ERP-Requirements Document-Vorlage 2026: Beispiel, Aufbau und Excel-Download

Eine ERP-Requirements Document-Vorlage spart Zeit und sorgt für strukturierte Anforderungen. Diese Seite zeigt den typischen Aufbau, das Beispiel-Inhaltsverzeichnis, häufige Fehler und gibt einen kostenlosen Strukturvorschlag (Excel-Format) für die ERP Selection im Mid-Market.

Inhalt

Was gehört in ein ERP-Requirements Document?
MoSCoW-Priorisierung im Requirements Document
Excel-Vorlage Aufbau
Häufige Requirements Document-Fehler
Excel vs Word vs Confluence — was passt wann?
12-Kapitel-Struktur des perfekten Requirements Documents
Excel-Vorlage: Anforderungs-Matrix-Spalten
Frequently Asked Questions
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Was gehört in ein ERP-Requirements Document?

Ein gutes Requirements Document hat 12 Standardkapitel:

Unternehmensvorstellung: Branche, Größe, Standorte, Mengengerüst
Ist-Analyse: aktuelle Systeme, Probleme, Lücken
Strategische Ziele: Wachstum, Internationalisierung, Cloud
Funktionale Anforderungen: Module, Prozesse, MoSCoW-Priorisierung
Nicht-funktionale Anforderungen: Performance, Verfügbarkeit, Security
Integrations: DATEV, Shop, EDI, Marktplätze
Data Migration: Volumen, Qualität, Mapping-Aufwand
Berechtigungen / Rollen: SoD, Compliance, Audit-Trail
Reporting / BI: Standard-Reports, Self-Service, Dashboard
Implementation: Zeitplan, Phasen, Schulungen
Betrieb / Support: SLA, Hosting, Updates, Wartung
Vertragliche Rahmen: Lizenz, Wartung, Exit, Datenresidenz

MoSCoW-Priorisierung im Requirements Document

Jede Anforderung mit Priorität:

Must have — ohne diese Funktion kein Vertrag
Should have — wichtig, aber nicht KO
Could have — nice to have
Won't have (this time) — bewusst auf Roadmap

Ohne Priorisierung wird das Requirements Document zur Wunschliste — und der Vendors rechnet alles teuer.

Excel-Vorlage Aufbau

Eine praktikable Excel-Vorlage hat folgende Spalten pro Anforderung:

Spalte	Inhalt
ID	Eindeutige Nummer (FUNC-001 etc.)
Modul	FiBu, MM, SD, PPS etc.
Anforderung	Klare Beschreibung der Funktion
Priorität	M / S / C / W
Verantwortlich	Fachbereich
Akzeptanzkriterium	Wann gilt erfüllt?
Vendors A erfüllt?	0 / 1 / 2 (mit Aufwand)
Vendors B erfüllt?	0 / 1 / 2

So entsteht direkt eine Vergleichsmatrix.

Excel vs Word vs Confluence — was passt wann?

Tool	Stärke	Schwäche
Excel	Anforderungs-Matrix, Filter, Bewertung pro Vendors	nicht versionierbar, kein Workflow
Word	Vertrags-Anlage, klassisches Dokument	schwer aktualisierbar, kein Multi-User
Confluence	Living Document, Multi-User, Versionierung	nicht offline, Vertrags-Format
Jira	Anforderungs-Lifecycle, Tracking	komplex, lernintensiv
IBM DOORS / Polarion	Industriestandard, Traceability	teuer, Konzern-Tooling

Pragmatischer Mid-Markets-Ansatz: Word-Dokument als Vertrags-Anlage + Excel-Anforderungs-Matrix. So bekommen Sie beide Vorteile.

12-Kapitel-Struktur des perfekten Requirements Documents

Unternehmensvorstellung: Branche, Größe, Standorte, Strategie
Ist-Analyse: aktuelle Systeme, Schmerzen, Insellösungen
Zielsetzung: Was soll das neue ERP erreichen?
Funktionale Anforderungen: Module, Use Cases, MoSCoW-Priorisierung
Nicht-funktionale Anforderungen: Performance, Verfügbarkeit, Security
Integrations: zu welchen Drittsystemen, wie?
Data Migration: Volumen, Qualität, Mapping-Konzept
Berechtigungen / Compliance: SoD, Audit, DSGVO
Reporting / BI: Standard-Reports, Self-Service, Dashboards
Implementation: Phasen, Zeitplan, Schulungen, Change-Mgmt
Betrieb / Support: SLA, Hosting, Updates, Wartung
Vertrags-Rahmen: Lizenz, Wartung, Exit, Audit-Klauseln

Excel-Vorlage: Anforderungs-Matrix-Spalten

Spalte	Inhalt	Beispiel
ID	eindeutige Nummer	FUNC-001
Modul	Bereich	FiBu, MM, SD, PPS
Anforderung	klare Beschreibung	Eingangsrechnungen automatisch via OCR erfassen
Priorität	M / S / C / W	M
Verantwortlich	Fachbereich	Buchhaltung
Akzeptanzkriterium	messbar	OCR-Trefferquote >85% bei Standard-Belegen
Vendors A erfüllt?	0/1/2/Aufwand	1 (im Standard)
Vendors B erfüllt?	0/1/2/Aufwand	2 (Add-on, +15 TEUR)

Frequently Asked Questions

Wer schreibt das Requirements Document?

Klassisch: Auftraggeber-Projektteam mit Fachbereichs-Input. Oft mit Beratung durch Auswahlbegleiter — siehe Auswahlbegleitung.

Eine strukturierte Auswahl kombiniert Requirements Document, Demo mit eigenen Daten, Referenzbesuche bei vergleichbaren Unternehmen und einen Proof-of-Concept auf 2-3 kritischen Prozessen.

Wie lange dauert ein Requirements Document?

4–12 Wochen bei Mid-Market. Mit Workshops, Reviews und Abstimmungen.

Realistische Erfahrungswerte zeigen, dass die Hälfte aller Projekte ihren ursprünglichen Zeitplan um 20-40 % überschreitet.

Requirements Document vs Pflichtenheft ?

Requirements Document = Auftraggeber beschreibt das WAS. Pflichtenheft = Vendors beschreibt das WIE. Mehr im Glossary Requirements Document und Pflichtenheft.