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Häufig gestellte Fragen

Was gehört in eine ERP-Lastenheft-Vorlage?

Eine vollständige ERP-Lastenheft-Vorlage deckt typischerweise rund ein Dutzend Standardkapitel ab: Unternehmensvorstellung und Mengengerüst, Ist-Analyse, Zielsetzung, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, Schnittstellen, Datenmigration, Berechtigungen und Compliance, Reporting, Implementierung sowie den vertraglichen Rahmen. Den Kern bildet der priorisierte Anforderungskatalog, in dem jede Einzelanforderung mit einer eindeutigen ID, einem Modul, einer messbaren Beschreibung und einem Akzeptanzkriterium erfasst wird. In einer Excel-Vorlage lassen sich zusätzlich Bewertungsspalten je Anbieter ergänzen, sodass das Lastenheft direkt zur Vergleichsmatrix wird. Maßgeblich ist, dass beschrieben wird, was das System leisten soll, und nicht, wie ein bestimmter Anbieter es technisch löst.

Wie lang sollte ein ERP-Lastenheft sein und wie viele Anforderungen gehören hinein?

Im B2B-Mittelstand bewegt sich ein praxistaugliches ERP-Lastenheft meist zwischen etwa 15 und 40 Seiten, während komplexere Vorhaben 40 bis 80 Seiten erreichen können. Lastenhefte mit deutlich über 100 Seiten kommen vor, tragen nach Einschätzung vieler Auswahlberater aber nicht automatisch zu einem erfolgreichen Projekt bei, weil sie schwer abstimmbar werden und den Blick von den Prozessen auf reine Funktionslisten verschieben. Sinnvoller ist die Faustregel so lang wie nötig, so kurz wie möglich, mit Fokus auf die wirklich differenzierenden Anforderungen. Bei der Anzahl der Einzelanforderungen reichen die Bandbreiten von einigen Dutzend bis zu mehreren hundert Funktionspunkten je nach Branche und Prozesstiefe.

Was bedeutet die MoSCoW-Priorisierung im Lastenheft?

MoSCoW ist ein Akronym aus Must have, Should have, Could have und Won't have und dient dazu, jede Anforderung eindeutig nach Wichtigkeit einzustufen. Must-have-Anforderungen sind ohne Alternative und entscheiden über Zu- oder Absage eines Anbieters, Should-have ist wichtig aber nicht projektkritisch, Could-have ist wünschenswert und Won't-have wird bewusst auf eine spätere Roadmap verschoben. Die Methode wurde 1994 von Dai Clegg im Kontext der Rapid Application Development entwickelt und über die agile Dynamic Systems Development Method (DSDM) verbreitet. Ohne eine solche Priorisierung wird ein Lastenheft schnell zur Wunschliste, was die Aufwandsschätzungen und Angebote der Anbieter unnötig in die Höhe treibt.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft wird laut DIN 69901-5 als Gesamtheit der vom Auftraggeber festgelegten Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers definiert und beschreibt damit das Was und Wofür. Das Pflichtenheft umfasst nach derselben Norm die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben auf Basis des Lastenhefts und beantwortet das Wie und Womit. Im ERP-Projekt erstellt also das auswählende Unternehmen das Lastenheft, während der ausgewählte Anbieter darauf mit einem Pflichtenheft antwortet. Weitere Details finden sich im Glossar Lastenheft und unter Pflichtenheft.

Wer schreibt das ERP-Lastenheft und wie lange dauert die Erstellung?

Verantwortlich ist klassisch das Projektteam des auswählenden Unternehmens mit Input aus den Fachbereichen, häufig unterstützt durch externe Auswahlbegleitung. Die Erstellung im Mittelstand dauert je nach Komplexität, verfügbaren Ressourcen und Abstimmungsaufwand meist mehrere Wochen bis Monate, häufig werden mindestens drei bis sechs Monate angesetzt, bei großen Vorhaben auch deutlich länger. In dieser Zeit fallen Workshops zur Ist-Aufnahme, Reviews mit den Fachabteilungen und mehrere Abstimmungsschleifen an. Erfahrungsgemäß lohnt es sich, von Beginn an realistische Puffer einzuplanen, da Projektzeitpläne in der Praxis regelmäßig überschritten werden.

Gibt es eine kostenlose ERP-Lastenheft-Vorlage als Excel- oder Word-Download?

Ja, mehrere Anbieter und Fachportale stellen kostenlose ERP-Lastenheft-Vorlagen als Excel- oder Word-Datei bereit, teils mit umfangreichen Funktionskatalogen von mehreren hundert Funktionsbereichen. Eine Excel-Vorlage eignet sich besonders gut für den Anforderungskatalog, weil sich Filter, Priorisierung und eine Bewertung je Anbieter direkt abbilden lassen, während ein Word-Dokument als Vertragsanlage dient. Manche Vorlagen orientieren sich an der DIN 69901-5 als Strukturrahmen. Wichtig ist, generische Vorlagen nicht ungeprüft zu übernehmen, sondern um die eigenen Mengengerüste, Schnittstellen und branchenspezifischen Prozesse zu ergänzen.