RPA (Robotic Process Automation) bezeichnet Software-Roboter, die repetitive, regelbasierte Aufgaben in der Backoffice-IT automatisieren – etwa Datenübertragung zwischen Systemen, OCR-basierte Belegerfassung oder Standard-Reports.
Typische RPA-Use-Cases
Übernahme von Bestellungen aus E-Mails ins ERP
Stammdaten-Synchronisation zwischen ERP und CRM
OCR-basierte Eingangsrechnungs-Erfassung
Konsolidierung von Vertriebsreports aus mehreren Quellen
Automatische Antworten auf Standard-Kundenanfragen
RPA-Anbieter
Marktführer sind UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Microsoft Power Automate, SAP Build Process Automation und WorkFusion. Im Mittelstand sind UiPath und Microsoft Power Automate die häufigsten Wahlmöglichkeiten.
RPA vs. native ERP-Funktionen
RPA ist eine Krücke: schneller umsetzbar als native ERP-Funktionen, aber langfristig brüchiger (Updates, UI-Änderungen). Wer Prozesse dauerhaft automatisiert, sollte langfristig auf native Funktionen oder API-Integration setzen. RPA ist ideal für Übergänge und Quick Wins.
Praxis-Beispiel
Ein Mittelständler automatisiert mit RPA (Robotic Process Automation) die Stammdaten-Pflege zwischen ERP und CRM: ein Bot loggt sich täglich in beide Systeme ein, gleicht neue Kontakte ab, kopiert Adress-Änderungen, erfasst Aufträge in Systeme ohne API. RPA-Tools wie UiPath, Blue Prism oder Microsoft Power Automate Desktop simulieren Anwender-Aktionen — werden überall dort eingesetzt, wo APIs fehlen oder die Modernisierung zu lange dauert. Typische ROI: 12-24 Monate.
Wie unterscheidet sich RPA von Workflow-Automation? Workflow-Automation orchestriert Prozesse über APIs. RPA simuliert Mensch-Aktionen via UI — wird verwendet, wenn keine APIs verfügbar sind. Workflow ist robuster, RPA flexibler. Wann ist RPA sinnvoll, wann nicht? Sinnvoll: regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, große Volumen, keine API verfügbar. Nicht sinnvoll: einmalige Aufgaben, häufige UI-Änderungen (RPA bricht dann), kreative Entscheidungen.
Bei repetitiven Tätigkeiten mit hohem Volumen und ohne Möglichkeit zu nativer ERP-Lösung – Quick Wins erzielbar in Wochen, nicht Monaten.
Realistische Erfahrungswerte zeigen, dass die Hälfte aller Projekte ihren ursprünglichen Zeitplan um 20-40 % überschreitet.
Wichtigster Hebel für Termintreue ist ein dedizierter interner Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis und 50-80 % Verfügbarkeit.
Was kostet RPA?
Cloud-RPA ab 500 EUR pro Monat pro Roboter (UiPath, Automation Anywhere), Power Automate ab 15 EUR pro Anwender.
Lizenzgebühren machen typisch nur 25-35 % der Gesamtprojektkosten aus, die restlichen 65-75 % entstehen für Implementation, Customizing, Schulung und Datenmigration.
Cloud-Modelle reduzieren die initialen Investitionen, verschieben Kosten aber dauerhaft in die laufenden Betriebsausgaben.
