Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenmanagement (SRM) und Einkauf?
Der Einkauf bezeichnet vor allem den operativen Beschaffungsvorgang – also Anfragen, Bestellungen, Wareneingang und Rechnungsprüfung für konkrete Bedarfe. Lieferantenmanagement (SRM) setzt eine Ebene darüber an und steuert die Lieferantenbeziehung strategisch: Qualifizierung, Klassifizierung, laufende Leistungsbewertung und gezielte Lieferantenentwicklung. Während der Einkauf transaktional auf einzelne Vorgänge fokussiert, betrachtet SRM den Lieferanten als langfristige Beziehung mit Historie, Risiko und Entwicklungspotenzial. In ERP-Systemen ist der operative Einkauf meist Teil der Materialwirtschaft, das SRM ergänzt die bewertende und beziehungsorientierte Steuerung.
Mit welchen Kennzahlen werden Lieferanten bewertet?
Die Lieferantenbewertung stützt sich typischerweise auf vier Dimensionen: Qualität, Liefertreue, Kosten sowie Service und Zusammenarbeit. Gängige Kennzahlen sind die Termin- und Mengentreue (On-Time-Delivery), die Reklamations- oder Fehlerquote – im Qualitätsmanagement oft in PPM (Parts per Million) ausgedrückt –, die Preisentwicklung und die Reaktionszeit auf Anfragen. Diese Werte werden meist über eine gewichtete Scorecard zu einem Lieferanten-Score verdichtet, dessen Gewichtung je nach Branche variiert. In der Automobilindustrie dominiert beispielsweise die Qualität, im Handel stehen Kosten und Liefertreue stärker im Vordergrund.
Welche Rolle spielt das Lieferkettengesetz für das Lieferantenmanagement?
Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verlangt nachweisbare Prozesse zur Risikoidentifikation entlang der Lieferkette und gilt seit dem 1. Januar 2024 für Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten. Da betroffene Unternehmen ihre Sorgfaltspflichten an Zulieferer weitergeben, sind faktisch auch viele mittelständische Lieferanten indirekt betroffen. Ein gepflegtes Lieferantenmanagement liefert hier die nötige Dokumentation zu Herkunft, Zertifizierungen und Risikoeinstufungen. Mittelfristig soll das LkSG durch die EU-Lieferkettenrichtlinie CSDDD abgelöst werden, die nach den Omnibus-Anpassungen erst für Unternehmen ab 5.000 Beschäftigten und mehr als 1,5 Milliarden Euro Umsatz gilt; die Mitgliedstaaten müssen sie bis Juli 2028 in nationales Recht umsetzen, angewendet wird sie ab Mitte 2029.
Wie läuft das Onboarding eines neuen Lieferanten ab?
Das Lieferanten-Onboarding ist ein mehrstufiger Prozess von der Registrierung über die Qualifizierung bis zur Aufnahme in den Kreditorenstamm. Zunächst hinterlegt der Lieferant seine Stammdaten und Bankverbindung, anschließend folgen eine Selbstauskunft und die Dokumentenprüfung – etwa Fragebögen, Code-of-Conduct-Erklärungen und Zertifikate wie ISO 9001 oder ISO 14001. Erst nach positiver Prüfung und Freigabe wird der Lieferant beschaffungsfähig. Die kalendarische Dauer reicht je nach Komplexität von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen, wobei Wartezeiten auf Rückfragen zu Nachweisen oder Bankdaten häufig den größten Zeitanteil ausmachen.
Lohnt sich ein eigenständiges SRM-Tool im Mittelstand?
Ob sich eine separate SRM-Lösung lohnt, hängt vor allem von der Lieferantenanzahl und der regulatorischen Betroffenheit ab. Für viele mittelständische Unternehmen mit überschaubarem Lieferantenstamm reicht das in das ERP integrierte Beschaffungs- und Bewertungsmodul aus. Bei mehreren hundert aktiven Lieferanten, hoher Beschaffungskomplexität oder LkSG-Pflichten kann sich dagegen ein spezialisiertes Tool mit Lieferantenportal, automatisiertem Onboarding und Risikomonitoring rechnen. Wichtig ist in beiden Fällen, dass gängige Schnittstellenstandards wie REST-API, EDIFACT, OData und ZUGFeRD unterstützt werden, um teure Eigenentwicklungen zu vermeiden.
Was kostet eine SRM-Software?
Die Kosten variieren stark mit Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Cloud-basierte SRM-Lösungen für den Mittelstand starten häufig bei einem niedrigen zwei- bis dreistelligen Eurobetrag pro Anwender und Monat, während große Enterprise-Plattformen wie SAP Ariba, Coupa, Jaggaer oder Ivalua je nach Modulumfang und Nutzerzahl in den sechsstelligen Jahresbereich gehen können. Zu beachten ist, dass die reinen Lizenzgebühren oft nur einen kleineren Teil der Gesamtkosten ausmachen. Der Großteil der Projektkosten entfällt erfahrungsgemäß auf Implementierung, Customizing, Datenmigration und Schulung, weshalb eine Betrachtung der Total Cost of Ownership sinnvoller ist als ein reiner Lizenzpreisvergleich.