Workflow+: Prozessautomatisierung als Erweiterung für microtech büro+

Workflow+ ist eine Prozessautomatisierungs- und Erweiterungsplattform der schweizerisch-deutschen AlphaCom Computertechnik GmbH, die als Add-on für die ERP-Software microtech büro+ und ERP-complete konzipiert wurde. Anders als ein vollständiges ERP-System verfolgt Workflow+ einen fokussierten Ansatz: Es erweitert ein bestehendes Warenwirtschafts- und Auftragsmanagement-System um automatisierte Workflows, Schnittstellen und individuelle Skripte, ohne dass dafür tiefe Eingriffe in die Standardsoftware nötig sind. Die Lösung wird seit Jahren primär in der DACH-Region eingesetzt und richtet sich an Unternehmen, die bereits auf microtech büro+ als zentrale ERP- und Warenwirtschaftslösung setzen und ihre Prozesse automatisieren wollen, ohne auf ein neues ERP-System zu wechseln. Damit positioniert sich Workflow+ als Bindeglied zwischen klassischer Mittelstands-Warenwirtschaft und modernen Anforderungen an Prozessautomatisierung, E-Commerce-Integration und elektronische Rechnungsverarbeitung. Über zeit- oder ereignisgesteuerte Trigger lassen sich wiederkehrende Aufgaben standardisieren und Routinearbeiten verlagern, sodass Anwender im Tagesgeschäft entlastet werden. Aufgrund der engen Verzahnung mit der microtech-Welt hat sich Workflow+ als verlässliches Werkzeug für Händler und Dienstleister etabliert, die einen pragmatischen Weg zur Prozessdigitalisierung suchen.

Funktionsumfang

Im Mittelpunkt von Workflow+ steht eine Triggerlogik, die Ereignisse oder Zeitpunkte im büro+ erkennt und auf dieser Basis definierte Aktionen ausführt. Typische Anwendungsfälle sind die automatische Übernahme von Bestellungen aus angeschlossenen Webshops wie Shopware oder WooCommerce, die Synchronisation von Artikelstammdaten und Beständen, die Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnung-Belegen sowie die Pflege elektronischer Preisetiketten am Point of Sale. Hinzu kommt ein integriertes Framework für individuelle Skripte und Custom-Apps, mit dem Partner und interne IT-Teams Geschäftslogik direkt in der Erweiterung umsetzen können. Über SQL-basierte Anpassungen lassen sich Daten zwischen ERP, Onlineshop, Logistik und Marktplätzen orchestrieren. Module zur Lieferantenanbindung erlauben den automatisierten Datenaustausch über CSV, XML oder REST-APIs, während Funktionen für Auftragsabwicklung und Lagerprozesse gängige Workflows für Versand, Wareneingang und Inventur abdecken. Ergänzt wird der Funktionsumfang durch Reporting-Helfer, Mailing-Trigger und Schnittstellen zu DATEV oder Versanddienstleistern. Workflow+ ersetzt damit klassische Speziallösungen wie EDI-Konnektoren, individuelle Programmieraufträge oder externe iPaaS-Werkzeuge in vielen Szenarien und konsolidiert sie auf einer Plattform innerhalb der microtech-Umgebung. Mehr Hintergrund zu integrierten Prozessen findet sich im Beitrag zu Workflow-Management.

Zielgruppe und Branchen

Workflow+ richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit etwa 5 bis 100 Mitarbeitenden, die bereits microtech büro+ einsetzen und ihre Prozesse weitergehend automatisieren wollen. Besonders verbreitet ist die Lösung im Online- und Multichannel-Handel, in der Großhandelsbranche sowie bei Dienstleistungsunternehmen mit hohem Belegaufkommen. Auch produzierende Betriebe, die büro+ um Funktionen für Fertigungsbegleitung, Bestandsführung oder Lieferantenintegration erweitern, profitieren vom Add-on. Weitere typische Anwender sind Versender mit angeschlossenem Webshop, Fachhändler im stationären Handel mit elektronischen Preisetiketten sowie B2B-Händler, die ihre Lieferantenbestellungen automatisieren möchten. Gerade Unternehmen, die einen Wechsel auf ein vollständig neues ERP-System aus Aufwand- oder Kostengründen scheuen, finden in Workflow+ einen Hebel, ihre bestehende Plattform spürbar moderner und effizienter zu betreiben. Auch Dienstleister und IT-Häuser, die microtech-Anwender betreuen, setzen Workflow+ als Werkzeug ein, um Kundenanforderungen schnell und updatesicher umzusetzen.

Technologie und Bereitstellung

Technologisch ist Workflow+ als Erweiterung der microtech-Plattform implementiert und nutzt deren Datenbank- und API-Strukturen. Die Lösung läuft auf den von microtech unterstützten Windows-Servern oder als Teil einer gehosteten büro+ Umgebung. Trigger und Workflows werden über eine Konfigurationsoberfläche definiert, ergänzt durch SQL- und Skript-basierte Erweiterungen für komplexere Logik. Schnittstellen zu E-Commerce-Systemen, Marktplätzen und Logistikdienstleistern werden über Konnektoren wie eSynK oder individuelle Adapter realisiert. Da die Erweiterung in die microtech-Architektur eingebettet ist, profitieren Anwender von der bestehenden Mandanten- und Rechtesteuerung sowie von gewohnten Update-Zyklen. Reine Cloud-Bereitstellung ist über Partner möglich, klassisch wird Workflow+ jedoch im On-Premise- oder Hosted-Server-Modell betrieben. Die Anbindung an externe Systeme erfolgt über REST, SOAP, SFTP, SMTP, CSV oder XML, sodass nahezu beliebige Drittsysteme integrierbar sind.

Stärken und Schwächen

Die größten Stärken von Workflow+ liegen im pragmatischen, kostengünstigen Ausbau einer bestehenden microtech-Installation. Anwender können Prozesse automatisieren, ohne ihr ERP zu wechseln, und profitieren von einem erfahrenen Partnerumfeld in der DACH-Region. Die Triggerlogik ist flexibel, der Funktionsumfang deckt typische Schmerzpunkte mittelständischer Händler ab, und die Erweiterung wird laufend gepflegt. Auch die Integration in microtech-Updates und das Hosting-Ökosystem ist ausgereift. Schwächen ergeben sich aus der starken Bindung an microtech: Wer nicht büro+ einsetzt, kann Workflow+ in der Regel nicht sinnvoll nutzen. Zudem ist die Lösung kein vollständiges ERP-System, sondern eine Erweiterung, was bei größeren Transformationsprojekten gegenüber Plattformen für den Handel berücksichtigt werden muss. Tiefe Anpassungen erfordern technisches SQL- oder Skript-Know-how, und die Dokumentation ist primär für Partner und IT-affine Anwender gedacht. Für vollständig cloud-native Architekturen ist der Ansatz weniger geeignet, da die microtech-Basis weiterhin On-Premise- oder Hosted-orientiert ist.

Preise und Lizenzmodell

Workflow+ wird als kommerzielles Add-on über AlphaCom und Partner vertrieben. Die Preise werden nicht öffentlich gelistet, sondern individuell auf Basis der genutzten Module, Schnittstellen und Trigger kalkuliert. Üblich sind eine einmalige Lizenz oder ein Subskriptionsmodell sowie zusätzliche Aufwände für Konfiguration, Anpassung und Schulung durch Partner. Für Interessenten steht eine 30-tägige Testphase zur Verfügung, in der Funktionen und Trigger geprüft werden können. Die Total Cost of Ownership liegt im Vergleich zu vollwertigen ERP-Migrationen typischerweise deutlich niedriger.

Fazit

Workflow+ ist eine spezialisierte und ausgereifte Erweiterung für microtech büro+, die Prozesse automatisiert, Schnittstellen aufbaut und individuelle Logik in den ERP-Alltag bringt. Für mittelständische Händler und Dienstleister, die ihre microtech-Installation erhalten und gleichzeitig effizienter machen wollen, bietet Workflow+ einen klaren Mehrwert. Wer dagegen ein neues, eigenständiges ERP-System sucht oder microtech ablösen will, sollte alternative Plattformen prüfen. Innerhalb der microtech-Welt zählt Workflow+ zu den etabliertesten Automatisierungslösungen im DACH-Raum.

Hersteller-Homepage von Workflow+

Aktuelle Ansicht der Webseite https://www.alphacom.ch/