Procure-to-Pay (P2P) umfasst den gesamten Beschaffungsprozess von Bedarfsanforderung über Bestellung und Wareneingang bis zur Lieferantenzahlung. Die erweiterte Variante Source-to-Pay (S2P) integriert Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement.
Über das ERP hinaus oft ergänzt durch dedizierte Procurement-Tools: SAP Ariba, Coupa, JAGGAER, Ivalua, im MittelstandOnventis oder Mercateo.
Praxis-Beispiel
Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 320 Mitarbeitern wickelt rund 18.000 Bestellungen/Jahr über 450 Lieferanten ab. Vor der P2P-Einführung lag die durchschnittliche Durchlaufzeit von Bedarf bis Bestellung bei 6,4 Tagen, weil Genehmigungen per E-Mail liefen. Nach Einführung von SAP Ariba mit dreistufiger Genehmigungs-Hierarchie und automatischem 3-Wege-Match (Bestellung-Wareneingang-Rechnung) sank die Durchlaufzeit auf 1,2 Tage, die Maverick-Buying-Quote von 17 % auf 4 %.
Typische Fallstricke
Stammdaten-Pflege wird unterschätzt: Doublette-Lieferanten und veraltete Konditionen blockieren Auto-Match
Genehmigungs-Schwellen zu niedrig (z.B. 250 €) führen zu Eskalations-Ermüdung und Schatten-Bestellungen
Fehlende Punchout-Kataloge bei C-Material-Lieferanten verursachen weiterhin manuellen Aufwand
Praxis-Beispiel
Procure-to-Pay (P2P) ist der End-to-End-Beschaffungs-Prozess: Bedarf erkennen → Bestellanforderung → Genehmigung → Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Zahlung. Im ERP automatisiert mit Workflow-Engine: jede Bestellanforderung über Schwellwerten geht durch Genehmigungs-Workflow, Bestellungen werden elektronisch beim Lieferanten platziert (oft per EDI), Wareneingang per Scan, Rechnungs-Match (3-Wege), Zahlungs-Vorschlag. Bei Mittelständlern automatisiert P2P 80-90 % der Standard-Bestellungen.
Wer ist der Owner des P2P-Prozesses? Strategisch: Einkaufs-Leitung. Operativ: Disposition und Buchhaltung. P2P ist abteilungsübergreifend — IT muss alle einbeziehen. Welche Tools gibt es jenseits des ERP? SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Basware sind dedizierte P2P-Plattformen. Lohnen sich bei Konzernen mit hochkomplexen Beschaffungs-Strukturen; im Mittelstand reicht meist das ERP-Modul.
Bei mehr als 1.000 Bestellungen/Monat oder über 200 Lieferanten lohnt ein dediziertes P2P-Tool. Darunter reicht das ERP.
Standard-Schnittstellen-Standards wie REST-API, EDIFACT, OData und ZUGFeRD sollten direkt unterstützt sein, um teure Custom-Schnittstellen zu vermeiden.
