Debitorenbuchhaltung – Kundenforderungen managen
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet alle Forderungen gegenüber Kunden — von Ausgangsrechnungen über Zahlungseingänge bis zum Mahnwesen. Sie ist die Cashflow-Maschine jedes Unternehmens und entscheidet über Liquidität und Working Capital.
Kernfunktionen
- Kundenstammdaten mit Konditionen, Limiten, Steuerstatus
- Ausgangsrechnungen inkl. E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
- Offene-Posten-Liste mit Fälligkeit und Skonto-Optionen
- Zahlungszuordnung per Avis-Datei oder OCR
- Mahnwesen mit gestufter Mahn-Logik
- Inkasso-Anbindung bei langwierigen Forderungen
Mahnwesen-Stufen
Klassische Mahn-Eskalation: 1. Zahlungserinnerung (10 Tage nach Fälligkeit), 2. erste Mahnung (30 Tage), 3. zweite Mahnung mit Mahnkosten (45 Tage), 4. letzte Mahnung mit Inkasso-Drohung (60 Tage), 5. Inkasso-Übergabe (90 Tage). Das ERP automatisiert diesen Workflow.
Working Capital und DSO
DSO (Days Sales Outstanding) misst, wie lange Forderungen offen bleiben. Eine Reduktion von 60 auf 45 Tage setzt bei 50 Mio EUR Umsatz rund 2 Mio EUR Liquidität frei. Ein effizientes Forderungsmanagement ist daher Cashflow-relevant.
Häufige Fragen
- Welche Mahnstufen sind üblich?
Drei bis vier Stufen, beginnend mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Mehr als vier Stufen gelten oft als ineffektiv.
- Reicht das ERP-Mahnwesen oder brauche ich Spezialsoftware?
Im Mittelstand reicht das ERP. Bei sehr hohem Forderungsvolumen oder strittigen Forderungen lohnen sich Spezialtools wie Bilendo, Esker AR oder HighRadius.