ERP mit DATEV-Schnittstelle: 167 Anbieter im Überblick

Im DACH-Raum bietet praktisch jedes ernsthafte ERP-System eine DATEV-Anbindung, weil DATEV mit rund 80 Prozent Marktanteil bei den deutschen Steuerberatern der De-facto-Standard für den Datenaustausch ist; in unserem Verzeichnis nennen 167 von 307 erfassten Systemen explizit eine DATEV-Schnittstelle. Entscheidend ist allerdings nicht das bloße Vorhandensein, sondern die Tiefe der Integration. Ein reiner CSV-Export deckt die Mindestanforderung ab, während eine tiefe Anbindung an DATEV Unternehmen online inklusive Belegtransfer und Stammdaten-Abgleich deutlich mehr Handarbeit beim Steuerberater einspart. Prüfen Sie vor der Auswahl daher konkret, welche Variante das jeweilige ERP unterstützt.

Aktueller Standard für den Buchungsstapel-Export ist das EXTF-Format, eine CSV-Datei mit definierter Kopfzeile (Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Buchungszeitraum) und darunter den einzelnen Buchungszeilen. Das ältere Postversandformat (KNE/OBE) wird von DATEV für den Import seit der Jahreswechselumstellung 2017/2018 nicht mehr akzeptiert und gilt damit als abgelöst. Für moderne Setups empfiehlt sich zusätzlich die Anbindung an DATEV Unternehmen online oder die DATEVconnect-Schnittstelle, die strukturierte Daten ohne manuellen Dateiaustausch übertragen. Achten Sie darauf, dass Ihr ERP-Anbieter Formataktualisierungen zeitnah nachzieht, da DATEV die Spezifikation regelmäßig fortschreibt.

Bei vielen Cloud-ERPs ist der DATEV-Export bereits im Standard-Lizenzumfang enthalten und verursacht keine Zusatzkosten. Bei klassischen Mittelstands-ERPs wird die DATEV-Anbindung dagegen häufig als kostenpflichtiges Add-on geführt, das je nach Anbieter mit einem einmaligen Betrag im niedrigen vierstelligen Bereich plus laufender Wartung zu Buche schlägt. Generell sollten Sie beachten, dass reine Lizenzgebühren bei ERP-Projekten meist nur etwa ein Viertel bis ein Drittel der Gesamtkosten ausmachen, während der größere Teil auf Einführung, Customizing, Schulung und Datenmigration entfällt. Lassen Sie sich daher die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle als separaten Posten ausweisen.

Ja, das ist über DATEVconnect beziehungsweise die DATEV-REST-Schnittstellen sowie über DATEV Unternehmen online möglich, sodass Buchungssätze und Belege ohne manuellen Dateiexport nahezu in Echtzeit übergeben werden. Eine solche direkte Anbindung reduziert Medienbrüche und Fehlerquellen gegenüber dem klassischen EXTF-Datei-Austausch deutlich, setzt je nach Variante aber eine lokale DATEV-Installation und eine Zertifizierung des Anbieters als DATEV-Partner voraus. Allerdings unterstützt bislang nur ein Teil der ERP-Systeme diese tiefe Integration, vorrangig Cloud-Lösungen. Wer auf automatisierten Belegtransfer Wert legt, sollte dies vor der Auswahl explizit beim Anbieter erfragen, da viele Systeme weiterhin ausschließlich den dateibasierten Export bieten.

Eine professionelle DATEV-Schnittstelle sollte beide DATEV-Standardkontenrahmen wählbar machen, da SKR03 und SKR04 die mit Abstand am häufigsten genutzten Kontenrahmen sind. SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip am Geschäftsablauf orientiert, während SKR04 dem Abschlussgliederungsprinzip folgt und sich am Aufbau von Bilanz und GuV ausrichtet; welcher Rahmen passt, gibt in der Regel der Steuerberater vor. Das ERP muss die Buchungskonten korrekt auf den gewählten Rahmen mappen, damit beim Import keine manuelle Nacharbeit entsteht. Sinnvoll ist außerdem die Unterstützung von Kostenstellen und Kostenträgern sowie ein revisionssicherer, GoBD-konformer Export-Prozess.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können; diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist für alle, also auch für Kleinunternehmer. Die verpflichtende Ausstellung folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze, wobei Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931). Eine gute ERP-DATEV-Anbindung sollte diese Formate erzeugen beziehungsweise verarbeiten und die Belege medienbruchfrei an DATEV Unternehmen online weiterreichen, damit gesetzliche Pflicht und automatisierter Belegtransfer in einem Workflow zusammenlaufen.