Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet Workflow-Automatisierung von RPA?
Workflow-Automatisierung steuert Geschäftsprozesse innerhalb der definierten Logik eines Systems über Regeln, Trigger, Bedingungen und Aktionen, häufig nach dem BPMN-Standard modelliert. Robotic Process Automation (RPA) hingegen imitiert menschliche Bildschirminteraktionen wie Klicks und Eingaben an der Oberfläche und überbrückt so Systeme, die keine Programmierschnittstelle (API) bieten. In der Praxis gilt vielfach der Grundsatz API-First: Wo eine saubere Schnittstelle existiert, ist die regelbasierte Workflow-Steuerung stabiler und wartungsärmer, während RPA eher als Brücke für Altsysteme ohne API dient. Moderne Plattformen wie SAP Build Process Automation kombinieren beide Ansätze inzwischen in einem Produkt.
Was ist der BPMN-2.0-Standard und welche Rolle spielt er?
BPMN steht für Business Process Model and Notation, eine grafische Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen mit Aufgaben, Verzweigungen (Gateways) und Ereignissen. Sie wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt; Version 2.0 erschien im Januar 2011 und wurde später als internationale Norm ISO/IEC 19510 übernommen. BPMN gilt als De-facto-Standard und schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Fachbereich und IT, weil dieselben Diagramme sowohl fachlich lesbar als auch technisch in ausführbare Abläufe übersetzbar sind. Viele ERP- und BPM-Systeme setzen modellierte BPMN-Diagramme direkt in laufende Workflows um.
Welche ERP-Systeme haben native Workflow-Engines?
Workflow-Funktionen sind heute in nahezu allen größeren ERP-Plattformen enthalten, unterscheiden sich aber in Tiefe und Bedienkonzept. SAP S/4HANA bietet beispielsweise den Flexible Workflow für gängige Freigabeszenarien sowie übergreifend SAP Build Process Automation, Microsoft Dynamics 365 nutzt Power Automate, und auch mittelständische Systeme wie proAlpha, abas oder Sage X3 bringen eigene grafische Workflow-Designer mit. Welches Werkzeug passt, hängt vom Prozessumfang, der bestehenden Systemlandschaft und den vorhandenen Kompetenzen ab, nicht von einem allgemeinen Rangplatz. Die konkrete Ausprägung sollte daher mit dem jeweiligen Anbieter und auf Basis der abzubildenden Prozesse abgestimmt werden.
Braucht man dafür Programmierkenntnisse oder reicht Low-Code?
Viele Workflows lassen sich heute per Low-Code oder No-Code über grafische Designer konfigurieren, sodass geschulte Key-User aus dem Fachbereich Abläufe erstellen können, ohne tief in Sprachen wie ABAP einzusteigen. SAP beschreibt seinen Flexible Workflow ausdrücklich als No-Code/Low-Code-Option, und Power Automate verfolgt einen vergleichbaren Ansatz. Für komplexe Sonderfälle, individuelle Integrationen oder rechenintensive Logik sind in der Praxis dennoch häufig Entwicklerkenntnisse erforderlich. Eine Faustregel lautet daher: Standardfreigaben gelingen per Konfiguration, tiefgreifendes Customizing benötigt weiterhin technische Expertise.
Was kostet eine BPM- oder Workflow-Plattform?
Die Spannweite ist groß und reicht von in der ERP-Lizenz enthaltenen Funktionen bis zu eigenständigen Enterprise-Plattformen. Microsoft nennt für den Power-Automate-Premium-Plan einen Listenpreis ab rund 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat, wobei regionale Euro-Preise abweichen können und Zusatzbausteine wie gehostete RPA-Bots oder Process Mining gesondert berechnet werden. Bei spezialisierten Process-Orchestration-Plattformen wie Camunda ist zu beachten, dass die Community Edition von Camunda 7 im Oktober 2025 das End-of-Life erreicht hat und das aktuelle Camunda 8 als kostenpflichtiges Abo-Produkt vertrieben wird, dessen Preis von Nutzerzahl, Umgebungen und Support-Level abhängt. Verbindliche Konditionen lassen sich daher nur anhand des konkreten Mengengerüsts beim jeweiligen Hersteller einholen.
Worauf sollte man bei der Einführung von Workflow-Automatisierung achten?
Vor der Automatisierung sollte der Ist-Prozess sauber dokumentiert und gegebenenfalls vereinfacht werden, denn ein automatisierter, aber schlechter Ablauf bleibt ein schlechter Ablauf. Wichtig sind außerdem BPMN-Unterstützung und offene Schnittstellen, um Abhängigkeiten von proprietären Formaten zu vermeiden, sowie von Beginn an klar definierte Rollen, Eskalationsstufen und Stellvertreterregelungen, damit der Prozess bei Urlaub oder Krankheit nicht stockt. Ein vollständiger Audit-Trail ist sowohl für die Fehlersuche als auch für die revisionssichere Dokumentation von Genehmigungswegen unverzichtbar und in regulierten Branchen ein wesentlicher Treiber. Insgesamt gilt der Grundsatz Prozess vor Werkzeug: Erst der durchdachte Ablauf, dann die technische Umsetzung.