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Häufig gestellte Fragen

Woran lässt sich erkennen, ob ein KI-Feature nur ein Marketing-Label ist?

Ein belastbares Indiz ist die Artikelnummer: Funktionen, die tatsächlich ausgeliefert werden, haben eine Position im Preisblatt oder eine dokumentierte Zugehörigkeit zu einer Lizenzstufe. Fehlt beides und wird stattdessen auf eine Roadmap verwiesen, handelt es sich um eine Ankündigung, nicht um eine Funktion. Ein zweites Indiz ist der produktive Referenzkunde im deutschsprachigen Raum, mit dem ein direktes Gespräch möglich ist. Als drittes hilft ein Test mit dem eigenen Datenbestand in einer Testumgebung, weil vorbereitete Demo-Daten Schwächen bei Fachbegriffen, Belegformaten und Sprachqualität zuverlässig verdecken.

Lohnt sich KI im ERP auch für kleinere Unternehmen?

Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern das Mengengerüst des jeweiligen Prozesses. Eine automatisierte Belegverarbeitung rechnet sich dort, wo genügend gleichartige Vorgänge anfallen, um eingesparte Bearbeitungszeit gegen Lizenz-, Einrichtungs- und Kontrollaufwand zu stellen; bei wenigen Hundert Belegen im Jahr ist dieser Punkt selten erreicht. Kleinere Betriebe profitieren deshalb eher von Funktionen, die im Standard enthalten sind und keine eigene Einführung erfordern, als von Plattformen mit eigenem Projektaufwand. Wichtig ist außerdem, dass die Kompetenzpflicht aus der EU-KI-Verordnung unabhängig von der Unternehmensgröße gilt und damit auch bei kleinem Nutzungsumfang Schulungsaufwand entsteht.

Sollte KI-Fähigkeit ein Ausschlusskriterium in der ERP-Auswahl sein?

In der Regel nicht, weil praktisch jeder relevante Anbieter inzwischen KI-Funktionen bewirbt und das Kriterium damit kaum noch trennscharf ist. Sinnvoller ist es, KI als gewichtetes Einzelkriterium im Anforderungskatalog zu führen und dort auf konkrete Prozesse herunterzubrechen, statt eine allgemeine KI-Fähigkeit abzufragen. Ein Ausschlussgrund kann dagegen die Antwort auf die Begleitfragen sein, etwa wenn eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden kann oder eine Nutzung der Eingaben für Modelltraining vertraglich nicht auszuschließen ist. Solche Punkte betreffen Datenschutz und Prüfbarkeit und wiegen schwerer als der Funktionsumfang eines Assistenten.

Wer haftet, wenn eine KI-gestützte Buchung falsch ist?

Die handels- und steuerrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der Buchführung bleibt beim Unternehmen und seiner Geschäftsführung, unabhängig davon, ob ein Vorschlag maschinell erzeugt wurde. Der Softwarehersteller haftet nur im Rahmen seiner vertraglichen Zusagen, und diese schließen die inhaltliche Richtigkeit generativer Vorschläge in der Praxis regelmäßig aus. Daraus folgt, dass Freigabeschritte, Vier-Augen-Prinzip und Protokollierung bei automatisiert erzeugten Buchungen eher wichtiger werden als weniger wichtig. Empfehlenswert ist, im Vertrag ausdrücklich zu regeln, welche Zusagen der Anbieter zur Nachvollziehbarkeit und Protokollierung macht.

Muss der Betriebsrat bei KI-Funktionen im ERP beteiligt werden?

Sobald eine Funktion geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, greifen die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei technischen Einrichtungen. Das kann bereits bei Assistenten der Fall sein, die Bearbeitungszeiten, Freigabequoten oder Korrekturhäufigkeiten je Nutzerkonto auswerten, auch wenn die Auswertung nicht der eigentliche Zweck der Funktion ist. Eine frühzeitige Einbindung ist deshalb sinnvoll, weil Betriebsvereinbarungen zu bestehenden Systemen den KI-Anteil meist noch nicht abdecken. In mitbestimmten Betrieben gehört dieser Punkt in die Projektplanung und nicht erst in die Rollout-Phase.

Wie stark bindet eine KI-Funktion an den bisherigen Anbieter?

Die Bindungswirkung entsteht weniger durch die Funktion selbst als durch die Daten, die im Betrieb um sie herum entstehen. Trainings- und Rückmeldedaten, gepflegte Regelwerke, Freigabehistorien und Konfigurationen sind bei einem Systemwechsel selten portierbar, sodass ein neues System zunächst wieder auf dem Ausgangsniveau startet. Sinnvoll ist deshalb, schon bei Vertragsschluss zu klären, welche dieser Daten in einem maschinenlesbaren Format exportiert werden können. Je stärker eine KI-Funktion in Freigabe- und Kontrollprozesse eingebunden ist, desto genauer sollte dieser Punkt geregelt sein.

Wie oft sollten KI-Funktionen im laufenden Betrieb überprüft werden?

Eine einmalige Abnahme reicht nicht aus, weil sich sowohl die Datenbasis als auch das Modell verändern können: Neue Lieferanten, geänderte Belegformate oder ein Update auf der Anbieterseite verschieben die Trefferquote, ohne dass eine Meldung erfolgt. Bewährt hat sich, eine feste Stichprobenquote automatisch verarbeiteter Vorgänge dauerhaft manuell nachzuprüfen und die Ergebnisse als Zeitreihe zu führen. Zusätzlich sollte nach jedem angekündigten Modell- oder Release-Wechsel eine gezielte Nachprüfung erfolgen. Verantwortlich dafür ist idealerweise eine benannte Person im Fachbereich, nicht die IT allein.