Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ist ein Cloud-Dienst von Microsoft zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen über mehrere Anwendungen hinweg. Der Dienst verbindet Systeme wie E-Mail, Dateiablagen, Datenbanken oder ERP-Software miteinander und führt wiederkehrende Aufgaben nach festgelegten Regeln automatisch aus.

Power Automate gehört zur Microsoft-Power-Platform und richtet sich sowohl an Fachanwender ohne Programmierkenntnisse als auch an Entwickler. Über vorgefertigte Konnektoren lassen sich Abläufe ohne tiefen Eingriff in den Quellcode der beteiligten Systeme gestalten.

Funktionsweise und Grundprinzip

Im Zentrum von Power Automate steht der sogenannte „Flow", ein automatisierter Ablauf nach dem Muster Auslöser, Bedingung und Aktion. Ein Flow startet, sobald ein definierter Trigger eintritt, etwa der Eingang einer E-Mail, das Anlegen eines Datensatzes oder ein zeitgesteuerter Zeitpunkt. Anschließend prüft der Flow gegebenenfalls Bedingungen und führt eine oder mehrere Aktionen aus, beispielsweise das Schreiben in eine Datenbank, das Versenden einer Benachrichtigung oder den Aufruf einer Schnittstelle.

Die Verbindung zu den beteiligten Systemen erfolgt über Konnektoren. Microsoft stellt mehrere hundert vorgefertigte Konnektoren bereit, etwa für SharePoint, Outlook, SQL-Datenbanken oder Drittsysteme. Reicht ein Standardkonnektor nicht aus, kann ein Flow auch eine beliebige REST-API ansprechen. Power Automate zählt damit zu den Low-Code-Plattformen, weil sich viele Abläufe grafisch und ohne klassische Programmierung modellieren lassen.

Bestandteile und Flow-Typen

Power Automate unterscheidet im Wesentlichen mehrere Arten von Abläufen. Cloud-Flows laufen vollständig im Hintergrund und reagieren auf Auslöser oder Zeitpläne. Instant-Flows werden manuell durch den Anwender gestartet, etwa per Knopfdruck. Desktop-Flows automatisieren über eine Komponente für robotergesteuerte Prozessautomatisierung auch ältere Anwendungen, die keine Schnittstelle bieten, indem sie Klicks und Eingaben auf der Bedienoberfläche nachbilden. Diese Spielart ist eng verwandt mit der RPA.

Ergänzt wird das Modell durch Variablen, Schleifen, Verzweigungen und Fehlerbehandlung. Komplexere Abläufe können dadurch Geschäftslogik abbilden, etwa Genehmigungsketten mit mehreren Beteiligten. Power Automate ist Teil eines Plattform-Verbunds und arbeitet mit Power Apps für Oberflächen sowie Power BI für Auswertungen zusammen.

Relevanz im ERP-Kontext

Im Zusammenspiel mit ERP-Systemen übernimmt Power Automate typischerweise die Rolle einer verbindenden Automatisierungsschicht. Ein ERP-System bildet die führenden Geschäftsdaten ab, deckt aber nicht jeden organisatorischen Sonderfall ab. Über Flows lassen sich solche Lücken schließen, ohne den Standard des ERP-Systems anzupassen und damit dessen Aktualisierbarkeit zu gefährden.

Besonders eng ist die Integration mit den ERP-Anwendungen aus dem Microsoft-Umfeld, etwa Microsoft Dynamics 365, da hier auf die zugrunde liegende Datenplattform direkt zugegriffen werden kann. Grundsätzlich lässt sich Power Automate aber mit jedem System verbinden, das eine Programmierschnittstelle bereitstellt. Damit ergänzt es klassische Integrationsansätze und reiht sich in das Feld der Workflow-Automatisierung ein.

Praxisbeispiel

Ein häufiges Szenario ist die Bearbeitung eingehender Bestellungen. Trifft eine Bestellung per E-Mail mit angehängtem PDF ein, kann ein Flow den Anhang automatisch in eine Dateiablage speichern, relevante Felder auslesen, einen Genehmigungsschritt an die zuständige Person senden und nach Freigabe einen Datensatz im ERP-System anlegen. Verzögert sich eine Freigabe, erinnert der Flow nach einer definierten Frist automatisch.

Ein anderes Beispiel ist die Synchronisation von Stammdaten zwischen zwei Systemen oder das Auslösen einer Benachrichtigung, sobald ein Lagerbestand einen Schwellenwert unterschreitet. Solche Abläufe lassen sich schrittweise erweitern, ohne dass die beteiligten Fachsysteme verändert werden müssen.

Auswahl- und Umsetzungshinweise

Bei der Bewertung sind mehrere Punkte sachlich zu prüfen. Erstens die Lizenzierung, da Power Automate teils in Microsoft-365-Plänen enthalten ist, bestimmte Premium-Konnektoren und die Desktop-Automatisierung aber gesonderte Lizenzen erfordern. Zweitens die Datenhaltung und der Datenschutz, da Flows personenbezogene Daten verarbeiten können und damit Anforderungen der DSGVO sowie eine Nachvollziehbarkeit über einen Audit-Trail berührt sein können.

Drittens die Governance: Wenn viele Fachanwender eigene Flows erstellen, ist eine klare Verwaltung von Berechtigungen, Konnektoren und kritischen Abläufen erforderlich, um Wildwuchs und Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Viertens die Robustheit, denn Desktop-Automatisierungen, die auf Bedienoberflächen aufsetzen, reagieren empfindlich auf Änderungen der jeweiligen Anwendung. Wo eine stabile Schnittstelle vorhanden ist, ist deren Nutzung in der Regel die belastbarere Lösung.

Abgrenzung

Power Automate ist keine eigenständige ERP-Software und ersetzt weder die führende Datenhaltung noch die Fachmodule eines ERP-Systems. Es ist auch keine vollwertige Integrationsplattform der Enterprise-Klasse, auch wenn es viele Aufgaben einer solchen abdecken kann; bei sehr hohen Datenvolumen und komplexen Transformationsregeln stoßen rein grafisch modellierte Flows an Grenzen. Schließlich ist Power Automate herstellergebunden und entfaltet seine Stärken vor allem im Microsoft-Ökosystem, lässt sich über offene Schnittstellen aber auch darüber hinaus einsetzen.

Verwandte Themen

• Microsoft Power Apps
• Microsoft Power BI
• Microsoft Dynamics 365
• Microsoft Dynamics NAV (Navision)
• API – Application Programming Interface
• Video: Was ist ein ERP-System? Module, Nutzen & Kosten

← Zurück zur Startseite