Poool – Cloud-ERP für Agenturen, Beratungen und Planungsbüros

Die Poool-Software ist ein cloudbasiertes ERP-System der Poool Software & Consulting GmbH aus Innsbruck. Im Gegensatz zu klassischen Handels- oder Produktions-ERPs richtet sich Poool gezielt an wissensbasierte Dienstleister:innen: Werbe- und Kreativagenturen, Management- und IT-Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie weitere projektorientierte Organisationen. Charakteristisch ist die Bündelung von Projektmanagement, Zeit- und Aufwandserfassung, Buchhaltung, CRM und Controlling in einer Plattform – jeweils zugeschnitten auf den Lebenszyklus eines Beratungs- oder Kreativprojekts. Poool wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben (Hetzner Online GmbH), ist nach ISO 27001 zertifiziert und positioniert sich als DSGVO-konforme Alternative zu international skalierten Wettbewerbern wie BigTime, Workday Adaptive Planning oder spezialisierten Agentursuiten. Der vorliegende Steckbrief ordnet Poool neutral ein und beleuchtet Funktionsumfang, Zielgruppen, Technologie sowie Stärken und Schwächen.

Funktionsumfang

Poool deckt die relevanten Prozesse einer projektorientierten Dienstleistungsorganisation in einer integrierten Datenbasis ab. Den Kern bildet das Projekt- und Auftragsmanagement mit Angebots-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung, Aufgabenmanagement, Ressourcen- und Auslastungsplanung sowie integrierter Zeit- und Aufwandserfassung. Aus diesen Daten werden mitlaufende Kalkulationen, Soll-Ist-Vergleiche und Projektabrechnungen erzeugt. Über das Modul Buchhaltung stehen Funktionen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnung sowie E-Rechnungs-Formate wie ZUGFeRD und XRechnung bereit. Die Belegerstellung erfolgt nach österreichischen und deutschen Anforderungen.

Ergänzend deckt Poool ein CRM mit Lead-, Angebots- und Workflow-Management ab. Im HR-Bereich werden Mitarbeiterstammdaten, Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge sowie Genehmigungsworkflows verwaltet. Für die Steuerung der Organisation steht ein Controlling-Modul mit Reporting, Datenexport-API und Kostenmanagement zur Verfügung. Über eine offene REST-API sowie Webhook-basierte Workflow-Automatisierungen lässt sich Poool an externe Systeme anbinden – beispielsweise an Buchhaltungstools wie DATEV, BMD oder lexoffice, an Bankkonten via PSD2-Schnittstelle, an Kommunikations- und Kollaborationstools sowie an Branchen-Werkzeuge aus dem Architektur- und Ingenieurumfeld. Auch ein integriertes Dokumentenmanagement, Wissens- und Vorlagenmanagement gehören zum Funktionsumfang.

Zielgruppe & Branchen

Primäre Zielgruppe sind Dienstleister und Agenturen mit etwa 5 bis 250 Mitarbeitenden. Branchenseitig dominieren Werbe- und Digitalagenturen, Marketing- und PR-Beratungen, Unternehmensberatungen, IT-Consulting-Häuser, Architektur- und Ingenieurbüros, Planungs- und Sachverständigenbüros sowie spezialisierte Fachberatungen. Charakteristisch ist die Projektorientierung: Mitarbeitende arbeiten parallel an mehreren Mandaten, Aufwände werden minutengenau erfasst, Honorare nach Stundensätzen oder Pauschalen abgerechnet, und die Steuerung erfolgt über Auslastungs- und Margenanalyse. Für klassische Handels-, Produktions- oder Logistikbetriebe ist Poool nicht das primäre Werkzeug – hier fehlen Module wie Lagerführung, Disposition oder MES-Anbindung. Wegen der Hosting-Lokation in Deutschland und der konsequenten DSGVO-Ausrichtung ist Poool insbesondere für Organisationen attraktiv, die mit personenbezogenen oder sicherheitssensiblen Daten arbeiten.

Technologie & Bereitstellung

Poool ist eine reine SaaS-ERP-Lösung und kann nicht lokal installiert werden. Anwender:innen greifen ausschließlich über den Browser zu; ergänzende Apps stehen für mobile Szenarien zur Verfügung. Das Hosting erfolgt ausschließlich in Deutschland bei Hetzner Online GmbH; die Rechenzentren sind nach ISO 27017 zertifiziert, die Plattform selbst nach ISO 27001. Datenübertragung erfolgt über Extended-SSL-Zertifikate, und alle gespeicherten Daten gehören laut Hersteller ausschließlich der Kund:in. Updates werden zentral durch den Hersteller eingespielt; die Plattform wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Architektonisch setzt Poool auf einen API-First-Ansatz: Sämtliche Funktionen sind über eine dokumentierte REST-API erreichbar, was die Integration in bestehende Tool-Landschaften erleichtert. Über Webhooks lassen sich ereignisgetriebene Workflows realisieren – etwa eine automatische Anlage einer Rechnung im DATEV-Bestand nach Projektabrechnung. Damit positioniert sich Poool nahe an modernen Konzepten wie Composable ERP, ohne den integrierten Single-Vendor-Ansatz aufzugeben. Auch Compliance-Funktionen wie GoBD-konforme Belegarchivierung, BVBS-Schnittstellen für die Baubranche und ZUGFeRD-/XRechnung-Unterstützung sind Bestandteil des Standards.

Stärken und Schwächen

Zu den klaren Stärken zählt der konsequente Fokus auf wissensbasierte Dienstleister: Im Gegensatz zu generischen ERPs ist Poool nahe an den Prozessen einer Agentur oder eines Planungsbüros gebaut. Stundensätze, Honorarmodelle, Projektkalkulationen und Auslastungsanalysen sind im Standard sauber abgebildet. Auch das Hosting in Deutschland, die ISO-Zertifizierungen sowie die transparente Datenhoheit werden in Marktübersichten und Branchenmedien (etwa im Agentursoftware-Guide) positiv hervorgehoben. Die offene API erlaubt eine saubere Integration in bestehende Tools – von DATEV über BMD bis hin zu speziellen Kollaborations- und Planungstools.

Auf der Schwächen-Seite ist Poool kein klassisches Produktions- oder Handels-ERP: Lager, Disposition, MES, MRP-II oder umfangreiche Stücklistenlogiken fehlen, weil sie nicht zur Zielgruppe passen. Wer ein hybrides Modell aus Beratung und Handel betreibt, wird Poool mit ergänzenden Werkzeugen kombinieren. Das Partnernetzwerk ist DACH-fokussiert; international ausgerollte Konzernstrukturen mit zahlreichen Lokalisierungen sind nicht das primäre Einsatzfeld. Auch die Vielzahl an Funktionen erfordert in der Einführungsphase eine saubere Prozessdefinition – sonst leidet die Datenqualität in Projektkalkulation und Controlling. Wer sich von einer reinen Excel- oder Tool-Landschaft löst, sollte Implementierungsbegleitung einplanen.

Preise & Lizenzmodell

Poool wird im klassischen SaaS-Modell abgerechnet. Der Hersteller bietet mehrere Tarif-Pakete, die sich nach Funktionsumfang (zum Beispiel CRM, Projekt, HR, Buchhaltung, Controlling) und Zahl der Nutzer:innen unterscheiden. Verträge sind monatlich kündbar; Tests und Demoumgebungen ermöglichen den Einstieg ohne langfristige Bindung. Implementierungs- und Schulungsleistungen werden über zertifizierte Partner:innen oder direkt durch den Hersteller angeboten und nach Aufwand berechnet. Detaillierte Tarifübersichten finden sich auf der Herstellerseite. Aus Sicht der Total Cost of Ownership setzt sich das Modell aus monatlichen Lizenzkosten und einem in der Regel überschaubaren Implementierungs- und Schulungsaufwand zusammen, weil die Plattform stark auf Konfiguration statt Customizing setzt. Für Agenturen, die aus einer fragmentierten Excel- und Tool-Landschaft kommen, ist der Übergang zu Poool typischerweise innerhalb weniger Wochen möglich.

Marktposition und Vergleich

Im DACH-Markt für Agentursoftware konkurriert Poool mit Lösungen wie EasyJob, awork, MOCO, troi oder Teamleader. Der Unterschied liegt vor allem in der Tiefe der ERP-Funktionen: Wo viele Wettbewerber stark im Projekt- und Zeitmanagement sind, integriert Poool zusätzlich Buchhaltung, HR, Controlling und Workflow-Automatisierung in einer Plattform. Auch Architektur- und Ingenieurbüros, die in klassischen ERP-Systemen oft schlecht abgebildet sind, finden über die BVBS-Anbindung und projektorientierte Logik gute Ansatzpunkte. Wer Poool evaluiert, sollte die Auslastungs-, Projektmargen- und Reporting-Funktionen praxisnah testen, weil hier der größte Hebel im Tagesgeschäft einer Beratungs- oder Kreativorganisation liegt.

Fazit

Poool ist eine ausgereifte, branchenspezifische ERP-Software für wissensbasierte Dienstleister im DACH-Raum. Stärken sind der enge Fit für Agenturen, Beratungen und Planungsbüros, das deutsche Hosting, die DSGVO- und ISO-Konformität sowie eine offene API für die Integration in moderne Tool-Landschaften. Wer ein Handels- oder Produktions-ERP mit Lagerführung, Disposition und MES sucht, wird andere Plattformen evaluieren. Für Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros mit fünf bis mehreren hundert Mitarbeitenden gehört Poool jedoch zu den prüfenswerten Optionen im deutschsprachigen Markt – insbesondere dann, wenn integrierte Projekt-, Buchhaltungs-, HR- und Controlling-Funktionen aus einer Hand und mit klarem DACH-Fokus benötigt werden.