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Häufig gestellte Fragen

Was kostet Buchhaltungssoftware für KMU pro Monat?

Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen beginnt bei reinen Faktura-Tarifen ab etwa 7-10 Euro pro Monat, während vollwertige Buchhaltungs-Tarife mit Bankabgleich und DATEV-Export je nach Anbieter meist zwischen rund 15 und 35 Euro pro Monat liegen (Stand 2026, jeweils zzgl. USt). Lexware Office und sevDesk bewegen sich in diesem Rahmen, während ERP-nahe Lösungen wie DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ab rund 55 Euro pro Monat starten. Die Gesamtkosten hängen zusätzlich an der Zahl der Nutzer, dem Belegvolumen sowie Zusatzmodulen wie Lohnabrechnung, weshalb der reine Einstiegspreis selten die tatsächlichen Betriebskosten abbildet.

Was ist GoBD-konforme Buchhaltungssoftware?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind ein BMF-Schreiben, das die Anforderungen an digitale Buchführung festlegt: Unveränderbarkeit von Buchungen, vollständige und nachvollziehbare Beleg-Spur, revisionssichere Archivierung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und eine Verfahrensdokumentation. GoBD-konforme Buchhaltungssoftware setzt diese Anforderungen technisch um, etwa durch Festschreibung von Buchungen und ein lückenloses Änderungsprotokoll. Etablierte Tools wie DATEV, Lexware Office, sevDesk oder die ERP-integrierten Finanzbuchhaltungen weisen GoBD-Konformität in der Regel über Hersteller-Testate nach, die im Auswahlprozess explizit dokumentiert sein sollten.

Welche Buchhaltungssoftware passt für Selbstständige und kleine Unternehmen?

Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe sind Cloud-Tools mit Fokus auf einfache Bedienung und mobile Beleg-Erfassung der pragmatische Default, weil sie Faktura, einfache Buchhaltung, USt-Voranmeldung und DATEV-Export für den Steuerberater zuverlässig abdecken. Verbreitete Lösungen sind sevDesk, Lexware Office, BuchhaltungsButler, FastBill und WISO MeinBüro, die sich funktional weniger unterscheiden als in Bedienlogik und Preismodell. Die Entscheidung hängt daher eher an der Anbindung an die genutzte Bank, dem Tarif pro Beleg oder Nutzer und der Frage, mit welchem Format der eigene Steuerberater am liebsten arbeitet. Ein kurzer Test der angebotenen Probezeiträume hilft, die Bedienung vor dem Abo realistisch einzuschätzen.

Ab wann gilt die E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich?

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die strukturierte elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich gestaffelt verpflichtend: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen — bis Ende 2026 sind Papier- und einfache PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) noch erlaubt, ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden, und ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Akzeptierte Formate sind ZUGFeRD ab Profil EN 16931 und XRechnung, weshalb die eingesetzte Software beide Formate ausstellen und empfangen können sollte.

Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?

Steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen, die je nach Dokumenttyp variieren: Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Verfahrensdokumentationen gelten weiterhin zehn Jahre. Für Buchungsbelege wie Rechnungen wurde die Frist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz mit Wirkung ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; diese acht Jahre gelten weiterhin für reguläre Unternehmen. Eine im August 2025 beschlossene Rückkehr zu zehn Jahren betrifft ausdrücklich nur Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute (über das SchwarzArbMoDiG) und gilt nicht für gewöhnliche KMU. Da sich die Rechtslage hier zuletzt mehrfach geändert hat und die strafrechtliche Festsetzungsverjährung bei Steuerhinterziehung weiterhin zehn Jahre beträgt, sollten konkrete Fristen mit dem Steuerberater abgeklärt werden; GoBD-konforme Software unterstützt die Einhaltung durch revisionssichere, unveränderbare Archivierung über den gesamten Zeitraum.

SKR03 oder SKR04 — welcher Kontenrahmen ist der richtige?

SKR03 und SKR04 sind die beiden in Deutschland dominierenden DATEV-Standardkontenrahmen und unterscheiden sich vor allem in ihrer Gliederungslogik. SKR03 ist prozessorientiert aufgebaut, folgt also dem betrieblichen Ablauf, und ist traditionell bei Einzelunternehmen, kleinen Betrieben und vielen KMU verbreitet. SKR04 ist abschlussorientiert und folgt der Struktur von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach HGB, was ihn für bilanzierende Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG attraktiv macht. Beide führen zum gleichen Ergebnis, sind in gängiger Buchhaltungssoftware hinterlegt, und die Wahl sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden, da dieser später mit den Konten arbeitet.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um die Buchhaltungssoftware zu wechseln?

Als idealer Zeitpunkt gilt der Jahreswechsel, weil der Jahresabschluss noch im alten System erstellt und das neue Geschäftsjahr sauber im neuen System begonnen werden kann. In der Praxis sind Unternehmen und Steuerberater zum Jahresende jedoch oft mit Abschlüssen ausgelastet, weshalb auch das Ende eines Monats oder Quartals — möglichst zusammen mit einer abgeschlossenen USt-Voranmeldung — ein guter Umstiegspunkt ist. Wichtig ist, vorab zu klären, welche Daten übernommen werden (nur Salden und Eröffnungsbestände oder die komplette Historie) und den Eröffnungsbestand im neuen System vom Steuerberater prüfen zu lassen. Eine enge Abstimmung mit der Kanzlei und ein sauberer DATEV-Export reduzieren das Fehlerrisiko beim Umzug erheblich.