ConAktiv – Projekt- und Service-ERP für Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister

ConAktiv ist eine seit 1989 von der in Mannheim ansässigen Connectivity GmbH entwickelte Projekt- und Service-ERP-Software, die sich gezielt an projektorientierte Dienstleister richtet. Die Connectivity GmbH mit Sitz in der Mallaustraße 61 zählt zu den ältesten unabhängigen Mittelstands-Softwarehersteller in Deutschland und ist nach eigenen Angaben seit Februar 2024 nach ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen trägt zudem das Initiative-Mittelstand-Prüfsiegel „Software Made in Germany“ und betreut nach Branchenangaben mehr als 400 Kunden im DACH-Raum. ConAktiv ist im jährlichen Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand mehrfach ausgezeichnet worden – unter anderem als „Best of 2018“ in der ERP-Kategorie. Anders als klassische produktionsorientierte ERP-Systeme ist ConAktiv konsequent für Teams konzipiert, die in Projekten denken und arbeiten: Beratungshäuser, Werbe- und Digitalagenturen, Ingenieurbüros, IT-Dienstleister und Software-Anbieter, deren Hauptwertschöpfung in Projekten, Stunden und Aufträgen liegt.

Funktionsumfang

Funktional kombiniert ConAktiv ERP, CRM, Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Controlling, Buchhaltung und Groupware in einer durchgängigen Plattform. Im Vertriebsmodul werden Kontakte, Leads, Verkaufschancen, Angebote und Aufträge verwaltet und mit dem Projektgeschäft verknüpft. Das Projektmanagement deckt Strukturpläne, Aufgaben, Termine, Ressourcen-, Mitarbeiter- und Skill-Planung, projektbezogene Zeit- und Spesenerfassung, Kostenverfolgung sowie Auftrags- und Faktura-Workflows ab. Im Bereich Buchhaltung sind Rechnungslauf, Offene-Posten-Verwaltung, SEPA-Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Kostenstellen-Controlling und DATEV-Schnittstellen integriert. Ergänzend stehen Module für Personalverwaltung mit Urlaub und Arbeitszeitkonten, ein Dokumentenmanagementsystem, ein Marketingmodul mit Massen-E-Mailings und Kampagnen, ein Ticketsystem, Vertragsverwaltung sowie Lager- und Materialwirtschaft zur Verfügung. Spezifische Branchenausgaben – ConAktiv Agency für Werbe- und Digitalagenturen, ConAktiv Consult für Beratungshäuser, ConAktiv IT für IT-Dienstleister und ConAktiv Custom für individuelle Projektszenarien – bündeln vorkonfigurierte Funktionsumfänge und Workflows. Ergänzend gibt es eine Mobile App für Smartphone und Desktop sowie zahlreiche Schnittstellen zu Drittsystemen wie DATEV, Microsoft 365 oder Lexware.

Zielgruppe & Branchen

Die Zielgruppe sind kleine und mittelständische Dienstleistungsunternehmen mit etwa 10 bis 500 Mitarbeitenden, deren Wertschöpfung hauptsächlich in projektbezogenen Dienstleistungen liegt. Im Zentrum stehen Werbe-, Digital- und PR-Agenturen, Unternehmens- und Personalberatungen, Engineering- und Architekturbüros, IT-Service- und Software-Unternehmen, Eventagenturen, Marktforschungsinstitute, Trainings- und Weiterbildungsanbieter sowie Kanzleien und projektorientierte Dienstleister im Marketing- und Kommunikationsumfeld. Für produzierende Unternehmen mit klassischer Fertigungstiefe, großen Lagerbeständen oder mehrstufigen Stücklisten ist ConAktiv weniger geeignet; hier dominieren ERP-Systeme wie ProAlpha, abas, APplus oder Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Anwender schätzen ConAktiv vor allem dann, wenn ein einziges System mehrere klassische Insellösungen – CRM, Projektsteuerung, Zeiterfassung, Faktura, Buchhaltung – ablösen soll. Innerhalb des deutschsprachigen Markts steht ConAktiv im Wettbewerb mit Anbietern wie Projektron BCS, MOCO, easyJOB, awork-/Personio-Kombinationen oder spezialisierten Agentursoftwares wie TROI und teamspace.

Technologie & Bereitstellung

ConAktiv ist plattformunabhängig konzipiert und läuft sowohl unter Windows als auch unter macOS, was den Mac-affinen Agenturmarkt von jeher mit abdeckt. Bereitgestellt wird die Lösung wahlweise als On-Premise-Installation auf eigener Hardware, in einer privaten Cloud im deutschen Rechenzentrum oder als gehostete Variante mit Wartung durch den Hersteller. Über Web-Clients und mobile Apps lassen sich Zeiterfassung, Aufgabenmanagement, CRM-Aktivitäten und Genehmigungs-Workflows auch unterwegs bedienen. Die Software ist modular aufgebaut, sodass Kunden ihren Funktionsumfang an die Unternehmensgröße und das Projektprofil anpassen können. Über offene Schnittstellen werden Drittsysteme wie Buchhaltungssoftware, Mailserver, Telefonanlagen, Microsoft 365 oder Webdienste integriert. Für Compliance- und Datenschutzanforderungen unterstützt das System mehrstufige Berechtigungen, Audit-Trails, DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland und differenzierte Mandanten- und Mehrunternehmens-Setups. Die ISO-9001-Zertifizierung der Connectivity GmbH unterstreicht den qualitätsorientierten Entwicklungsansatz und bietet bei Vergaben in regulierten Branchen ein zusätzliches Argument.

Stärken und Schwächen

Zu den Stärken zählt die hohe Spezialisierung auf das Projektgeschäft. ConAktiv kombiniert Funktionen, die andernorts oft auf drei bis vier separate Werkzeuge verteilt sind, in einem konsistenten System und reduziert dadurch Schnittstellenkomplexität und Datenredundanz. Die Branchenausgaben für Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister bringen vorkonfigurierte Reports, Workflows und Stammdatenmodelle mit, was Implementierungszeiten verkürzt. Das langjährige Engagement im Mittelstandsmarkt, das Prüfsiegel „Software Made in Germany“ und mehrfache Auszeichnungen im Innovationspreis-IT (etwa der Best-of-2018-Award) sind Indizien für Marktreife und stabilen Anbietersupport. Schwächen sehen Beobachter typischerweise in der öffentlich begrenzten Sichtbarkeit gegenüber größeren Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 oder SAP Business One, im im Vergleich zu reinen Cloud-Anbietern weniger ausgeprägten SaaS-Marketing-Auftritt sowie in der Fokussierung auf den deutschsprachigen Raum. Für Unternehmen, die international stark wachsen, kann das Sprach-, Steuer- und Lokalisierungsspektrum eines globalen ERP-Anbieters relevanter sein.

Preise & Lizenzmodell

Eine öffentliche Preisliste publiziert die Connectivity GmbH nicht. ConAktiv wird je nach Branchenausgabe (Agency, Consult, IT, Custom) und Modulumfang lizenziert; verfügbar sind Kauflizenzen mit jährlicher Wartung sowie Subskriptions- und Mietmodelle. Die Preisbasis bilden Anwenderzahl, ausgewählte Module und gewünschte Bereitstellungsform. Implementierungs- und Anpassungsleistungen werden direkt durch Connectivity erbracht, wobei das Customizing-Framework die Realisierung kundenspezifischer Anforderungen ohne Eingriff in den Standardkern erlaubt. Für typische Agentur- und Beratungsprojekte mit 30 bis 150 Anwendern liegt die Total Cost of Ownership im mittleren fünf- bis niedrigen sechsstelligen Bereich, abhängig von Customizing- und Schnittstellenanforderungen. Konkrete Konditionen werden im Rahmen einer Anforderungsanalyse abgestimmt.

Implementierung & Wettbewerb

Implementierungsprojekte führt die Connectivity GmbH typischerweise selbst durch, was im Vergleich zu Anbietern mit großen Partnernetzwerken Vorteile bei der Konsistenz der Beratung und Risiken bei der Skalierung beinhaltet. Eine typische Einführung in einer Werbeagentur, Beratung oder einem IT-Dienstleister umfasst Anforderungsworkshops, das Customizing der Branchenausgabe, eine Migration aus Excel-, Adressbuch- und Buchhaltungssystemen, das Aufsetzen der Projektstrukturen und Stundensätze sowie das Testing und Go-Live. Branchenmedien wie horizont.net, wuv.de und t3n.de thematisieren wiederholt die Bedeutung integrierter Agentursoftware, und ConAktiv steht in deren Marktbetrachtungen regelmäßig in einem Atemzug mit Wettbewerbern wie Projektron BCS (eher technisch und Beratungs-fokussiert), TROI (Schweiz, Agenturmarkt), easyJOB (langjährig in Werbeagenturen etabliert), teamspace, MOCO und Avaza. Im internationalen Vergleich existieren zusätzliche Cloud-Anbieter wie Workamajig, Kantata (vormals Mavenlink) oder Replicon Polaris, die teils besser für angloamerikanische Märkte passen. Die Entscheidung zugunsten ConAktiv fällt regelmäßig dann, wenn ein deutschsprachiges, ISO-zertifiziertes System mit DSGVO-konformer Datenhaltung in Deutschland und einer starken Buchhaltungs- und Controlling-Komponente gefragt ist – Anforderungen, die rein internationale Cloud-Anbieter nicht immer in gleicher Tiefe abbilden.

Fazit

ConAktiv ist eine etablierte deutsche Projekt- und Service-ERP-Lösung mit klarer Spezialisierung auf Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister. Die Kombination aus integrierter Funktionalität, branchenspezifischen Ausgaben, langer Marktpräsenz und ISO-zertifizierter Entwicklung macht das System zu einer empfehlenswerten Option für mittelständische Dienstleister im DACH-Raum. Wer eine integrierte Projekt-ERP-Lösung sucht, sollte ConAktiv gemeinsam mit Wettbewerbern wie Projektron BCS, easyJOB, MOCO, TROI oder einer Microsoft-Dynamics-365-/Power-Platform-Kombination im Rahmen einer strukturierten Anforderungsanalyse, einer kommerziellen TCO-Modellierung und idealerweise eines Proof of Concept vergleichen.