ERP-RFP-Prozess: vom Lastenheft zur Anbieter-Entscheidung

Ein RFP-Prozess (Request for Proposal) ist die strukturierte Form der ERP-Auswahl: das Unternehmen erstellt ein Lastenheft, lädt eine vorqualifizierte Anbieter-Long-List zur Angebots-Abgabe ein, bewertet die Antworten systematisch und schließt mit Demo-Phase plus Vertragsverhandlung ab. Im DACH-Mittelstand ist das der Best-Practice-Pfad für ERP-Investitionen ab etwa 100.000 € Volumen.

Dieser Beitrag beschreibt den Prozess phasenweise — mit konkreten Zeitabschätzungen, Entscheidungs-Tools und den Stolpersteinen, die wir in der Beratungspraxis am häufigsten sehen.

Phase 1: Vorbereitung und Bedarfsanalyse (4-8 Wochen)

Bevor das eigentliche RFP losgeht, klärt das Unternehmen intern: Stakeholder-Mapping (wer ist betroffen, wer entscheidet, wer hat Veto-Recht), Ziel-Definition (Wachstum, Compliance, Effizienz, Migration aus Altsystem — die Reihenfolge der Ziele bestimmt die Anbieter-Auswahl maßgeblich), Budget-Bandbreite (realistisch für die nächsten 5 Jahre TCO, nicht nur Jahr 1), Geographische Reichweite (national, EU, global). Output dieser Phase ist ein 4-8-Seiten-Briefing-Papier, das den Rahmen aller folgenden Schritte absteckt. Wer hier oberflächlich arbeitet, läuft in jeder Folgephase gegen Korrekturschleifen.

Phase 2: Lastenheft-Erstellung (4-12 Wochen)

Das Lastenheft ist das Herz des RFP. Strukturierte Anforderungen, gegliedert nach Funktions-bereichen (Stammdaten, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Lager, Finanzen, Reporting), Schnittstellen, technischen Anforderungen, Service-Levels und Vertragsgestaltung. Jede Anforderung wird mit Priorität versehen — typisch MUSS (Vergabe-relevant), SOLL (Bewertungs-relevant), KANN (Bonus). Wichtig: Anforderungen werden in der eigenen Sprache geschrieben, nicht aus Anbieter-Broschüren kopiert — sonst hat schon ein Bias den Prozess verzerrt. Die Lastenheft-Vorlage auf erp-software.org bietet eine neutrale Struktur als Startpunkt.

Phase 3: Long-List und Vorqualifizierung (2-4 Wochen)

Aus 50-200 in Frage kommenden Anbietern wird eine Long-List von 8-15 abgeleitet. Filter-Kriterien: Branchen-Erfahrung (Anbieter mit mind. 3 Referenzen in der eigenen Branche), Unternehmens-Größenklasse (Mittelstandslösung für Mittelständler, Enterprise-Lösung für Konzerne), Marktstabilität (Anbieter sollte mind. 5 Jahre im Markt sein), Regionalität (DACH-Präsenz für Service und Schulung). Das Lastenheft wird zusammen mit einem Begleitbrief verschickt, der den Erwartungs-Rahmen klar formuliert — Antwort-Frist (typisch 4-6 Wochen), Format der Antwort, Bewertungs-Kriterien.

Phase 4: Angebote bewerten (3-5 Wochen)

Anbieter liefern ihre Antworten — typisch ein 50-200-Seiten-PDF plus Excel-Sheet zur Anforderungs-Erfüllung. Bewertungs-Tools sind hier zentral: ein einheitlicher Bewertungs-Bogen pro Anbieter mit Punkten (1-5) je Anforderung, gewichtet nach Priorität. Empfehlung: 3-4 Stakeholder bewerten unabhängig, dann Konsens-Diskussion. Häufiger Fehler: nur einzelne Stakeholder bewerten, persönliche Bias dominieren das Ergebnis. Output: Shortlist mit 2-3 Finalisten, deren Demo-Phase folgen kann.

Phase 5: Demos und Referenz-Checks (4-8 Wochen)

Jeder Shortlist-Anbieter zeigt die gleichen Use-Cases — vom Unternehmen vorgegeben, nicht vom Anbieter ausgewählt. Demo-Skripte sollten die kritischen Prozesse abdecken (z. B. Auftragsanlage mit Konditions-Berechnung, Disposition mit Rückständen, Buchungslauf). Wichtig: Eigenes Datenmaterial verwenden — generische Anbieter-Daten täuschen über Customizing-Aufwände hinweg. Parallel Referenz-Calls: Telefonate mit 2-3 Bestandskunden des Anbieters, möglichst aus der eigenen Branche und Größenklasse. Häufige Schwäche: Referenzen werden vom Anbieter ausgewählt, sind also mit positiven Erfahrungen vorgefiltert — gegensteuern durch zusätzliche Recherche (LinkedIn-Suche nach Implementierern bei ehemaligen Kunden).

Phase 6: Vertragsverhandlung und Entscheidung (4-8 Wochen)

Mit dem Lieblings-Anbieter wird verhandelt: Lizenz-Konditionen (Pro-User-Preis, Volumen-Rabatte, Concurrent vs. Named Users), Wartungs-Sätze (Standard sind 18-22 % der Lizenz pro Jahr — verhandelbar bei größeren Deals), Implementierungs-Tagessätze, Service-Level-Agreements für Hosting/Support, Eskalations-Klauseln für Projekt-Probleme, Exit-Bedingungen (Datenexport-Format, Lizenz-Wirkung bei Anbieter-Insolvenz). Realistische Verhandlungs-Spielräume: 10-25 % bei Lizenz, 5-15 % bei Implementierungs-Tagessätzen, 3-7 % bei Wartung. Wer parallel mit zwei Finalisten verhandelt, erzielt typisch bessere Ergebnisse — das ist legitim, sollte aber transparent sein.