Zum Inhalt springen

Häufig gestellte Fragen

Welcher Anteil der ERP-Gesamtkosten entfällt typischerweise auf die Lizenz?

In realen Projekten machen reine Lizenz- oder Subskriptionsgebühren nur etwa 20 bis 35 Prozent der Fünf-Jahres-TCO aus; der weitaus größere Teil entfällt auf Implementierung, internen Aufwand, Schulung, Schnittstellen, Betrieb und Wartung. Branchenauswertungen zeigen, dass Unternehmen die Gesamtkosten um 40 bis 60 Prozent unterschätzen, wenn sie sich allein auf den vom Anbieter genannten Software-Preis verlassen. Die Implementierungsdienstleistungen sind dabei der größte Einzelblock und liegen häufig beim Ein- bis Dreifachen der Lizenzkosten des ersten Jahres. Eine belastbare TCO-Rechnung erfasst deshalb alle direkten und indirekten Posten über den gesamten Lebenszyklus statt nur die Angebotssumme.

Welcher Zeithorizont ist für eine TCO-Berechnung sinnvoll?

Standard sind fünf Jahre, weil sie einen kompletten Investitions- und Releasezyklus abdecken und damit auch einen ersten größeren Versionswechsel einschließen. Bei Cloud- und SaaS-Modellen lohnt zusätzlich eine Sieben- bis Zehn-Jahres-Sicht, weil die laufenden Subskriptionsgebühren erst über die Zeit ihren vollen Effekt entfalten und sich jährliche Preissteigerungen kumulieren. Wichtig ist, dass das erste Jahr durch Implementierung und Migration regelmäßig drei- bis fünfmal so teuer ausfällt wie ein eingeschwungenes Betriebsjahr. In der Praxis variiert die genaue Ausgestaltung je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups.

Wie hoch sind interne Aufwände typischerweise?

Im Mittelstand machen interne Aufwände wie Projektleitung, Key-User, IT und Testing erfahrungsgemäß zwischen 25 und 40 Prozent der Gesamt-TCO aus. Sie sind der am häufigsten unterschätzte Posten, weil sie in keinem Anbieterangebot stehen, und sollten in der Wirtschaftlichkeitsrechnung nie fehlen, auch wenn sie bilanziell nicht kapitalisierbar sind. Hinzu kommen Produktivitätsverluste während der Einführung, wenn Mitarbeitende für das Projekt von ihren operativen Aufgaben abgezogen werden. In der Praxis variiert die genaue Höhe je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups.

Ist Cloud-ERP über fünf Jahre günstiger als On-Premise?

Pauschal lässt sich das nicht sagen, auch wenn einige Analysen Cloud-Modellen über fünf Jahre eine niedrigere TCO bescheinigen. In den ersten 24 Monaten sind Cloud-Lösungen meist günstiger, weil die hohe Anfangsinvestition in Lizenzen und Hardware entfällt und Wartung, Updates und Hosting im Abo enthalten sind. Über die volle Laufzeit entscheidet hingegen das Lizenzmodell, die jährliche Subskriptionssteigerung von oft fünf bis zehn Prozent sowie der Customizing- und Nutzerwachstums-Bedarf, während On-Premise-Wartung typischerweise mit 18 bis 22 Prozent der Lizenz pro Jahr zu Buche schlägt. Eine individuelle Gegenüberstellung auf Basis des eigenen Mengengerüsts ist daher immer Pflicht.

Welche TCO-Posten werden in der Erstkalkulation am häufigsten vergessen?

Regelmäßig fehlen Releasewechsel- und Update-Kosten, die auch bei Cloud-Modellen Aufwand für Anpassung, Test und Re-Training verursachen, sowie die laufende Pflege von Schnittstellen, wenn angebundene Drittsysteme wie DATEV, EDI-Provider oder CRM ihre Schnittstellen aktualisieren. Ebenfalls unterschätzt wird die Datenmigration, deren Stammdatenbereinigung allein 15 bis 20 Prozent des Implementierungsbudgets verschlingen kann. Hinzu kommen Lizenzaudits und Nachlizenzierungen bei wachsender Nutzerzahl, compliance-getriebener Anpassungsaufwand etwa für die E-Rechnung oder GoBD sowie Exit-Kosten am Vertragsende für Datenexport und Wechselberatung. Wer diese Positionen ignoriert, unterschätzt die Gesamtkosten erfahrungsgemäß um 15 bis 25 Prozent.

Gibt es Förderprogramme, die die ERP-Kosten senken können?

Das bekannte Bundesprogramm Digital Jetzt ist ausgelaufen und nimmt keine Neuanträge mehr an, sodass aktuell andere Wege im Vordergrund stehen. Eine breit nutzbare Option ist der ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW (Förderprodukt 511/512) mit zinsgünstigen Darlehen, der je nach Konstellation mit einem Tilgungszuschuss kombiniert werden kann. Daneben fördern die BAFA-Beratungsförderung für KMU sowie regionale Landesprogramme wie der Digitalbonus Bayern Beratungs- und Digitalisierungsleistungen mit Zuschüssen oder günstigen Konditionen. Da sich Programme, Fristen und Konditionen laufend ändern, sollten Sie die aktuelle Förderfähigkeit vor Projektstart individuell prüfen, etwa über die IHK oder ein Mittelstand-Digital Zentrum.