GoBD-Verfahrensdokumentation – die unterschätzte Pflicht
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation beschreibt sämtliche steuerrelevanten IT-Prozesse eines Unternehmens — von der Belegerfassung bis zur Archivierung. Sie ist nach den GoBD verpflichtend und das erste, was ein Betriebsprüfer sehen will. Wer keine hat, riskiert Schätzungen oder Hinzuschätzungen.
Pflichtinhalte
- Allgemeiner Teil: Unternehmensbeschreibung, IT-Landschaft
- Anwenderdokumentation: wie Anwender Belege erfassen, prüfen, freigeben
- Technische Dokumentation: Systeme, Schnittstellen, Datenbanken
- Betriebsdokumentation: Backup, Wiederherstellung, Berechtigungen
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Versionsmanagement: jede Änderung dokumentiert
Häufige Mängel
- Doku existiert nicht oder ist veraltet
- Keine Versionierung
- Mangelhafte Beschreibung von Schnittstellen (DATEV, Banken, Kassen)
- Keine Beschreibung des Berechtigungskonzepts
- Lückenhafte Backup-/Recovery-Dokumentation
Erstellung in der Praxis
Die IDW-PS-880-Templates sowie Verbandsmuster (BDU, DStV) sind solide Startpunkte. Realistischer Erstellungsaufwand: 5–15 Tage für mittelständische Unternehmen, plus jährliche Aktualisierung. Tools wie QuickDoc, BSI IT-Grundschutz-Tools oder spezielle GoBD-Tools von DATEV erleichtern die Pflege.
Häufige Fragen
- Was passiert ohne Verfahrensdoku in der Betriebsprüfung?
Im Worst Case: Verwerfung der Buchführung und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Strafzuschläge sind möglich.
- Wer schreibt die Verfahrensdoku?
Idealerweise eine interne Person mit IT- und Steuer-Verständnis, oft unterstützt durch externen Steuerberater oder GoBD-Berater.