E-Rechnungspflicht im B2B – Fristen, Formate und Umsetzung

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde die obligatorische E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich eingeführt; seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, und zwar ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme. Die Pflicht zum Versand greift dagegen gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze. Während dieser Übergangsphase dürfen Papier- und einfache PDF-Rechnungen weiterhin versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ein zentrales Ziel der Regelung ist die Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug.

Die Versandpflicht ist nach Umsatz gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ihre inländischen B2B-Ausgangsrechnungen strukturiert ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht dann ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Bis zu diesen Stichtagen sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Die Empfangsfähigkeit ist davon unabhängig und bereits seit Anfang 2025 für alle verpflichtend.

Nein, ein klassisches oder eingescanntes PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, da es nur ein digitales Bild ohne strukturierte, maschinenlesbare Daten ist. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes muss ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931 nutzen, das eine automatische Verarbeitung erlaubt. In Deutschland erfüllen das vor allem XRechnung als reines XML sowie ZUGFeRD ab Profil EN 16931, das ein PDF mit eingebettetem XML kombiniert. Erst die eingebetteten oder rein strukturierten XML-Daten machen aus einem digitalen Dokument eine gültige E-Rechnung.

Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen; in Deutschland sind das in der Praxis vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML. Wichtig ist dabei das verwendete Profil: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten umsatzsteuerlich nicht als vollständige E-Rechnung, da sie nicht alle Pflichtfelder der EN 16931 enthalten und nur als Buchungshilfe gedacht sind. Konform sind dagegen die ZUGFeRD-Profile ab EN 16931 (früher Comfort) aufwärts sowie XRechnung. Auch über das europäische Peppol-Netzwerk übermittelte Rechnungen erfüllen die Anforderungen, sofern das Datenformat der Norm entspricht.

Das System sollte EN-16931-konforme E-Rechnungen automatisch empfangen, einlesen und verbuchen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Ergänzend wichtig sind eine Format- und Pflichtfeldvalidierung vor dem Versand, eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung sowie ein sauberer Export an den Steuerberater, etwa über eine DATEV-Schnittstelle. Die meisten modernen ERP- und Buchhaltungssysteme unterstützen diese Funktionen inzwischen. Bei Altsystemen lohnt es sich, die Versandfähigkeit frühzeitig vor 2027 zu prüfen und gegebenenfalls aufzurüsten.

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren; von dieser Empfangspflicht ist niemand ausgenommen. Von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen sind Kleinunternehmer dagegen durch das Jahressteuergesetz 2024 (§ 34a UStDV) befreit und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Für die übrige Versandpflicht gilt die Umsatzschwelle: Betriebe unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen erst ab dem 1. Januar 2028 strukturiert versenden, größere bereits ab 2027. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich als Eingangskanal für den Empfang.

Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen; Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie reine Auslandsgeschäfte fallen nicht darunter. Ausgenommen vom verpflichtenden Versand sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV), die weiterhin in anderen Formaten ausgestellt werden dürfen, ebenso bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für grenzüberschreitende Geschäfte greift mittelfristig die EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) mit eigenen Melde- und Rechnungspflichten ab 2030. Unabhängig von diesen Ausnahmen bleibt die generelle Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen verpflichtend.

Umsatzsteuerlich sind Rechnungen nach § 14b UStG aufzubewahren; die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte XML-Teil unversehrt und in seiner ursprünglichen Form gespeichert werden, sodass er maschinell auswertbar bleibt. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform erfolgen, das heißt vollständig, geordnet, nachvollziehbar und vor allem unveränderbar. Eine reine Ablage als ausgedrucktes Papier oder als Bild-PDF reicht für den strukturierten Datensatz daher nicht aus.