Häufig gestellte Fragen
Was ist Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate ist ein Cloud-Dienst der Microsoft Power Platform, mit dem Anwender und IT-Teams Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse über mehrere Anwendungen hinweg automatisieren. Die Abläufe folgen dem Prinzip aus Auslöser, Bedingung und Aktion und lassen sich überwiegend grafisch ohne klassische Programmierung modellieren, weshalb Power Automate zu den Low-Code-Plattformen zählt. Das Produkt wurde 2019 auf der Microsoft-Ignite-Konferenz aus dem früheren Microsoft Flow umbenannt und erhielt seither auch Funktionen zur robotergesteuerten Prozessautomatisierung. Es ergänzt vorhandene Systeme wie E-Mail, Dateiablagen, Datenbanken oder ERP-Software, ersetzt diese aber nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Flows und Desktop-Flows?
Cloud-Flows laufen vollständig in der Microsoft-Cloud und verbinden Anwendungen über Schnittstellen, also über vorgefertigte Konnektoren oder per REST-API. Desktop-Flows hingegen bilden das Feld der robotergesteuerten Prozessautomatisierung ab und simulieren Klicks und Tastatureingaben direkt auf der Bedienoberfläche einer lokalen Anwendung. Diese Variante eignet sich besonders für ältere Software ohne nutzbare Programmierschnittstelle. Da Desktop-Flows auf der Oberfläche aufsetzen, reagieren sie allerdings empfindlich auf Änderungen der jeweiligen Anwendung, während schnittstellenbasierte Cloud-Flows in der Regel die robustere Lösung sind.
Kann Power Automate ERP-Systeme integrieren?
Ja, Power Automate übernimmt im ERP-Kontext typischerweise die Rolle einer verbindenden Automatisierungsschicht und schließt organisatorische Lücken, ohne den Standard des ERP-Systems anzupassen. Besonders eng ist die Anbindung an die ERP-Anwendungen aus dem Microsoft-Umfeld wie Microsoft Dynamics 365, da hier direkt auf die zugrunde liegende Datenplattform Dataverse zugegriffen werden kann. Für verbreitete Drittsysteme wie SAP, Salesforce oder Oracle stehen Premium-Konnektoren bereit, und jedes ERP mit offener REST-Schnittstelle lässt sich über einen benutzerdefinierten Konnektor anbinden. Legacy-ERPs ohne Schnittstelle können ersatzweise über Desktop-Flows angesteuert werden.
Was kostet Power Automate?
Microsoft lizenziert nutzerbezogene Cloud-Automatisierung über den Premium-Plan, der rund 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung kostet und Cloud-Flows samt Standard- und Premium-Konnektoren umfasst. Für unbeaufsichtigte RPA-Bots fällt mit dem Process-Plan ein deutlich höherer Betrag in der Größenordnung von etwa 150 US-Dollar je Bot und Monat an, beim cloud-gehosteten Hosted-Process-Plan entsprechend mehr (rund 215 US-Dollar je Bot und Monat). Grundlegende Automatisierungsfunktionen sind teils bereits in Microsoft-365- und Dynamics-365-Plänen enthalten, während Premium-Konnektoren, Desktop-Automatisierung und Zusatzbausteine wie AI Builder gesondert berücksichtigt werden müssen. Die konkreten Preise variieren je nach Region, Vertrag und Lizenzmodell, weshalb vor einer Einführung eine aktuelle Angebotsprüfung sinnvoll ist.
Ist Power Automate dasselbe wie RPA?
Nur teilweise, denn Power Automate deckt mehrere Automatisierungsansätze ab. Die Desktop-Flows entsprechen echter robotergesteuerter Prozessautomatisierung, da sie die Bedienoberfläche von Anwendungen automatisieren und damit mit spezialisierten RPA-Werkzeugen vergleichbar sind. Die Cloud-Flows sind dagegen schnittstellenbasierte Integrationen und stehen funktional näher an Integrations- und Workflow-Plattformen als an klassischer RPA. In der Praxis verbindet Power Automate beide Welten in einem Produkt, der Schwerpunkt liegt jedoch auf den schnittstellenbasierten Cloud-Flows.
Ist Power Automate DSGVO-konform einsetzbar?
Power Automate kann datenschutzkonform betrieben werden, die Verantwortung für die rechtssichere Ausgestaltung liegt jedoch beim einsetzenden Unternehmen. Da Flows personenbezogene Daten verarbeiten können, sind die Vorgaben der DSGVO sowie eine nachvollziehbare Dokumentation über einen Audit-Trail zu beachten. Über die Wahl der geografischen Region einer Umgebung lässt sich steuern, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, und Microsoft bietet mit der seit 2025 abgeschlossenen EU-Datengrenze einen entsprechenden Rahmen für Kunden im europäischen Raum. Werden viele Abläufe von Fachanwendern selbst erstellt, ist zusätzlich eine klare Governance für Berechtigungen, Konnektoren und kritische Flows nötig, um Datenschutz- und Sicherheitsrisiken zu begrenzen.