Häufig gestellte Fragen
Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?
Nein, eine reine PDF- oder eingescannte Papierrechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, weil ihre Inhalte nicht strukturiert maschinell verarbeitet werden können. Eine echte E-Rechnung muss ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931 haben, in Deutschland also XRechnung als reines XML oder ZUGFeRD als hybrides PDF mit eingebettetem XML. Das bloße Bild eines Belegs wird im Gesetz ausdrücklich den sonstigen Rechnungen zugeordnet und nicht den E-Rechnungen. Entscheidend ist somit nicht die optische Lesbarkeit, sondern die strukturierte Datenebene, die ein ERP- oder Buchhaltungssystem ohne Medienbruch auslesen kann.
Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Empfänger E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können; diese Empfangspflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist. Die Versandpflicht greift gestaffelt: Bis Ende 2026 dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Für kleinere Unternehmen unterhalb dieser Schwelle verlängert sich die Schonfrist bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 sind dann grundsätzlich alle inländischen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung auszustellen, wobei ein etabliertes EDI-Verfahren unter Bedingungen weiter genutzt werden kann.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber technisch. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare Darstellung und ist als nationale Ausprägung (CIUS) der vorgeschriebene Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im B2G-Bereich, wo sie unter anderem die Leitweg-ID als Pflichtfeld verlangt. ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Format, bei dem ein menschenlesbares PDF/A-3 ein strukturiertes XML einbettet, sodass dieselbe Datei sowohl angezeigt als auch automatisiert ausgelesen werden kann. Im B2B gilt ZUGFeRD ab dem EN-16931-Profil oft als pragmatischer Einstieg, weil Empfänger die PDF-Ansicht direkt sehen, während beide Formate ab diesem Profil zur Norm konform und untereinander austauschbar sind.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen und empfangen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der aktiven Ausstellungspflicht befreit (geregelt in § 34a UStDV), müssen aber wie alle anderen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Empfangspflicht gilt unbefristet und ohne Übergangsregelung, sobald ein Lieferant eine strukturierte B2B-Rechnung übermittelt. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Rechnungen an Privatpersonen im B2C-Bereich. In der Praxis sollte daher auch ein kleines Unternehmen frühzeitig eine Lösung schaffen, mit der eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien geöffnet und archiviert werden können.
Wie wird eine E-Rechnung archiviert?
E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat (XML bzw. PDF/A-3 mit eingebettetem XML) revisionssicher, unveränderbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, wobei für ältere, am 31.12.2024 noch laufende Fristen sowie bestimmte Aufzeichnungen weiterhin zehn Jahre gelten können. Rechtsgrundlage sind § 14b UStG und die GoBD, die ein nachvollziehbares Verfahren und den Erhalt der Originaldatei verlangen; eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht reicht nicht aus, da die strukturierten Daten selbst Bestandteil des Belegs sind. Die konkrete Umsetzung erfolgt im ERP-System meist über ein integriertes oder angebundenes Dokumentenmanagement-System (DMS) und sollte mit dem jeweiligen Anbieter abgestimmt werden.
Wie wird eine E-Rechnung übermittelt?
Das Gesetz schreibt keinen festen Übertragungsweg vor, solange die Rechnung im zulässigen strukturierten Format vorliegt; in der Praxis sind E-Mail, Lieferantenportale und das Peppol-Netzwerk üblich. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die zentrale Adressierung über die Leitweg-ID erforderlich, die als Pflichtfeld in die XRechnung aufgenommen wird. Peppol gilt nach Angaben der Bundesverwaltung als der einzige Übertragungsweg, der eine durchgängig automatisierte Machine-to-Machine-Kommunikation und den Massenversand unterstützt, und wird daher für höhere Volumina bevorzugt. Da der Empfänger jedoch nicht jeden Kanal verarbeiten muss, sollte der Übertragungsweg vorab zwischen den Geschäftspartnern oder mit dem öffentlichen Auftraggeber abgestimmt werden.