Häufig gestellte Fragen
Welches DATEV-Format sollte heute für die Übergabe genutzt werden?
Für den Datei-Export ist heute das CSV-basierte DATEV-Format (EXTF/DTVF) Standard, das das ältere DATEV-Postversandformat (ASCII/KNE) abgelöst hat; dabei steht EXTF für Dateien aus externen Programmen wie ERP-Systemen und DTVF für Daten aus DATEV-Anwendungen. Jede EXTF-Datei besteht aus einem Header mit Metadaten (etwa Formatkennung, Versionsnummer, Datenkategorie, Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahr) und den eigentlichen Buchungszeilen. Bei Cloud- und Automatisierungsstrategien lohnt zusätzlich der Blick auf die API-gestützte Anbindung über DATEVconnect oder den Buchungsdatenservice. Die genaue Ausgestaltung variiert in der Praxis je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups.
Worin unterscheiden sich Datei-Export, DATEV Unternehmen online und DATEVconnect?
Der klassische Datei-Export erzeugt eine DATEV-Format-Datei, die manuell oder automatisiert in die Kanzleisoftware importiert wird, und ist eine reine Einbahn-Übergabe. DATEV Unternehmen online ist dagegen eine Cloud-Plattform, über die Belege und Buchungsdaten digital hochgeladen und zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei geteilt werden. DATEVconnect ist eine Programmierschnittstelle (API), die eine lokale DATEV-Installation voraussetzt und Buchungen, Stammdaten und teils Lohndaten automatisiert austauscht. Welcher Weg sinnvoll ist, hängt davon ab, ob nur ein periodischer Export oder eine kontinuierliche, nahezu echtzeitnahe Integration gewünscht ist.
Welcher Kontenrahmen ist für die DATEV-Anbindung relevant – SKR 03 oder SKR 04?
In Deutschland sind die DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 am weitesten verbreitet, und das ERP-System muss seine Sachkonten konsistent zu dem in der Kanzlei genutzten Rahmen führen. Der SKR 03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip und orientiert sich an betrieblichen Abläufen, während der SKR 04 dem Abschlussgliederungsprinzip folgt und sich an der Struktur von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung ausrichtet. Inhaltlich unterscheiden sich die beiden Rahmen vor allem in der Nummerierung und Anordnung der Konten, nicht im grundsätzlichen Buchungslogik-Umfang. Welcher Rahmen verwendet wird, sollte früh mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden, da er die Kontenzuordnung im ERP-Customizing maßgeblich bestimmt.
Warum fehlen nach dem DATEV-Export einzelne Buchungen oder Steuerschlüssel?
Eine häufige Ursache sind ungültige oder fehlende Steuer- beziehungsweise Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel): Datensätze ohne korrektes Kennzeichen können beim Import aussortiert werden, sodass Buchungen scheinbar verschwinden. Weitere typische Fehlerquellen sind abweichende Kontenlängen zwischen ERP und DATEV, Buchungen mit Betrag 0,00 Euro, die DATEV grundsätzlich nicht akzeptiert, sowie fehlende Wirtschaftsjahre oder unsaubere Stammdaten. In der Praxis liegen diese Probleme meist nicht an DATEV selbst, sondern an der ERP-seitigen Konfiguration und Stammdatenpflege. Eine vorgeschaltete Validierung der Buchungsstapel vor der Übergabe reduziert solche Differenzen erheblich.
Wie geht eine DATEV-Schnittstelle mit der E-Rechnungspflicht um?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, bei denen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 und alle übrigen ab 2028 verpflichtend E-Rechnungen ausstellen müssen. Zulässig sind strukturierte Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine moderne DATEV-Anbindung sollte solche Formate verarbeiten und die zugehörigen Belegdaten korrekt an Buchungssätze knüpfen können. Die DATEV-Schnittstelle ist dabei selbst kein Rechnungsformat, sondern der Übergabeweg für die aus der E-Rechnung gewonnenen Buchungs- und Belegdaten.
Können auch ausländische Tochtergesellschaften an DATEV angebunden werden?
Grundsätzlich ja, da DATEV mehrere Kontenrahmen und internationale Auswertungen unterstützt, die Anbindung ausländischer Einheiten ist jedoch komplexer als im rein nationalen Fall. In Two-Tier-ERP-Konstellationen werden ausländische Buchungen häufig im lokalen System nach landesspezifischen Vorgaben geführt und nur die verdichteten Ergebnisse für die Konsolidierung übergeben. Maßgeblich sind dabei abweichende Steuerregeln, Kontenstrukturen und gesetzliche Anforderungen des jeweiligen Landes. Die konkrete Lösung sollte eng mit der Steuerkanzlei und gegebenenfalls einem auf internationale Rechnungslegung spezialisierten Berater abgestimmt werden.