenmigration aus Excel, Toggl oder anderen Zeiterfassungstools sowie individuelle Schulungen umfassen. Der Anbieter pflegt eine umfangreiche Online-Hilfe, regelmäßige Webinare und ein Anwenderforum. Für komplexere Customizings und Integrationsprojekte stehen zertifizierte Implementierungspartner zur Verfügung.

Schnittstellen und Oekosystem

Ein wichtiger Faktor in modernen IT-Landschaften ist die Schnittstellenfaehigkeit. ZEP bietet hier einen pragmatischen Mittelweg: Standardkonnektoren existieren zu DATEV (Lohn und Buchhaltung), Lexware, Personio, HubSpot, Microsoft Project, Excel und Outlook. Über die offene REST- und SOAP-API lassen sich daneben Eigenintegrationen zu Microsoft Teams, Slack, Jira, Confluence oder zu kundenspezifischen Reporting- und Data-Warehouse-Lösungen umsetzen. Single-Sign-on über SAML 2.0 oder OAuth ist für Enterprise-Editionen verfügbar. Das Oekosystem umfasst zudem zertifizierte Partner aus den Bereichen Buchhaltung, IT-Beratung und SAP-Implementierung.

Wettbewerb und Abgrenzung

Im Wettbewerb steht ZEP einerseits gegen reine Zeiterfassungstools wie clockodo, TimeTac oder MOCO, andererseits gegen umfangreiche PSA- und ERP-Plattformen wie Vertec, Projektron BCS oder internationale Anbieter wie Mavenlink. Im Vergleich zu reinen Zeiterfassungstools punktet ZEP durch ein deutlich tieferes Projekt- und Reisekostenmodul; gegenüber den größeren PSA-Suiten ist ZEP schlanker, schneller einfuehrbar und preislich attraktiver. Der klare Schwerpunkt auf deutsche und DACH-spezifische Anforderungen, etwa die DSGVO, das BAG-Urteil zur Zeiterfassung sowie GoBD-Vorgaben, ist ein starkes Differenzierungsmerkmal.

Fazit

ZEP ist eine der etabliertesten deutschen Lösungen für Zeiterfassung und Projekt-ERP im Dienstleistungssektor. Die Kombination aus rechtssicherer Zeiterfassung, durchgängiger Projektkostenrechnung und flexibler Faktura macht das System zu einer ernsthaften Alternative zu generischen ERP-Plattformen, sobald Projektgeschäft und abrechenbare Stunden im Mittelpunkt stehen. Wer ein cloud-basiertes, DSGVO-konformes Werkzeug für Beratungs-, IT- oder Agenturdienstleistungen sucht und Wert auf einen deutschsprachigen Anbieter mit Mittelstandsfokus legt, sollte ZEP in einer engeren Auswahl betrachten. Für Unternehmen mit starkem Handels- oder Produktionsanteil empfiehlt sich hingegen ein klassisches ERP mit Projektmodul.

Hersteller-Homepage von ZEP

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