Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet BPM (Business Process Management)?
BPM steht für Business Process Management und bezeichnet auf Deutsch das Geschäftsprozessmanagement. Gemeint ist ein ganzheitlicher, methodischer und softwaregestützter Ansatz, mit dem Organisationen ihre Abläufe systematisch erfassen, modellieren, ausführen, überwachen und kontinuierlich verbessern. Der Begriff umfasst sowohl die Management-Disziplin als auch die unterstützende Software, die häufig als BPM-Suite oder Process Engine bezeichnet wird. Ziel ist es, Prozesse über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg transparent und steuerbar zu machen, statt sie als unausgesprochene Routine zu belassen.
Was ist der Unterschied zwischen BPM und BPMN?
BPM ist die umfassende Management-Disziplin, während BPMN (Business Process Model and Notation) lediglich die grafische Notationssprache zur Modellierung von Prozessen ist. BPMN wird von der Object Management Group gepflegt; die Version 2.0 erschien im Januar 2011 und wurde 2013 als international identische Norm ISO/IEC 19510 verabschiedet. BPMN-Modelle dienen nicht nur der Dokumentation, sondern lassen sich in ausführbarer Form an eine Workflow-Engine übergeben, die den Ablauf steuert. BPMN ist damit ein zentrales Werkzeug innerhalb von BPM, aber nicht mit BPM gleichzusetzen.
BPM oder RPA – was ist der Unterschied?
BPM und RPA (Robotic Process Automation) verfolgen unterschiedliche Ebenen der Automatisierung und ergänzen einander. BPM modelliert, steuert und optimiert ganze End-to-End-Prozesse über mehrere Systeme und Beteiligte hinweg, während RPA einzelne, repetitive Aufgaben auf der Benutzeroberfläche automatisiert, indem es menschliche Klicks und Eingaben nachahmt. In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beide Ansätze: BPM gibt den orchestrierten Rahmen vor, und RPA übernimmt darin einzelne Schritte, etwa das Übertragen von Daten zwischen Anwendungen ohne API. BPM ist somit eher strategisch und prozessweit, RPA eher taktisch und aufgabenbezogen.
Wie unterscheidet sich BPM von Process Mining?
BPM und Process Mining betrachten Prozesse aus entgegengesetzten Richtungen und werden zunehmend gemeinsam eingesetzt. BPM beschreibt und gestaltet Prozesse meist anhand eines geplanten Soll-Zustands und steuert deren Ausführung, während Process Mining aus den Protokolldaten bestehender IT-Systeme rekonstruiert, wie Abläufe tatsächlich durchlaufen werden. Process Mining deckt damit Abweichungen, Engpässe, Schleifen und Medienbrüche objektiv auf und liefert die Faktenbasis für die Analysephase im BPM-Lebenszyklus. In modernen Initiativen liefert Process Mining die Diagnose, und BPM setzt die daraus abgeleiteten Verbesserungen um.
Welche BPM-Software ist verbreitet?
Der Markt reicht von dedizierten BPM-Suiten bis zu Prozessfunktionen, die in größere Plattformen integriert sind; das weltweite BPM-Marktvolumen wird für 2025 je nach Abgrenzung auf einen niedrigen bis mittleren zweistelligen Milliardenbetrag (US-Dollar) geschätzt und wächst zweistellig pro Jahr. Häufig genannte Anbieter sind unter anderem Camunda, Bizagi, SAP Signavio, IBM, Pega, Appian und ServiceNow; viele ERP-Anbieter und Low-Code-Plattformen bringen zudem eigene Workflow- und Prozesswerkzeuge mit. Welches Werkzeug passt, hängt von Faktoren wie BPMN-Standardkonformität, Integrationsfähigkeit, Anzahl der Prozesse und vorhandenem Know-how ab und nicht von der Bekanntheit eines Namens. Diese Aufzählung ist illustrativ und anbieterneutral, also ohne Wertung oder Vollständigkeitsanspruch zu verstehen.
Wie hängt BPM mit einem ERP-System zusammen?
BPM und ein ERP-System ergänzen sich, verfolgen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Das ERP bildet die transaktionale Datenbasis mit fest verdrahteten Standardabläufen wie Procure-to-Pay oder Order-to-Cash, während BPM die übergreifende Steuerung und flexible Anpassung von Prozessen in den Vordergrund stellt. In der Praxis gibt es zwei Muster: Entweder nutzen Unternehmen die im ERP enthaltene Prozesssteuerung für Genehmigungen und Statuswechsel, oder sie legen eine eigenständige BPM-Schicht über mehrere Systeme, die ERP, CRM und weitere Anwendungen orchestriert. Gerade bei abteilungs- und systemübergreifenden Vorgängen, die nicht sauber in ein einzelnes Modul passen, spielt BPM seine Stärke aus.
Was sind die Phasen des BPM-Lebenszyklus?
BPM wird klassisch als geschlossener Kreislauf verstanden, der mehrere aufeinander aufbauende Phasen umfasst. Am Anfang stehen die Identifikation und Modellierung relevanter Prozesse als Ist- und Soll-Sicht, gefolgt von der Analyse, in der Schwachstellen, Wartezeiten und Doppelarbeit aufgedeckt werden, zunehmend datengestützt durch Process Mining. Danach folgen die Implementierung des optimierten Ablaufs, gegebenenfalls über Workflow-Automatisierung, sowie die produktive Ausführung mit laufendem Monitoring von Kennzahlen wie Durchlaufzeit oder Fehlerquote. Auf Basis dieser Messwerte beginnt der Optimierungszyklus erneut, weshalb sich BPM grundlegend von einer einmaligen Reorganisation unterscheidet.