XRechnung – Standardformat für E-Rechnungen an Behörden
XRechnung ist ein in Deutschland verpflichtendes Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EU-Norm EN 16931. Seit 2020 müssen Bundesbehörden, seit 2025 Mittelstand untereinander XRechnung oder ZUGFeRD-Profile akzeptieren.
XRechnung vs ZUGFeRD vs PDF
XRechnung ist rein strukturiert (XML) — kein menschenlesbares PDF. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: PDF für den Menschen plus eingebettetes XML für die Maschine. PDF-only Rechnungen sind seit 2025 im B2B-Bereich nicht mehr GoBD-rechtssicher. Wer an Behörden liefert, muss XRechnung schicken.
ERP-Implementierung
Moderne ERPs liefern XRechnung-Generierung im Standard: SAP Business One (seit Release 10 FP2), MS Dynamics 365 BC (DACH-Lokalisierung), Sage 100, DATEV. Versand erfolgt über Peppol-Network (Standard im B2G/B2B) oder die ZRE/OZG-RE-Plattformen für Bundesbehörden.
Pflichtangaben und Validierung
- Leitweg-ID des Empfängers (15-stellige BPS-Kennung)
- BT-Felder gemäß EN 16931 vollständig
- Steuer-Splittung pro Position (DE-Spezifik)
- SKonto-Konditionen strukturiert
- Bankverbindung mit IBAN/BIC
Validierung über XRechnung-Tool-Box des KoSIT oder kommerzielle Validatoren (Mustangproject, ferd-net.de).
Häufige Fragen
- Wann ist XRechnung Pflicht?
Seit 2020 für Bundesbehörden. Seit 2025 schrittweise im B2B-Bereich (Empfangs-Pflicht, Versand-Pflicht abgestuft bis 2028).
- Was kostet die XRechnung-Implementierung?
In modernen Cloud-ERPs im Standard enthalten. Bei Eigenentwicklung 5-25 TEUR Initialaufwand.