ERP für Elektro-Handwerk – Software für Elektrobetriebe

Im deutschen Elektro-Handwerk sind unter anderem Streit V.1, pds, KWP (mit der Produktlinie Label Software), Sander & Doll und WinWorker verbreitet, die jeweils elektrospezifische Module für Großhandelsanbindung, Prüfprotokolle und mobile Erfassung mitbringen. Im Mittelstand werden zusätzlich generalistische Lösungen wie Sage 100 mit Branchenaufsatz eingesetzt, etwa wenn neben dem Handwerk auch Handel oder Fertigung abzubilden ist. Branchenspezifische Systeme reduzieren den Customizing-Aufwand und decken Spezialprozesse wie IDS-Connect oder DGUV-V3-Verwaltung ab Werk ab, sind pro Lizenz aber häufig teurer als rein generische Software. Welche Lösung passt, hängt stark von Betriebsgröße, Sortimentstiefe und der vorhandenen IT-Landschaft ab.

Eine pauschale Zahl gibt es nicht, da Preise mit Mitarbeiterzahl, Modulumfang und Lizenzmodell stark variieren. Im Mittelstand liegen die Implementierungskosten erfahrungsgemäß im Bereich von rund 2.500 bis 6.000 EUR pro Arbeitsplatz, während Cloud-Abonnements je nach Anbieter ab etwa 60 EUR pro Monat und Nutzer beginnen. Bei klassischen On-Premise-Modellen kommen jährliche Wartungs- und Update-Gebühren hinzu, die in der Branche typischerweise bei 18 bis 22 Prozent der Lizenzsumme liegen. Spezialmodule für PV-Projektierung, Förderanträge oder Wartungsverträge werden oft separat als Add-on lizenziert und sollten in der Gesamtkostenrechnung berücksichtigt werden.

ETIM ist der De-facto-Standard für die Klassifikation von Elektromaterial-Stammdaten und damit faktisch Pflicht, um Artikeldaten ohne manuelle Pflege aus dem Elektrogroßhandel zu übernehmen. Ergänzend sorgen Schnittstellen wie IDS-Connect, UGL und Datanorm für den laufenden Datenaustausch von Preisen, Verfügbarkeiten und Bestellungen mit Großhändlern wie Sonepar, Rexel oder Würth. Über IDS-Connect lassen sich aktuelle Preise und Lieferzeiten direkt aus dem Großhandelskatalog in die Kalkulation übernehmen, was redundante Artikelstämme überflüssig macht. Mehr zu den zugrundeliegenden Standards steht im Beitrag ERP für technischen Großhandel.

Die DGUV Vorschrift 3 (vormals BGV A3) verlangt wiederkehrende Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel, deren Fristen über eine Gefährdungsbeurteilung festzulegen sind; als Richtwerte gelten etwa sechs Monate für ortsveränderliche Geräte, auf Baustellen drei Monate, mit Höchstwerten von einem Jahr in Werkstätten und bis zu zwei Jahren in Büroumgebungen. Ein ERP bildet die geprüften Geräte und Anlagen im Stammdatenmodell ab, verwaltet die Prüffristen automatisiert und erstellt revisionssichere Prüfprotokolle samt Wiedervorlage. Mobile Service-Apps ermöglichen es zudem, Messwerte und Fotodokumentation direkt vor Ort zu erfassen. Durchführen darf die Prüfung weiterhin nur eine zur Prüfung befähigte Person (Elektrofachkraft) nach TRBS 1203 – das ERP unterstützt die Dokumentation, ersetzt aber nicht die fachliche Bewertung.

Die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, sodass jeder Elektrobetrieb E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können muss. Die Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen folgt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle übrigen Betriebe. Maßgebliche Formate sind in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD, wobei ZUGFeRD als Hybridformat zusätzlich eine menschenlesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten mitführt. Gegenüber Privatkunden (B2C) bleiben PDF- oder Papierrechnungen weiterhin zulässig; eine E-Rechnung an Privatkunden erfordert deren Zustimmung. Ein modernes ERP mit DATEV-Schnittstelle deckt Erstellung, Versand und Archivierung dieser Formate ab.

Mit dem Wachstum von Photovoltaik, Speichern, Wallboxen und Wärmepumpen verschiebt sich das Geschäft hin zu projekt- und förderintensiven Aufträgen, die ein ERP abbilden sollte. Wichtig sind eine Anbindung an das Marktstammdatenregister (MaStR) – stromerzeugende Anlagen und Speicher müssen dort innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme registriert werden, andernfalls drohen Bußgeld und Verlust der EEG-Vergütung – sowie Workflows für die Genehmigung beim Netzbetreiber. Hinzu kommen Vorlagen und Tracking für Förderanträge bei KfW, BAFA und BEG, Inbetriebnahme- und VDE-Prüfprotokolle, Hersteller-Garantieregistrierung sowie eine saubere Aufmaß- und Fotodokumentation. Da diese Prozesse oft parallel zum klassischen Stunden- und Materialgeschäft laufen, sind flexible Abrechnungsarten und eine projektbezogene Akte entscheidend.