Zum Inhalt springen

Häufig gestellte Fragen

Reicht eine reine Projektmanagement-Software für MICE-Veranstalter aus?

Eine klassische Projektmanagement-Software bildet Aufgaben, Termine und Ressourcen ab, deckt aber die kaufmännischen Kernprozesse eines Veranstalters meist nur unvollständig ab. Für MICE-Agenturen sind zusätzlich integrierte Crew-Disposition, Catering- und Location-Kalkulation, Künstler-Honorare sowie Reisekostenabrechnung relevant, die ein ERP zentral mit der Finanzbuchhaltung verbindet. Ohne diese Integration entstehen Medienbrüche zwischen Planung, Einkauf und Abrechnung, die bei Projekten mit hohen Fix- und Risikokosten teuer werden können. Ob ein Projekttool genügt oder ein Branchen-ERP nötig ist, hängt von Eventvolumen, Eigenproduktionsanteil und der Tiefe der gewünschten Plan-Ist-Kontrolle ab.

Wie hoch ist die Künstlersozialabgabe 2026 und wann muss ein Veranstalter sie zahlen?

Der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung sinkt im Jahr 2026 von 5,0 auf 4,9 Prozent und wird auf die an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte berechnet. Für die meisten Unternehmen gilt ab 2026 eine angehobene Bagatellgrenze von 1.000 Euro pro Jahr, unterhalb derer keine Abgabe fällig wird. Sogenannte typische Verwerter wie Konzertdirektionen, Theater oder vergleichbare Veranstalter, die künstlerische Darbietungen regelmäßig aufführen, sind von dieser Bagatellgrenze ausgenommen und grundsätzlich abgabepflichtig. Ein Event-ERP sollte abgabepflichtige Honorare automatisch erfassen und die jährliche Meldung an die Künstlersozialkasse unterstützen.

Welche Steuerpflichten gelten bei der Buchung ausländischer Künstler?

Bei beschränkt steuerpflichtigen ausländischen Künstlern, die im Inland auftreten, muss der inländische Veranstalter als Vergütungsschuldner einen Steuerabzug nach § 50a EStG vornehmen. Bei einer Bruttovereinbarung beträgt die Abzugsteuer in der Regel 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag (rund 15,825 Prozent), bei Nettovereinbarungen liegt die effektive Belastung höher. Der einbehaltene Betrag ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendervierteljahres an das Bundeszentralamt für Steuern anzumelden und abzuführen, wobei Doppelbesteuerungsabkommen oder Freistellungsbescheinigungen die Belastung mindern können. Da der Veranstalter für korrekte Einbehaltung und Abführung haftet, sollte das ERP entsprechende Abzugslogiken und Belegnachweise unterstützen.

Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht für Event-Agenturen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, was auch Event-Agenturen betrifft. Die Versandpflicht ist gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 dann für alle inländischen B2B-Unternehmen. Eine bloße PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen nicht, da ein normkonformes Format nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD erforderlich ist. Ein ERP für Veranstalter sollte daher E-Rechnungen normkonform erstellen, empfangen und revisionssicher archivieren können.

Wie lange müssen Event-Verträge und Belege aufbewahrt werden?

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Wirkung ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, während für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare weiterhin zehn Jahre gelten. Geschäftskorrespondenz wie viele Vertrags- und Angebotsunterlagen ist in der Regel sechs Jahre aufzubewahren, wobei branchenübliche Riderlisten und Honorarverträge je nach Belegcharakter einzuordnen sind. Elektronische Rechnungen müssen nach den GoBD zwingend digital und unveränderbar archiviert werden, ein bloßes Ausdrucken und Abheften genügt nicht. Eine GoBD-konforme DMS- oder Archivierungskomponente im ERP stellt sicher, dass Verträge, Belege und Honorarnachweise fristgerecht und prüfungssicher vorgehalten werden.

Wie werden Crew-Reisekosten im Event-ERP korrekt abgerechnet?

Crew-Mitglieder reisen häufig bundesweit zu Auf- und Abbauterminen, sodass Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sauber erfasst werden müssen. Für Inlandsreisen gelten 2026 unverändert eine Verpflegungspauschale von 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit beziehungsweise an An- und Abreisetagen sowie 28 Euro bei vollen Kalendertagen mit 24 Stunden Abwesenheit. Werden Mahlzeiten gestellt, sind anteilige Kürzungen vorzunehmen, etwa 5,60 Euro für das Frühstück sowie je 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen. Ein Event-ERP mit mobiler Reisekostenerfassung kann diese Pauschalen und Kürzungen automatisiert anwenden und die Belege direkt der jeweiligen Projektkalkulation zuordnen.