Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Intercompany (IC) im ERP-Kontext genau?
Intercompany – kurz IC – bezeichnet Geschäftsvorfälle zwischen rechtlich selbstständigen Gesellschaften desselben Konzerns, etwa Warenlieferungen, Dienstleistungen, Darlehen oder Lizenzgebühren zwischen Mutter-, Tochter- und Schwestergesellschaften. Aus Sicht der Einzelgesellschaft sind das normale Geschäfte mit einem Kunden oder Lieferanten, aus Konzernsicht jedoch interne Vorgänge, die sich gegenseitig aufheben. Im ERP wird jede Gesellschaft als eigener Mandant geführt, sodass beide Seiten betragsgleich und konsistent gebucht werden müssen. Intercompany ist dabei meist kein einzeln zukaufbares Modul, sondern eine durchgängige Buchungs- und Prozessfunktion über mehrere Bereiche des Systems hinweg.
Wie bilde ich Intercompany-Buchungen im ERP-System ab?
In einem mandantenfähigen ERP wird jede Konzerngesellschaft als eigener Mandant geführt, und Intercompany-Vorgänge werden über eigene IC-Konten sowie ein IC-Partner-Kennzeichen markiert, damit sie später eindeutig identifizierbar sind. Idealerweise löst eine Ausgangsrechnung der liefernden Gesellschaft automatisch die korrespondierende Eingangsrechnung beim empfangenden Mandanten aus – diese Spiegelbuchung reduziert manuellen Aufwand und vermeidet Differenzen. Größere Systeme wie SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance, Oracle, Infor oder Sage bieten native IC-Logik in unterschiedlicher Tiefe. Die konkrete Ausgestaltung variiert je nach Konzernstruktur, Anzahl der Gesellschaften und Customizing-Tiefe des jeweiligen Setups.
Warum müssen Intercompany-Geschäfte im Konzernabschluss eliminiert werden?
Im Konzernabschluss darf der Konzern nur das Geschäft mit fremden Dritten abbilden, nicht die Geschäfte zwischen den eigenen Einheiten – sonst würde er größer dargestellt, als er tatsächlich ist. Deshalb werden interne Umsätze, Forderungen, Verbindlichkeiten und Zwischengewinne wieder herausgerechnet. Rechtsgrundlage in Deutschland ist unter anderem § 303 HGB für die Schuldenkonsolidierung (Aufrechnung interner Forderungen und Verbindlichkeiten) sowie § 304 HGB für die Zwischenergebniseliminierung; hinzu kommt die Aufwands- und Ertragskonsolidierung nach § 305 HGB. Voraussetzung dafür sind sauber gekennzeichnete und abgestimmte IC-Daten, die das ERP liefert.
Was ist eine Intercompany-Reconciliation und warum ist sie wichtig?
Die Intercompany-Reconciliation (IC-Abstimmung) ist der Prozess, bei dem die zwischen verbundenen Konzerngesellschaften gebuchten Geschäftsvorfälle auf Konsistenz geprüft werden. Sie stellt offene Salden zwischen den Gesellschaften gegenüber und deckt Differenzen auf, etwa durch abweichende Beträge, Buchungszeitpunkte oder Währungsumrechnungen. Üblicherweise findet die Abstimmung vor der Aufstellung der Einzel- und Konzernabschlüsse statt, weil unabgestimmte IC-Salden sich nicht sauber eliminieren lassen und den Abschluss verzögern. Ein ERP mit integriertem Reconciliation-Werkzeug macht Abweichungen früh sichtbar und verkürzt so den Monats- und Jahresabschluss.
Welche Rolle spielen Verrechnungspreise bei Intercompany-Transaktionen?
Verrechnungspreise (Transfer Pricing) legen fest, zu welchem Wert Leistungen zwischen Konzerngesellschaften abgerechnet werden, und müssen dem Fremdvergleichsgrundsatz (Arm's-Length-Prinzip) entsprechen. Sie sind steuerlich hochrelevant und in Deutschland nach § 90 Abs. 3 AO dokumentationspflichtig: Seit 2025 gehört eine Transaktionsmatrix zu den vorzulegenden Unterlagen, die zusammen mit der Stammdokumentation binnen 30 Tagen nach Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung für eine Außenprüfung vorzulegen sind. Eine Stammdokumentation (Master File) ist regelmäßig ab einem Konzernumsatz von mindestens 100 Millionen Euro im Vorjahr zu erstellen, eine Sachverhaltsdokumentation (Local File) greift, wenn IC-Liefergeschäfte 6 Millionen Euro oder sonstige IC-Leistungen 600.000 Euro übersteigen. Im ERP sollten Verrechnungspreise daher zentral verwaltet und revisionssicher dokumentiert werden.
Welche ERP-Funktionen sollte ein Konzern bei der Systemauswahl auf Intercompany prüfen?
Zentral ist echte Mandantenfähigkeit, damit jede Gesellschaft als eigener Mandant geführt und IC-Buchungen über Mandantengrenzen hinweg automatisiert gespiegelt werden können. Wichtig sind außerdem eine integrierte Verrechnungspreis-Verwaltung, Mehrwährungsfähigkeit mit Kursdifferenzbehandlung pro Transaktion sowie ein revisionssicherer Audit-Trail für alle IC-Vorgänge. Ein Reconciliation-Werkzeug, das Differenzen vor dem Abschluss aufdeckt, und eine einheitliche Stammdaten-Governance über alle Gesellschaften runden das Anforderungsprofil ab. Bei heterogenen Landschaften – etwa einem Two-Tier-ERP-Ansatz mit unterschiedlichen Systemen in Zentrale und Töchtern – ist zusätzlich zu klären, wie IC-Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden.