Häufig gestellte Fragen
Was ist RPA (Robotic Process Automation)?
RPA (Robotic Process Automation) bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern, sogenannten Bots, die regelbasierte und repetitive Aufgaben in digitalen Anwendungen ausführen, indem sie menschliche Interaktionen mit Benutzeroberflächen nachahmen. Statt Daten manuell von einem System ins nächste zu übertragen, übernimmt ein konfigurierter Bot diese Schritte automatisiert und nach festen Regeln. Charakteristisch ist, dass RPA auf der Präsentationsebene ansetzt und die bestehenden Anwendungen selbst nicht verändert. Im ERP-Umfeld schließt RPA häufig die Lücke zwischen Systemen, für die keine programmatische Schnittstelle verfügbar oder wirtschaftlich umsetzbar ist.
Wann lohnt sich RPA?
RPA lohnt sich vor allem bei hochvolumigen, stabilen und klar regelbasierten Abläufen ohne häufige Ausnahmen, etwa beim Übernehmen von Bestelldaten aus Lieferantenportalen, dem Anlegen von Stammdaten oder dem Abgleich von Belegen. Geeignete Prozesse lassen sich oft binnen Wochen automatisieren, weil RPA über die Oberfläche arbeitet und nicht in die Geschäftslogik der Systeme eingreift. Schwankende oder selten ausgeführte Prozesse rechtfertigen den Pflegeaufwand dagegen selten. Zur Identifikation geeigneter Kandidaten wird häufig Process Mining vorgeschaltet, das Abläufe anhand von Systemprotokollen sichtbar macht und Automatisierungspotenziale aufdeckt.
Was kostet RPA?
Cloud-RPA wird häufig pro Bot und Monat lizenziert und liegt für einen unbeaufsichtigten Roboter bei etablierten Anbietern wie UiPath oder Automation Anywhere je nach Tarif im Bereich einiger hundert Euro je Roboter, während Microsoft Power Automate mit nutzerbezogenen Abos ab rund 15 Euro je Nutzer und Monat deutlich günstiger einsteigt. Die Lizenzgebühren machen erfahrungsgemäß jedoch nur einen kleineren Teil der Gesamtkosten aus; der größere Anteil entfällt auf Prozessanalyse, Implementierung, Test, Schulung und vor allem die laufende Wartung der Bots. Da RPA über die Benutzeroberfläche arbeitet, können Bots bei Software-Updates oder Oberflächenänderungen brechen und müssen nachgepflegt werden, was die Betriebskosten dauerhaft erhöht. Eine belastbare Kostenrechnung sollte diese laufenden Aufwände daher von Anfang an einplanen.
Was ist der Unterschied zwischen attended und unattended RPA-Bots?
Attended Bots laufen am Arbeitsplatz und werden von einem Mitarbeiter bewusst ausgelöst, etwa als Assistent, der während eines Vorgangs einzelne Schritte übernimmt oder Daten auf Abruf verarbeitet. Unattended Bots arbeiten dagegen unbeaufsichtigt im Hintergrund, zeitgesteuert oder durch definierte Ereignisse angestoßen, und eignen sich für hochvolumige Back-Office-Aufgaben ohne menschliches Eingreifen. Verwaltet werden beide Varianten in der Regel durch einen Orchestrator, der Bots verteilt, plant, überwacht und protokolliert. Viele Unternehmen kombinieren beide Modelle, um sowohl Mitarbeiter direkt zu entlasten als auch ganze Prozesse durchgängig zu automatisieren.
Worin unterscheidet sich RPA von einer API-Integration?
RPA setzt auf der Bedienoberfläche an und ahmt menschliche Eingaben nach, während eine API-Integration Daten direkt auf der technischen Schnittstellenebene zwischen Systemen austauscht. Eine API-gestützte Anbindung gilt in der Regel als robuster, schneller und wartungsärmer, weil sie unabhängig von Layout-Änderungen der Oberfläche funktioniert. RPA ist demgegenüber anfälliger, da ein an die Oberflächenstruktur gebundener Bot nach einem Update ausfallen kann und nachgepflegt werden muss. In der Praxis wird RPA daher meist als pragmatische Übergangs- oder Ergänzungslösung verstanden, wenn keine stabile Schnittstelle verfügbar oder deren Bereitstellung zu aufwendig ist, nicht als strategische Architektur.
Welche RPA-Anbieter gibt es und wie groß ist der Markt?
Zu den am Markt verbreiteten Werkzeugen zählen unter anderem UiPath, Microsoft Power Automate, Automation Anywhere und SS&C Blue Prism; UiPath gilt dabei als Marktführer und wird in Branchenanalysen wie dem Gartner Magic Quadrant zusammen mit Automation Anywhere zu den führenden reinen RPA-Anbietern gezählt. Marktanalysen schätzen das globale RPA-Marktvolumen je nach Abgrenzung sehr unterschiedlich ein, mit Werten von rund neun bis über dreißig Milliarden US-Dollar für die Mitte des Jahrzehnts und übereinstimmend zweistelligen jährlichen Wachstumsraten. Welche Lösung passt, hängt von Systemlandschaft, vorhandenen Schnittstellen, Lizenzmodell und interner Kompetenz ab, nicht von einer pauschalen Rangfolge. Zunehmend verschmilzt klassisches RPA mit künstlicher Intelligenz zu sogenannter intelligenter Automatisierung beziehungsweise Hyperautomation, um auch unstrukturierte Daten und Entscheidungslogik einzubeziehen.