EDIFACT – Standard für elektronischen Datenaustausch

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein von den Vereinten Nationen verabschiedeter, branchen- und länderübergreifender Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Er definiert, wie Belege wie Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen in strukturierter, maschinenlesbarer Form formuliert werden, damit sie ohne manuelle Nachbearbeitung von einem IT-System zum nächsten übermittelt werden können.

Im Mittelstand begegnet EDIFACT vor allem dort, wo wiederkehrende Belegströme mit Handel, Industrie oder Logistikdienstleistern abzuwickeln sind. Das Format bildet bis heute eine der tragenden Säulen des klassischen EDI-Datenaustauschs.

Funktionsweise und Aufbau

EDIFACT beschreibt eine syntaktische Grammatik für Geschäftsnachrichten. Eine Nachricht besteht aus einzelnen Segmenten, die wiederum aus Datenelementen aufgebaut sind. Jedes Segment beginnt mit einem dreistelligen Kennzeichen, etwa BGM für den Belegkopf oder NAD für eine Adressangabe. Trennzeichen wie das Pluszeichen und der Doppelpunkt grenzen die Elemente voneinander ab; ein Apostroph schließt das Segment ab. Dadurch entsteht ein kompaktes, rein textbasiertes Format, das sich gut über schmale Leitungen übertragen lässt, für Menschen aber kaum direkt lesbar ist.

Die fachliche Bedeutung eines Belegtyps regeln sogenannte Nachrichtentypen. Verbreitet sind unter anderem ORDERS (Bestellung), DESADV (Lieferavis), INVOIC (Rechnung) und ORDRSP (Auftragsbestätigung). Damit Sender und Empfänger dieselbe Auslegung verwenden, werden die generischen UN-Nachrichtentypen meist in branchenspezifischen Unterstandards präzisiert.

Subsets und Branchenausprägungen

Der vollständige UN/EDIFACT-Standard ist sehr umfangreich. In der Praxis kommen daher reduzierte Subsets zum Einsatz, die nur die für eine Branche relevanten Segmente und Codes verbindlich festlegen. Bekannt sind EANCOM im Handel und der Konsumgüterwirtschaft, ODETTE und VDA in der Automobilindustrie sowie EDIFICE in der Elektronikbranche. Ein Subset legt fest, welche Felder Pflicht sind, welche Codelisten gelten und wie ein Beleg konkret zu füllen ist. Genau diese Festlegungen entscheiden darüber, ob zwei Systeme tatsächlich reibungslos miteinander kommunizieren.

Ablauf eines Datenaustauschs

Beim Versand erzeugt das sendende System aus seinen internen Stammdaten und Bewegungsdaten eine EDIFACT-Nachricht. Diese wird über einen Übertragungsweg wie AS2, OFTP2, X.400 oder SFTP an den Partner oder an einen zwischengeschalteten Dienstleister übergeben. Auf der Empfängerseite zerlegt eine Middleware oder ein Konverter die Nachricht wieder in das interne Datenmodell und übergibt sie an das Zielsystem. Eine Kontrollnachricht (CONTRL) bestätigt den technischen Eingang. Häufig übernimmt eine EDI-Plattform die Übersetzung zwischen dem hausinternen Format und dem jeweils geforderten Partner-Subset.

Relevanz im ERP-Kontext

Für ein ERP-System ist EDIFACT in erster Linie ein Anschlusspunkt für die Beschaffungs- und Vertriebsprozesse. Eingehende ORDERS lösen automatisch Vertriebsaufträge aus, eingehende INVOIC unterstützen den Rechnungseingang, ausgehende DESADV begleiten die Warenauslieferung. Ohne diesen automatisierten Austausch müssten Belege manuell erfasst werden, was fehleranfällig und langsam ist.

Die meisten ERP-Lösungen binden EDIFACT nicht direkt im Kern ab, sondern über ein EDI-Modul, einen externen Konverter oder eine Integrationsplattform. Anbieter wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder Sage stellen entsprechende Schnittstellen oder Partnerlösungen bereit; die konkrete Umsetzung hängt stets vom geforderten Subset und den Partneranforderungen ab. Bei der Bewertung eines Systems lohnt der Blick darauf, welche Nachrichtentypen unterstützt werden und wie das Mapping zwischen Beleg und ERP-Feldern gepflegt wird. Verwandte Integrationsthemen finden sich unter EDI vs. API und Enterprise Application Integration.

Praxisbeispiel

Ein mittelständischer Zulieferer erhält von einem Handelskunden täglich Bestellungen als EANCOM-ORDERS-Nachricht. Die EDI-Plattform wandelt diese in das interne Format des ERP-Systems um, sodass automatisch Aufträge entstehen. Nach der Kommissionierung sendet das System ein DESADV mit Angaben zu Packstücken und Versandeinheiten zurück, anschließend folgt die INVOIC als elektronische Rechnung. Der gesamte Zyklus läuft ohne erneute manuelle Belegerfassung, was Durchlaufzeiten verkürzt und Übertragungsfehler reduziert.

Auswahl- und Umsetzungshinweise

Wer EDIFACT einführt, sollte zunächst klären, welche Partner welches Subset und welchen Übertragungsweg verlangen. Entscheidend ist die Pflege der Mappings sowie ein sauberer Test mit echten Partnerbelegen, da kleine Abweichungen in Codelisten den Austausch blockieren können. Wichtig ist außerdem die Abgrenzung zu modernen Formaten: Die elektronische Rechnung nach Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD nutzt XML statt EDIFACT-Syntax und folgt anderen Vorgaben. EDIFACT bleibt jedoch im B2B-Belegverkehr breit etabliert und wird häufig parallel zu API-basierten Verfahren betrieben.

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