Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet EDIFACT?
EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport" und bezeichnet einen von den Vereinten Nationen normierten, branchen- und länderübergreifenden Syntaxstandard für den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdokumente. Die Syntaxregeln wurden 1987 als internationale Norm ISO 9735 verabschiedet, gepflegt und weiterentwickelt wird der Standard heute durch UN/CEFACT unter der UN-Wirtschaftskommission für Europa (UNECE). Belege wie Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen werden dabei in einem kompakten, segmentbasierten Textformat übertragen, das von IT-System zu IT-System ohne manuelle Nachbearbeitung verarbeitet werden kann. EDIFACT ist damit eines der zentralen Formate innerhalb des klassischen EDI-Datenaustauschs.
Welche EDIFACT-Nachrichtentypen sind im ERP-Umfeld am wichtigsten?
Der UN/EDIFACT-Standard umfasst eine sehr große Zahl genormter Nachrichtentypen, im Tagesgeschäft eines ERP-Systems sind aber nur wenige davon wirklich verbreitet. Am häufigsten begegnen Anwendern ORDERS für die Bestellung, ORDRSP für die Auftragsbestätigung, DESADV für das Lieferavis und INVOIC für die Rechnung. Hinzu kommt die Steuer- und Quittungsnachricht CONTRL, die den technischen Eingang einer Sendung bestätigt und syntaktische Prüfergebnisse zurückmeldet. Welche Nachrichtentypen ein Unternehmen tatsächlich benötigt, hängt von den jeweiligen Geschäftsprozessen und den Anforderungen der Handels- oder Industriepartner ab.
Worin unterscheidet sich EDIFACT von XML-Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD?
EDIFACT nutzt eine eigene, segment- und zeichenbasierte Textsyntax, in der Datenelemente durch Trennzeichen wie Plus und Doppelpunkt abgegrenzt und Segmente durch einen Apostroph abgeschlossen werden. XRechnung und ZUGFeRD basieren dagegen auf XML und folgen der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnung, wobei ZUGFeRD ein Hybridformat aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML ist. EDIFACT deckt den gesamten Beschaffungs- und Lieferzyklus ab, von der Bestellung über das Lieferavis bis zur Rechnung, während XRechnung und ZUGFeRD speziell auf die strukturierte E-Rechnung ausgerichtet sind. In der Praxis werden beide Welten häufig parallel betrieben, da viele Lieferketten weiterhin auf EDIFACT laufen.
Wie wird eine EDIFACT-Nachricht zwischen Partnern übertragen?
EDIFACT legt nur den Aufbau der Nachricht fest, nicht den Transportweg, weshalb der Versand über separate Übertragungsprotokolle erfolgt. Verbreitet sind AS2, OFTP2, SFTP sowie das ältere X.400, häufig vermittelt durch einen zwischengeschalteten EDI-Dienstleister oder eine Integrationsplattform. Auf der Empfängerseite zerlegt eine Middleware oder ein Konverter die Nachricht wieder in das interne Datenmodell des ERP-Systems. Eine Kontrollnachricht (CONTRL) bestätigt den technischen Eingang, sodass Sender und Empfänger den korrekten Empfang nachvollziehen können.
Ist EDIFACT trotz E-Rechnungspflicht und moderner APIs noch relevant?
EDIFACT zählt nach wie vor zu den weltweit am weitesten verbreiteten EDI-Formaten und ist besonders in Europa fest in den Lieferketten von Handel, Industrie und Logistik verankert. Bei neuen Integrationen setzen Unternehmen zwar zunehmend auf API-basierte Verfahren mit JSON über REST, im etablierten B2B-Belegverkehr bleibt EDIFACT jedoch weiterhin Standard. Im Zusammenhang mit der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht dürfen bestehende EDI-Verfahren nach derzeitiger Rechtslage übergangsweise weiter genutzt werden, sofern beide Parteien dem zustimmen und alle umsatzsteuerlich relevanten Daten korrekt extrahierbar sind. Mittelfristig müssen rechnungsbezogene EDI-Prozesse jedoch mit der Norm EN 16931 in Einklang gebracht werden, sodass eine Abstimmung mit den Geschäftspartnern und dem Steuerberater empfehlenswert ist.
Was sind EDIFACT-Subsets wie EANCOM, ODETTE oder VDA?
Der vollständige UN/EDIFACT-Standard ist sehr umfangreich, weshalb in der Praxis reduzierte Subsets eingesetzt werden, die nur die für eine Branche relevanten Segmente, Felder und Codelisten verbindlich festlegen. Bekannt sind EANCOM im Handel und in der Konsumgüterwirtschaft, ODETTE in der europäischen Automobilindustrie sowie EDIFICE in der Elektronik- und Telekommunikationsbranche; die klassischen VDA-Empfehlungen der deutschen Automobilindustrie waren ursprünglich ein eigenes Format mit fester Satzlänge, neuere VDA-Empfehlungen basieren jedoch ebenfalls auf EDIFACT. Ein Subset bestimmt, welche Felder Pflicht sind und wie ein Beleg konkret zu füllen ist, und entscheidet damit darüber, ob zwei Systeme reibungslos kommunizieren. Bei der Einführung sollte daher zuerst geklärt werden, welches Subset und welchen Übertragungsweg die jeweiligen Partner verlangen.