Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Der zentrale Unterschied liegt im Aufbau: XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz ohne Sicht-Komponente und damit für Menschen nur mit einem Viewer lesbar, während ZUGFeRD ein Hybridformat ist, das die strukturierten XML-Daten in ein PDF/A-3 einbettet. Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung sieht also eine ganz normale PDF-Rechnung, sein System kann parallel das eingebettete XML maschinell auslesen. Inhaltlich beruhen beide Formate auf demselben europäischen Datenmodell der Norm EN 16931. Praktisch heißt das: XRechnung ist auf maximale Automatisierung ausgelegt, ZUGFeRD verbindet maschinelle Verarbeitung mit menschlicher Lesbarkeit in einem einzigen Dokument.
Welches Format ist für Rechnungen an Behörden vorgeschrieben?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist in Deutschland die XRechnung der maßgebliche Standard; sie wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) als nationale Ausprägung (CIUS) der Norm EN 16931 entwickelt. Bund und viele Länder nehmen XRechnungen über zentrale Plattformen wie die ZRE oder die OZG-RE entgegen, wobei die sogenannte Leitweg-ID die Rechnung an die richtige Stelle leitet. Technisch wird XRechnung in einer der beiden EN-16931-Syntaxen UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII übermittelt. ZUGFeRD lässt sich für Behörden nutzen, wenn das eingebettete XML dem XRechnung-Profil entspricht, doch der Standardweg bleibt die reine XRechnung.
Ist ZUGFeRD gesetzeskonform und erfüllt es die E-Rechnungspflicht?
Ja, ZUGFeRD erfüllt die E-Rechnungspflicht, sofern ab Version 2.0.1 ein geeignetes Profil verwendet wird, das alle umsatzsteuerlich relevanten Pflichtangaben vollständig im strukturierten XML enthält. Geeignet sind insbesondere die Profile BASIC, EN 16931 (früher „Comfort“) und EXTENDED sowie das Referenzprofil XRECHNUNG. Nicht ausreichend sind dagegen die reduzierten Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie keine vollständigen Rechnungspositionen maschinenlesbar abbilden und daher umsatzsteuerlich nicht als vollwertige E-Rechnung anerkannt werden. Wer ZUGFeRD in einem rechtskonformen Profil ausstellt, bewegt sich also auf der sicheren Seite, sollte die Profilwahl aber im ERP- oder Rechnungssystem kontrollieren.
Welches Format soll ich im B2B nutzen?
Im B2B ist ZUGFeRD häufig die pragmatischere Wahl, weil das eingebettete PDF auch von Empfängern gelesen werden kann, deren Rechnungseingang noch nicht vollständig automatisiert ist. Reine XRechnung spielt ihre Stärke aus, wenn die Verarbeitung beim Empfänger durchgängig automatisiert läuft, etwa in standardisierten Lieferketten oder im Behördenkontext. Da seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können müssen, ist die maschinelle Lesbarkeit ohnehin Pflicht, sodass es weniger um „PDF oder XML“ als um die passende Format-Wahl je Empfänger geht. Gut ausgestattete ERP-Systeme erzeugen beide Formate und steuern die Auswahl automatisch nach Geschäftspartner.
Muss mein ERP- oder Buchhaltungssystem beide Formate unterstützen?
Idealerweise ja, denn in der Praxis treffen B2G- und B2B-Anforderungen oft im selben Unternehmen aufeinander. Ein gut ausgestattetes ERP- oder Buchhaltungssystem kann sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erzeugen und empfangen und steuert die Format-Wahl pro Empfänger, sodass Behörden sowie automatisierte und manuelle B2B-Partner gleichermaßen bedient werden. Wichtig ist außerdem, dass das System eingehende E-Rechnungen validieren und revisionssicher archivieren kann. Wer ein System neu auswählt, sollte die E-Rechnungs-Fähigkeit inklusive der unterstützten ZUGFeRD-Profile und Übertragungswege wie Peppol explizit prüfen.
Bis wann gilt die E-Rechnungspflicht für XRechnung und ZUGFeRD?
Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen im inländischen B2B gilt bereits seit dem 1. Januar 2025; jedes Unternehmen muss seither XRechnung oder ein konformes ZUGFeRD entgegennehmen können. Für den Versand greifen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier- und einfache PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD im passenden Profil erfüllen diese Anforderungen, da beide auf der Norm EN 16931 beruhen.
Welche ZUGFeRD-Version brauche ich und was hat es mit Factur-X auf sich?
Für die E-Rechnungspflicht ist mindestens ZUGFeRD 2.0.1 in einem konformen Profil erforderlich; aktuell sind die Versionen der Reihe 2.3.x verbreitet, die mit den halbjährlichen EN-16931-Codelisten abgeglichen sind. ZUGFeRD ist dabei technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X, das von den Standardisierungsstellen FeRD (Deutschland) und FNFE-MPE (Frankreich) gemeinsam gepflegt wird, sodass eine ZUGFeRD-Rechnung im passenden Profil auch in Frankreich verarbeitet werden kann. Innerhalb von ZUGFeRD gibt es zudem das Referenzprofil XRECHNUNG, das die Brücke zum deutschen B2G-Bereich schlägt. In der Praxis genügt es, das ERP-System auf eine aktuelle, EN-16931-konforme Version einzustellen und das passende Profil je Anwendungsfall zu wählen.