Bp Event: ERP- und CRM-Software für Veranstaltungen

Bp Event ist eine spezialisierte Veranstaltungs- und Eventmanagement-Software der Bankettprofi GmbH aus Speyer, die ERP- und CRM-Funktionen in einer einzigen Datenbanklösung vereint und damit den vollständigen Lebenszyklus einer Veranstaltung abbildet, von der ersten Anfrage über die Planung bis zur finalen Rechnung. Die Software zählt zu den führenden Lösungen im deutschsprachigen Markt für Bankett-, Catering-, Kongress- und Eventbetriebe und wird sowohl in klassischen Hotels und Restaurants als auch in spezialisierten Catering-Betrieben, Konferenzzentren, Stadien und maritimen Veranstaltungsorten produktiv eingesetzt. Mit der Devise „Kundenanfrage bis Rechnung – All-in-One Software“ adressiert Bankettprofi den typischen Schmerzpunkt der Branche: Anfragen, Adressen, Räume, Menüs, Personalbedarf und Abrechnung werden meist in mehreren parallel laufenden Tools verwaltet, was zu Doppelarbeit, Inkonsistenzen und Reibungsverlusten führt. Bp Event konsolidiert diese Bausteine in einer integrierten Plattform und stellt eine einheitliche Datenbasis für Vertrieb, Operations und Buchhaltung bereit.

Marktposition und Geschichte

Die Bankettprofi GmbH ist seit Jahrzehnten Spezialist für Veranstaltungs- und Eventsoftware und hat ihre Plattform kontinuierlich weiterentwickelt. Die aktuelle Generation Bp Event löst die langjährig etablierte Vorgängerlösung ab und kombiniert eine moderne Architektur mit den eingespielten Best Practices aus tausenden Bankett- und Eventprojekten. Bankettprofi pflegt enge Kooperationen mit Branchenverbänden wie degefest und ist im DACH-Raum Standardanbieter für Eventmanagement-Software in der gehobenen Hotellerie und Spezial-Gastronomie.

Funktionsumfang

Bp Event bildet alle Prozesse rund um eine Veranstaltung ab. Im Vertriebs- und CRM-Teil verwaltet die Software Adressen, Kunden, Anfragen, Angebote und Vertragsverhandlungen. Im Planungsteil unterstützt sie Raum- und Belegungsmanagement, Menüplanung, Artikelverwaltung, Personalplanung und Zeiterfassung. Eine integrierte Faktura erstellt Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen, ein flexibles Berichtswesen liefert Auswertungen über Umsätze, Auslastungen, Margen und saisonale Trends. WebApps erlauben Mitarbeitenden, mobil auf zentrale Daten zuzugreifen, etwa Bankettmappen, Tagespläne und Servicechecklisten. Eine KI-Integration erweitert das System um Assistenzfunktionen, etwa für Antwortvorschläge auf Anfragen oder die strukturierte Auswertung von Briefings. Spezialisierte Schnittstellen verbinden Bp Event mit Hotel-PMS, Buchhaltungssystemen, Zahlungsanbietern und Online-Anfrageformularen.

Zielgruppe und Branchen

Bp Event richtet sich an alle Betriebe, die regelmäßig Veranstaltungen organisieren und abrechnen. Zu den primären Branchen gehören Bankett- und Tagungshotels, Catering-Unternehmen, Erlebnisgastronomie, Restaurants mit Eventgeschäft, Konferenz- und Kongresszentren, Messehäuser, Stadien, Schiffe und maritime Veranstaltungsorte, Studierendenwerke sowie Betriebsgastronomie und Klinikgastronomie in Krankenhäusern. Die Bandbreite reicht vom mittelständischen Hotel mit überschaubarem Tagungsgeschäft bis zum großen Kongresszentrum mit Hunderten parallelen Veranstaltungen. Auch im benachbarten Umfeld Dienstleistung und Gesundheitswesen findet die Software Einsatzmöglichkeiten.

Technologie und Bereitstellung

Bp Event ist als datenbankbasierte Standardsoftware konzipiert, die wahlweise on-premise oder über ein gehostetes Modell betrieben werden kann. Die WebApps erweitern das klassische Desktop-Setup um mobile Zugänge, sodass Service-, Operations- und Eventmanagement-Teams jederzeit Zugriff auf Veranstaltungsdaten haben. Die Software unterstützt unterschiedliche Windows-Versionen und Server-Umgebungen, eine Übersicht zu unterstützten Systemen und Versionen wird vom Hersteller transparent gepflegt. Über offene Schnittstellen lassen sich Buchhaltung, DATEV, Hotel-PMS-Systeme und Zahlungsdienstleister anbinden. Compliance-Anforderungen wie GoBD und DSGVO werden im Zusammenspiel mit konformer Konfiguration und sicherer Hosting-Umgebung adressiert.

Stärken und Schwächen

Stärken von Bp Event liegen in der starken Branchenausrichtung auf Veranstaltungen und Bankett, der durchgängigen Prozessabdeckung von Anfrage bis Rechnung, der hohen Konfigurierbarkeit und einem ausgereiften Berichtswesen. Anwender berichten von deutlichen Effizienzgewinnen, weil Daten nicht mehr zwischen Tools übertragen werden müssen und Abrechnungen schneller und fehlerärmer werden. Auf der Schwächeseite stehen die fokussierte Branchenausrichtung, die Bp Event außerhalb der Veranstaltungswelt nicht zur ersten Wahl macht, sowie ein gewisser Schulungsaufwand für neue Anwender, da die Software die volle funktionale Tiefe der Branche abbildet. Sehr kleine Eventveranstalter mit nur wenigen Veranstaltungen pro Jahr finden möglicherweise schlankere Tools, die wirtschaftlich besser skalieren.

Preise und Lizenzmodell

Bankettprofi vertreibt Bp Event projektbezogen über klassische Lizenzmodelle, ergänzt um Wartungs- und Updateverträge sowie modular zubuchbare Erweiterungen wie WebApps und KI-Funktionen. Eine kostenlose 30-Tage-Demo wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt und ermöglicht es, die Software realitätsnah zu testen. Eine seriöse TCO-Betrachtung sollte Lizenzen, Hosting, Wartung, Schulungen und Erweiterungen über mindestens fünf Jahre projizieren.

Implementierung und Partner

Die Einführung von Bp Event erfolgt strukturiert in mehreren Phasen: Analyse der Veranstaltungsprozesse, Konfiguration von Stammdaten, Räumen und Menüs, Datenmigration aus Vorgängersystemen, Schulung der Vertriebs- und Operations-Teams sowie Go-Live mit anschließender Hypercare-Phase. Bankettprofi liefert Schulungen, Online-Hilfen und Supportleistungen direkt aus dem Hause und arbeitet mit ausgewählten Partnern zusammen. Eine begleitende ERP-Beratung ist insbesondere bei größeren Konzernhäusern oder Catering-Gruppen sinnvoll, um Multi-Standort-Setups sauber abzubilden.

Integration in Hotellerie- und Gastro-Systeme

Ein zentraler Punkt in der Bewertung jeder Eventsoftware ist die Integration in bestehende Hotellerie- und Gastronomiesysteme. Bp Event bietet Schnittstellen zu gängigen Hotel-Property-Management-Systemen wie protel, Mews und Suite8, ebenso zu Buchhaltungs- und Lohnsystemen wie DATEV, Sage und vergleichbaren Lösungen. Auch klassische Kassensysteme und POS-Plattformen lassen sich anbinden, sodass Tagesgeschäft und Veranstaltungsumsätze konsolidiert ausgewertet werden können. Über Online-Anfrageformulare, die direkt in die Webseite des Veranstaltungsbetriebs eingebettet werden, gelangen Anfragen ohne manuelle Übertragung in das System und stoßen automatisiert die ersten Workflows an. Eine Schnittstelle zu Marketing- und Newsletter-Tools unterstützt zielgruppengenaue Kommunikation an Stammkunden, Tagungsplaner und Eventagenturen. Die WebApps ermöglichen es Servicemitarbeitenden, mobil auf Veranstaltungslisten, Sitzpläne, Sonderwünsche und Allergie-Hinweise zuzugreifen, was im Tagesbetrieb spürbare Effizienzgewinne bringt.

Compliance, Sicherheit und Reporting

Veranstaltungsbetriebe arbeiten mit sensiblen personenbezogenen Daten, etwa zu Gästen, Allergien oder besonderen Anforderungen. Bp Event unterstützt entsprechende Rollen- und Rechtekonzepte und ermöglicht differenzierte Zugriffsmodelle für Vertrieb, Operations, Küche und Buchhaltung. DSGVO-Anforderungen werden über Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzepte und protokollierte Datenflüsse adressiert. Im Reporting liefert Bp Event sowohl operative Auswertungen wie Tagespläne, Auslastungslisten und Bankettmappen als auch betriebswirtschaftliche Analysen zu Margen, Produkt- und Kundenrentabilität. Auch Forecast-Funktionen für Buchungen, Saisonverläufe und Mitarbeitendeneinsätze gehören zum Standardrepertoire. Mit der KI-Erweiterung lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie Antwortvorlagen, Briefingauswertungen oder Sitzplanvorschläge automatisieren, was insbesondere in größeren Häusern zu spürbaren Entlastungen für das Veranstaltungsteam führt.

Auswahlprozess und Anwenderbeispiele

Veranstaltungsbetriebe, die Bp Event in eine engere Auswahl nehmen, profitieren von einem strukturierten Auswahlprozess mit klar definierten Anforderungen, einer Demo mit eigenen Beispielanfragen und Gesprächen mit Referenzkunden. Anwenderbeispiele aus Stadthotels, Tagungszentren, Catering-Gruppen und Konzerngastronomie zeigen, dass sich die Software sowohl für sehr klassische Banketthäuser als auch für moderne Erlebnisgastronomie eignet. Branchenverbände und Foren wie degefest dokumentieren die zunehmende Verbreitung von Bp Event und liefern Erfahrungsberichte zu Implementierung, Schulung und Tagesbetrieb. Eine begleitende Auswahlbegleitung kann insbesondere für Erstanwender helfen, die eigenen Prozesse strukturiert mit der Standardlogik der Software abzugleichen und Anpassungsbedarf realistisch einzuschätzen.

Fazit

Bp Event ist die Referenzlösung für mittelständische bis große Veranstaltungsbetriebe im deutschsprachigen Raum und kombiniert ERP- und CRM-Funktionen in einer durchgängigen Plattform. Wer im Bankett-, Catering-, Hotel- oder Kongressgeschäft eine Software sucht, die Anfrage, Planung, Operations und Abrechnung integriert abbildet, findet in der Bankettprofi GmbH einen spezialisierten und erfahrenen Anbieter. Für branchenfremde Anwendungsfälle ist Bp Event hingegen nicht die richtige Wahl; ihre Stärke entfaltet die Software klar in der spezialisierten Eventwelt mit ihren komplexen Anforderungen an Räume, Menüs, Personal und Abrechnung.

Hersteller-Homepage von Bp Event

Aktuelle Ansicht der Webseite https://bp-event-software.com/de/