ERP für Events und Veranstalter – Software für Agenturen und MICE
Event-Agenturen und MICE-Veranstalter kalkulieren in Projekten mit hohen Fix- und Risikokosten: Location, Catering, Technik, Crew, Künstler-Honorare. Ein ERP für Events und Veranstalter muss Projektkalkulation, Crew-Disposition, Reisekostenabrechnung und After-Event-Reporting integrieren.
Projektkalkulation und Budgetkontrolle
Ein Event ist ein Projekt mit harter Stichtag-Logik. Das ERP muss Plan- vs Ist-Kalkulation in Echtzeit zeigen: geplante Location-Kosten, tatsächliche Catering-Rechnungen, Crew-Honorare. Wer im laufenden Event 5% über Budget ist, braucht den Hinweis vor der Schluss-Rechnung – nicht erst beim Quartalsabschluss. Branchen-Spezialisten wie RITHUM, Eventfinda, VENUEX, Event-Pro oder InternetMEDIA InEvent liefern Projekt-Tracking nativ.
Crew-Disposition und Künstler-Honorare
Crew-Mitglieder (Techniker, Hosts, Servicekräfte) sind oft Freelancer mit eigenen Tagessätzen. Ein gutes Event-ERP führt einen Crew-Pool mit Skills, Verfügbarkeiten, Preisen und Bewertungen. Künstler-Honorare folgen Künstler-Sozialkassen-Logik (KSK), bei internationalen Acts sind Quellensteuer und Doppelbesteuerung im Auge zu behalten. Reisekostenabrechnung mit Reisekostenrecht 2026 ist Pflicht.
Catering und Location-Management
Catering ist im MICE der Kostenfaktor Nr. 1 (oft 30-40% des Event-Budgets). Eine gute ERP-Logik verhandelt: per-Person-Pakete, Mindestmengen, Verzehrgarantien, Allergiemanagement, Schwund-Kalkulation. Location-Management führt Räume, Bestuhlung, Technik-Ausstattung und Aufbau-Zeiten – inklusive Konfliktprüfung bei mehreren parallelen Events.
VENUEX, Eventfinda, InternetMEDIA InEvent, RITHUM sowie generelle Projekt-ERPs wie Oracle NetSuite oder MS Dynamics 365 BC mit Project Operations.
Praxis-Beispiel: MICE-Agentur mit Eigenproduktion
Eine Event-Agentur mit 28 MA und Spezialisierung auf MICE-Geschäft (Meetings, Incentives, Conferences, Events) für DAX-Konzerne führt 2025 ein Branchen-ERP ein. Die Lösung muss Projektkalkulation in vier Detailstufen (Estimate → Budget → IST-Verbuchung → Nachkalkulation) abbilden, Subunternehmer-Verträge mit Cancellation-Staffeln verwalten und Lager-Management für 6.000 Veranstaltungstechnik-Assets (Licht, Ton, Bühnen) inkl. Wartungsplänen leisten. DMS-Archivierung speichert Verträge, Riderlisten, Künstler-Honorare GoBD-konform; Reisekosten der Crew werden über Mobile-App erfasst.
Auswahl-Hinweise für Events/Veranstalter
Mehrstufige Projektkalkulation: Estimate-Budget-IST-Soll-Vergleich mit Versionierung.
Asset-Management: Veranstaltungstechnik-Bestand mit Verfügbarkeits- und Wartungsplanung.
