XRechnung – Standardformat für E-Rechnungen an Behörden
XRechnung ist ein in Deutschland verpflichtendes Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EU-Norm EN 16931. Seit 2020 müssen Bundesbehörden, seit 2025 Mittelstand untereinander XRechnung oder ZUGFeRD-Profile akzeptieren.
XRechnung vs ZUGFeRD vs PDF
XRechnung ist rein strukturiert (XML) — kein menschenlesbares PDF. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: PDF für den Menschen plus eingebettetes XML für die Maschine. PDF-only Rechnungen sind seit 2025 im B2B-Bereich nicht mehr GoBD-rechtssicher. Wer an Behörden liefert, muss XRechnung schicken.
ERP-Implementierung
Moderne ERPs liefern XRechnung-Generierung im Standard: SAP Business One (seit Release 10 FP2), MS Dynamics 365 BC (DACH-Lokalisierung), Sage 100, DATEV. Versand erfolgt über Peppol-Network (Standard im B2G/B2B) oder die ZRE/OZG-RE-Plattformen für Bundesbehörden.
Pflichtangaben und Validierung
Leitweg-ID des Empfängers (15-stellige BPS-Kennung)
BT-Felder gemäß EN 16931 vollständig
Steuer-Splittung pro Position (DE-Spezifik)
SKonto-Konditionen strukturiert
Bankverbindung mit IBAN/BIC
Validierung über XRechnung-Tool-Box des KoSIT oder kommerzielle Validatoren (Mustangproject, ferd-net.de).
Praxis-Beispiel
Seit dem 1.1.2025 müssen alle B2B-Rechnungen in Deutschland elektronisch sein. Eines der akzeptierten Formate ist die XRechnung — ein reines XML-Format nach EN 16931, primär für öffentliche Auftraggeber konzipiert. Die XRechnung ist im Gegensatz zu ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML) nicht menschen-lesbar, kann aber automatisch von ERPs verarbeitet werden. Wer für Bundes-, Länder- oder Kommunal-Behörden Rechnungen ausstellt, muss XRechnung verwenden.
XRechnung oder ZUGFeRD — was ist besser? Beides ist gesetzlich akzeptiert. XRechnung für Behörden-Pflicht, ZUGFeRD für gemischte Empfänger (B2B + Konsumenten, die PDF brauchen). Viele ERPs bieten beide Formate parallel. Wie wird XRechnung im ERP erstellt? Moderne ERPs erzeugen XRechnung im Standard auf Knopfdruck. Bei älteren Systemen oft Add-on nötig. Validierungs-Tools wie KoSIT-Validator prüfen die korrekte Formatierung.
Seit 2020 für Bundesbehörden. Seit 2025 schrittweise im B2B-Bereich (Empfangs-Pflicht, Versand-Pflicht abgestuft bis 2028).
In der Praxis variiert die genaue Ausgestaltung je nach Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups.
Was kostet die XRechnung-Implementierung?
In modernen Cloud-ERPs im Standard enthalten. Bei Eigenentwicklung 5-25 TEUR Initialaufwand.
Lizenzgebühren machen typisch nur 25-35 % der Gesamtprojektkosten aus, die restlichen 65-75 % entstehen für Implementation, Customizing, Schulung und Datenmigration.
