ERP für Events und Veranstalter – Software für Agenturen und MICE
Event-Agenturen und MICE-Veranstalter kalkulieren in Projekten mit hohen Fix- und Risikokosten: Location, Catering, Technik, Crew, Künstler-Honorare. Ein ERP für Events und Veranstalter muss Projektkalkulation, Crew-Disposition, Reisekostenabrechnung und After-Event-Reporting integrieren.
Projektkalkulation und Budgetkontrolle
Ein Event ist ein Projekt mit harter Stichtag-Logik. Das ERP muss Plan- vs Ist-Kalkulation in Echtzeit zeigen: geplante Location-Kosten, tatsächliche Catering-Rechnungen, Crew-Honorare. Wer im laufenden Event 5% über Budget ist, braucht den Hinweis vor der Schluss-Rechnung – nicht erst beim Quartalsabschluss. Branchen-Spezialisten wie RITHUM, Eventfinda, VENUEX, Event-Pro oder InternetMEDIA InEvent liefern Projekt-Tracking nativ.
Crew-Disposition und Künstler-Honorare
Crew-Mitglieder (Techniker, Hosts, Servicekräfte) sind oft Freelancer mit eigenen Tagessätzen. Ein gutes Event-ERP führt einen Crew-Pool mit Skills, Verfügbarkeiten, Preisen und Bewertungen. Künstler-Honorare folgen Künstler-Sozialkassen-Logik (KSK), bei internationalen Acts sind Quellensteuer und Doppelbesteuerung im Auge zu behalten. Reisekostenabrechnung mit Reisekostenrecht 2026 ist Pflicht.
Catering und Location-Management
Catering ist im MICE der Kostenfaktor Nr. 1 (oft 30-40% des Event-Budgets). Eine gute ERP-Logik verhandelt: per-Person-Pakete, Mindestmengen, Verzehrgarantien, Allergiemanagement, Schwund-Kalkulation. Location-Management führt Räume, Bestuhlung, Technik-Ausstattung und Aufbau-Zeiten – inklusive Konfliktprüfung bei mehreren parallelen Events.
Auswahlkriterien für Event-Agenturen
- Projekt-Kalkulation Plan vs Ist in Echtzeit
- Crew-Pool mit Skills und Verfügbarkeit
- Künstler-Honorare mit KSK-Logik
- Catering-Pakete mit Mengen-Logik
- Location-Management mit Konfliktprüfung
- Mobile Vor-Ort-App
- After-Event-Reporting
- Vertragsmanagement mit Dienstleistern
- Reisekosten 2026-konform
- DATEV-Schnittstelle
Bekannte Event-ERP-Anbieter
VENUEX, Eventfinda, InternetMEDIA InEvent, RITHUM sowie generelle Projekt-ERPs wie Oracle NetSuite oder MS Dynamics 365 BC mit Project Operations.
Häufige Fragen
- Reicht eine Projektmanagement-Software für MICE?
Nur wenn das Tool Crew, Catering und Künstler-Honorare integriert behandelt. Sonst ergänzendes Spezial-ERP.
- Welche Software für KSK-konforme Künstler-Abrechnung?
Spezial-ERPs liefern KSK-Logik nativ, generelle ERPs brauchen Add-on.