Häufig gestellte Fragen
Was ist eine XRechnung und wie unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert und von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt wird. Anders als eine PDF-Rechnung enthält sie keine bildhafte, für das menschliche Auge gestaltete Darstellung, sondern ausschließlich maschinenlesbare Datenfelder wie Rechnungsnummer, Steuersätze und Zahlungsbedingungen. Dadurch lässt sich eine XRechnung ohne manuelle Erfassung direkt in ERP- und Buchhaltungssysteme einlesen und automatisiert weiterverarbeiten. Eine einfache PDF gilt umsatzsteuerlich dagegen nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne der Norm, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.
Wann ist die XRechnung beziehungsweise eine E-Rechnung Pflicht?
Im Geschäftsverkehr mit der Bundesverwaltung (B2G) müssen Lieferanten des Bundes bereits seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen im strukturierten Format einreichen, wobei die XRechnung dort der maßgebliche Standard ist. Im inländischen B2B-Bereich gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können, wobei für den Versand bis Ende 2026 noch Übergangsregelungen mit Papier- und PDF-Rechnungen gelten. Die Pflicht zum Versand ist gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 dann alle übrigen Unternehmen. Die genaue Ausgestaltung hängt im Einzelfall von Branche, Größenklasse und dem konkreten Setup ab und sollte vorab geprüft werden.
Worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?
Beide Formate setzen die Norm EN 16931 um, unterscheiden sich aber im Aufbau: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout, während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das eine menschenlesbare PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten kombiniert. Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung sieht zunächst eine gewohnte PDF, kann diese aber zugleich maschinell auslesen, während eine XRechnung nur über entsprechende Software dargestellt wird. Im B2G-Bereich verlangen Behörden in der Regel die XRechnung, im allgemeinen B2B-Verkehr ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) häufig die pragmatischere Wahl. Welches Format passt, hängt vom Empfänger und den eigenen Prozessen ab; viele Systeme können beide Varianten aus derselben Datenquelle erzeugen.
Was ist die Leitweg-ID und wie wird eine XRechnung an Behörden übermittelt?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die im Feld Buyer Reference (BT-10 der EN 16931) der XRechnung eingetragen wird und steuert, an welche Stelle der öffentlichen Verwaltung die Rechnung zugestellt wird. Sie besteht aus einer verpflichtenden Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer, die durch Bindestriche getrennt sind, und wird vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Die Übermittlung an Bundesbehörden erfolgt über zentrale Eingangsplattformen; die früher getrennten Plattformen ZRE und OZG-RE wurden im September 2025 zusammengeführt, sodass der Eingang des Bundes seither über die OZG-RE läuft, während die Länder teils eigene Portale betreiben. Die Plattform prüft Format und Pflichtfelder und leitet die Rechnung anhand der Leitweg-ID an den richtigen Empfänger weiter.
Wie kann man eine XRechnung öffnen und lesen?
Da eine XRechnung eine reine XML-Datei ist, zeigt ein einfacher Doppelklick nur unübersichtlichen Quelltext oder den Roh-Code im Browser an, nicht aber eine lesbare Rechnung. Für die Darstellung werden sogenannte Viewer oder Visualisierungswerkzeuge genutzt, die die XML-Struktur in eine übersichtliche Rechnungsansicht mit beschrifteten Feldern, Positionen und Steueraufschlüsselung umwandeln. ERP- und Buchhaltungssysteme bringen diese Darstellung in der Regel mit und erkennen sowohl die beiden XRechnung-Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII als auch hybride ZUGFeRD-Dateien. Zusätzlich existieren kostenlose Online-Viewer, die die Datei meist lokal im Browser verarbeiten, sowie Validatoren, die die Rechnung gegen die Geschäftsregeln der Norm prüfen.
Welche Software wird für die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen benötigt?
XRechnung ist ein Datenstandard und keine eigene Software; die Erzeugung, Validierung und Verarbeitung übernehmen ERP-, Buchhaltungs- oder spezialisierte Konverter-Lösungen. Viele etablierte Systeme, etwa aus dem SAP-, Microsoft-Dynamics-, Sage- oder DATEV-Umfeld, unterstützen die XRechnung im Standard, häufig in Kombination mit einer DATEV-Schnittstelle oder einer Anbindung an die Eingangsportale. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass sowohl Versand als auch Empfang und Validierung abgedeckt sind und die jeweils aktuelle Standard-Version unterstützt wird, da der Standard von der KoSIT regelmäßig fortgeschrieben wird. Eine saubere Stammdatenpflege, etwa bei Steuernummern, Bankverbindungen und Leitweg-IDs, sowie die revisionssichere Archivierung der Originaldateien sind dabei wesentliche Voraussetzungen für eine korrekte Verarbeitung.