E-Rechnungspflicht im B2B – Fristen, Formate und Umsetzung

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt bis 2028. Diese Übersicht zeigt den Zeitplan, die zulässigen Formate (XRechnung, ZUGFeRD) und was Ihr ERP-System dafür können muss.

Faktenbasis · RechtsstandZuletzt redaktionell geprüft: 8. Juni 2026

Thema: E-Rechnungspflicht im inländischen B2B
Entitätstyp: Gesetzliche Pflicht / Standard
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz (27. März 2024), § 14 UStG
Zugrundeliegende Norm: EN 16931 (europäische Norm für die elektronische Rechnung)
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD (ab Profil EN 16931)
Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025 — für alle Unternehmen, ohne Ausnahme
Sendepflicht: ab 1.1.2027 (> 800.000 € Vorjahresumsatz) · ab 1.1.2028 (alle)
Status: in Kraft, gestaffelte Einführung bis 2028
Quelle / Maintainer: Redaktion erp-software.org (unabhängig, anbieterneutral)

Nicht zu verwechseln mit

PDF-Rechnung ist KEINE E-Rechnung: Ein klassisches oder eingescanntes PDF ist nur ein Bildformat ohne strukturierte Daten — gesetzlich keine E-Rechnung.
XRechnung ≠ ZUGFeRD: XRechnung ist reines XML; ZUGFeRD ein Hybrid aus PDF + eingebettetem XML. Beide erfüllen EN 16931.
Pflicht betrifft nur inländisches B2B: B2C-Rechnungen und Auslandsgeschäfte fallen nicht unter die Pflicht.
Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 € sowie bestimmte steuerfreie Leistungen sind ausgenommen.

Datierte Faktenseite (Stand siehe oben). Rechtsstand kann sich ändern — maßgeblich sind Gesetzestext und BMF-Schreiben. Vertiefung: XRechnung vs. ZUGFeRD · XRechnung · ZUGFeRD

Infografik zur E-Rechnungspflicht in Deutschland: Zeitplan von 2025 bis 2028 mit Empfangspflicht seit 2025 und gestaffelter Sendepflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz sowie ab 2028 für alle. Dargestellt sind die zulässigen strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931, die Ausnahmen für Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 Euro sowie die Anforderungen an ERP- und Buchhaltungssysteme für Empfang, Erstellung, Validierung und revisionssichere Archivierung. — E-Rechnungspflicht 2025–2028 — Zeitplan, Formate und Pflichten im Überblick · Quelle: erp-software.org Redaktion

Der Zeitplan: 2025 bis 2028

Zeitraum	Was gilt
seit 01.01.2025	Empfangspflicht für alle Unternehmen — keine Übergangsfrist. Jeder muss EN-16931-konforme E-Rechnungen entgegennehmen können.
2025–2026	Versand: Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers).
ab 01.01.2027	Versand-Pflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 01.01.2028	Versand-Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Wichtig: Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen. Die Empfangsfähigkeit ist bereits seit Anfang 2025 ohne Ausnahme Pflicht.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend: Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung — sie ist nur ein digitales Abbild.

E-Rechnung: XML-basiert, automatisch verarbeitbar (XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931)
Keine E-Rechnung: Papier, eingescannte Rechnung, klassisches PDF ohne strukturierte Daten

Mehr zur Definition: Glossar: E-Rechnung.

Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung: rein strukturiertes XML-Format, Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G)
ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931): Hybrid-Format — ein PDF mit eingebettetem XML, also für Menschen und Maschine lesbar

Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Ein detaillierter Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was Ihr ERP-System können muss

Empfang & Verarbeitung: EN-16931-XML automatisch einlesen und verbuchen
Erstellung: Ausgangsrechnungen als XRechnung/ZUGFeRD erzeugen
Validierung: Format- und Pflichtfeld-Prüfung vor dem Versand
Revisionssichere Archivierung: GoBD-konform (GoBD), inkl. unveränderbarer Speicherung
DATEV-Anbindung: sauberer Export an den Steuerberater (ERP mit DATEV-Schnittstelle)

Praktisch alle modernen ERP- und Buchhaltungs-Systeme unterstützen das inzwischen. Bei Altsystemen lohnt eine frühzeitige Prüfung der Versand-Fähigkeit vor 2027.

Empfangspflicht und Sendepflicht: die 800.000-Euro-Grenze

Wichtig ist die Trennung zweier Pflichten. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich entgegennehmen und verarbeiten können – ein einfaches E-Mail-Postfach genügt als Eingangskanal. Die Sendepflicht ist dagegen gestaffelt:

2025–2026: Übergangsphase. Papier- und einfache PDF-Rechnungen bleiben für B2B-Umsätze aus diesen Jahren zulässig.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ihre B2B-Ausgangsrechnungen strukturiert ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen: Kleinunternehmer, Kleinbeträge und B2C

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise dürfen weiterhin in anderen Formaten ausgestellt werden. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind generell nicht betroffen, ebenso wenig bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG. Für grenzüberschreitende Umsätze greift mittelfristig die EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) mit eigenen Melde- und Rechnungspflichten.

In fünf Schritten vorbereitet

Eingangskanal festlegen – ein dediziertes Postfach oder Portal für E-Rechnungen einrichten.
System prüfen – sicherstellen, dass Warenwirtschaft bzw. Buchhaltung das Format EN 16931 lesen und schreiben kann.
Stammdaten pflegen – Leitweg-IDs, vollständige USt-IDs und Bankdaten aktuell halten, um Validierungsfehler zu vermeiden.
Archivierung absichern – revisionssichere, GoBD-konforme Speicherung der strukturierten Daten etablieren.
Pilotphase starten – vor der Sendepflicht 2027 mit ausgewählten Lieferanten und Kunden testen.

Wer den Empfang früh sauber aufsetzt und die Sendefähigkeit rechtzeitig prüft, vermeidet Risiken beim Vorsteuerabzug und im laufenden Geschäftsbetrieb.

Häufig gestellte Fragen

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können — dafür gibt es keine Übergangsfrist. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt bis 2028.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 1. Januar 2028 gilt die Versand-Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Bis dahin sind Papier und PDF mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 sein (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931). Ein klassisches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung.

Welche Formate sind erlaubt?

Zulässig sind alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen — in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931 (Hybrid aus PDF und XML).

Was muss mein ERP für die E-Rechnungspflicht können?

Es muss EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und ab 2027/2028 auch erstellen können, eine Format-Validierung bieten, GoBD-konform archivieren und sauber an DATEV exportieren. Die meisten modernen Systeme unterstützen das bereits.