Die Debitorenbuchhaltung verwaltet alle Forderungen gegenüber Kunden — von Ausgangsrechnungen über Zahlungseingänge bis zum Mahnwesen. Sie ist die Cashflow-Maschine jedes Unternehmens und entscheidet über Liquidität und Working Capital.
Kernfunktionen
Kundenstammdaten mit Konditionen, Limiten, Steuerstatus
Offene-Posten-Liste mit Fälligkeit und Skonto-Optionen
Zahlungszuordnung per Avis-Datei oder OCR
Mahnwesen mit gestufter Mahn-Logik
Inkasso-Anbindung bei langwierigen Forderungen
Mahnwesen-Stufen
Klassische Mahn-Eskalation: 1. Zahlungserinnerung (10 Tage nach Fälligkeit), 2. erste Mahnung (30 Tage), 3. zweite Mahnung mit Mahnkosten (45 Tage), 4. letzte Mahnung mit Inkasso-Drohung (60 Tage), 5. Inkasso-Übergabe (90 Tage). Das ERP automatisiert diesen Workflow.
Working Capital und DSO
DSO (Days Sales Outstanding) misst, wie lange Forderungen offen bleiben. Eine Reduktion von 60 auf 45 Tage setzt bei 50 Mio EUR Umsatz rund 2 Mio EUR Liquidität frei. Ein effizientes Forderungsmanagement ist daher Cashflow-relevant.
Praxis-Beispiel
In der Debitorenbuchhaltung verwaltet das ERP alle Forderungen gegenüber Kunden: jede Rechnung wird als offener Posten geführt, Zahlungseingänge automatisch zugeordnet, Mahnwesen ausgelöst bei Überfälligkeit, Zinsen berechnet, USt-Voranmeldung vorbereitet. Bei einem mittleren Großhändler mit 5.000 Kunden und 60.000 Rechnungen pro Jahr automatisiert das System ~95 % der Buchungs-Vorgänge — manuelle Zuordnung nur bei Sondergeschäften oder Teilzahlungen.
Was ist der Unterschied zur Faktura? Faktura erstellt die Rechnung. Debitorenbuchhaltung verwaltet die Forderung danach: Mahnwesen, Zahlungs-Verbuchung, Statistiken zur Kunden-Bonität. Wie wird die DATEV-Schnittstelle eingebunden? Die meisten ERPs exportieren Buchungen im DATEV-Format an den Steuerberater. Dieser übernimmt die Konzern-Buchhaltung, ERP konzentriert sich auf operative Forderungen.
Drei bis vier Stufen, beginnend mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Mehr als vier Stufen gelten oft als ineffektiv.
In der Praxis variiert die genaue Ausgestaltung je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups.
Reicht das ERP-Mahnwesen oder brauche ich Spezialsoftware?
Im Mittelstand reicht das ERP. Bei sehr hohem Forderungsvolumen oder strittigen Forderungen lohnen sich Spezialtools wie Bilendo, Esker AR oder HighRadius.
In der Praxis variiert die genaue Ausgestaltung je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups.
