xRechnung und E-Rechnung – elektronische Rechnungsstellung im ERP
Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie ohne Medienbruch automatisiert verarbeitet werden kann. xRechnung ist der in Deutschland verbindliche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und auch im B2B-Bereich zunehmend Pflicht.
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland ab 2025 schrittweise verpflichtend. Empfangsbereitschaft besteht bereits seit Anfang 2025; die Pflicht zum Versand greift gestaffelt 2027 und 2028. ERP-Systeme müssen diese Anforderungen sowohl beim Eingang als auch beim Ausgang abbilden.
Standards und Formate
Die europäische Norm EN 16931 definiert das semantische Datenmodell einer E-Rechnung. In Deutschland sind zwei Ausprägungen weit verbreitet: xRechnung (rein XML-basiert, Pflicht im B2G-Bereich) und ZUGFeRD (hybrid – PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Beide Formate sind EN-16931-konform und erfüllen die Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne des UStG.
Auf europäischer Ebene gewinnt das Peppol-Netzwerk an Bedeutung: ein offener Verbund für den Austausch strukturierter Geschäftsdokumente. Auch ViDA (VAT in the Digital Age) wird die Anforderungen mittelfristig vereinheitlichen.
Umsetzung im ERP-System
ERP-Systeme müssen E-Rechnungen sowohl ausstellen als auch verarbeiten können. Beim Versand werden Rechnungen aus dem Modul Vertrieb/Faktura im geforderten XML-Format generiert und über E-Mail, Peppol oder ein dediziertes Portal übertragen. Beim Empfang werden eingehende Rechnungen automatisch validiert, in den Eingangsrechnungsworkflow überführt, mit Bestellungen abgeglichen und gebucht.
Wichtige Funktionen sind: Validierung gegen das Schema, Pflichtfelder gemäß § 14 UStG, Speicherung des Originalformats für die Aufbewahrungsfrist (GoBD), Anbindung an Workflows zur Rechnungsfreigabe und Verbuchung in der Finanzbuchhaltung sowie nahtlose Übergabe an die DATEV-Schnittstelle oder vergleichbare Buchhaltungssysteme.
Pflichtangaben und Validierung
Eine xRechnung muss neben den klassischen Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG) zusätzliche strukturierte Angaben enthalten – etwa Leitweg-ID bei öffentlichen Aufträgen, Käufer- und Verkäuferreferenz, Bankverbindung, Steueraufschlüsselung. ERP-Systeme prüfen diese Angaben vor dem Versand maschinell und verhindern fehlerhafte Übermittlungen.
Wirtschaftliche Vorteile
Strukturierte E-Rechnungen reduzieren manuelle Erfassungsaufwände, Fehler und Bearbeitungszeiten erheblich. Studien belegen Einsparungen von bis zu 60 Prozent gegenüber Papier- oder PDF-Rechnungen. Skontoausnutzung steigt, Liquiditätsplanung wird präziser, und die Compliance-Anforderungen aus GoBD und UStG werden durchgängig erfüllt.
Übermittlungswege und technische Integration
Im B2B-Bereich sind verschiedene Übertragungswege üblich: einfacher E-Mail-Versand mit XML- oder PDF-Anhang, Peppol-Netzwerk für grenzüberschreitende Transaktionen, EDI-Standards wie EDIFACT INVOIC für etablierte Lieferantenbeziehungen sowie spezialisierte Rechnungsportale großer Konzerne. Im B2G-Bereich (öffentliche Verwaltung) ist in Deutschland die Übermittlung an die ZRE (Bund) bzw. die OZG-RE (Länder) Pflicht.
Die ERP-Integration erfolgt über Konnektoren oder Middleware-Plattformen, die Formate konvertieren, validieren und Übertragungsprotokolle abwickeln. Wichtig sind Empfangsbestätigungen, Fehlerbehandlung, Wiederholungslogiken und ein revisionssicheres Archiv aller eingehenden und ausgehenden Belege.
Eingangsrechnungsworkflow und Automatisierung
Strukturierte E-Rechnungen ermöglichen einen weitgehend automatisierten Eingangsprozess. Aus dem XML werden Lieferant, Bestellnummer, Positionen und Beträge ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen (3-Way-Match) und bei Übereinstimmung automatisch zur Buchung freigegeben. Abweichungen werden über einen Workflow zur Klärung an Einkauf oder Fachbereich geleitet.
So sinkt der Bearbeitungsaufwand pro Rechnung von typischerweise 12 bis 18 Euro auf 2 bis 4 Euro. KI-gestützte Erkennung kann zusätzlich Buchungen vorschlagen, Kostenstellen ableiten und Anomalien im Lieferantenverhalten erkennen.
Häufige Fragen
- Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?
- Nein. Eine reine PDF-Rechnung ist im Sinne der neuen Definition keine E-Rechnung, da sie nicht strukturiert maschinell verarbeitet werden kann. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format haben (xRechnung als reines XML oder ZUGFeRD als hybrides PDF mit eingebettetem XML).
- Welche Übergangsfristen gelten in Deutschland?
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Empfänger in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der verpflichtende Versand greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Bis dahin sind weiterhin sonstige Formate mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Wie wird eine E-Rechnung archiviert?
- E-Rechnungen sind im Originalformat (XML bzw. PDF/A-3) zehn Jahre revisionssicher, unverändert und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die Anforderungen ergeben sich aus § 14b UStG und den GoBD.