ERP für Spedition – Software für Speditionen und KEP-Dienstleister

Ein ERP-System deckt die kaufmännischen Prozesse einer Spedition ab, also Buchhaltung, Rechnungsstellung, Einkauf und Reporting, während ein Transport-Management-System (TMS) auf die operative Transportplanung mit Disposition, Tourenoptimierung, Frachtabrechnung und Sendungsverfolgung spezialisiert ist. In der Praxis schließen sich beide nicht aus, sondern ergänzen sich: Größere Speditionen koppeln häufig ein dispositionsstarkes TMS mit einem klassischen ERP, mittelständische Häuser greifen oft zu kombinierten Speditions-ERP-Lösungen, die beide Welten in einer Plattform vereinen. Welche Aufteilung sinnvoll ist, hängt von Sendungsvolumen, Geschäftsfeldern wie Stückgut oder Komplettladung und der gewünschten Integrationstiefe ab.

Im europäischen Güterverkehr dominiert der UN/EDIFACT-Standard mit den Nachrichtentypen IFTMIN für die Sendungsanmeldung beziehungsweise Transportanweisung, IFTSTA für Statusmeldungen im Track-and-Trace und INVOIC für die elektronische Rechnung. Wer in Stückgut-Kooperationen wie System Alliance, CargoLine, IDS oder VTL eingebunden ist, kommt an diesen Formaten kaum vorbei, da der Datenaustausch zwischen den Partnern darüber abgewickelt wird. Hinzu kommt in Deutschland die XRechnung, die bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend ist. Die konkret benötigten Nachrichtenarten und Versionen hängen vom jeweiligen Verlader, Kooperationspartner und Kundenkreis ab.

Seit Dezember 2023 enthält die deutsche Lkw-Maut einen CO2-Aufschlag, der mit 200 Euro je Tonne ausgestoßenem Kohlendioxid bemessen wird und die Mautkosten für konventionelle Diesel-Lkw deutlich erhöht hat. Seit Juli 2024 sind grundsätzlich auch Fahrzeuge mit einer technisch zulässigen Gesamtmasse über 3,5 Tonnen auf Bundesfernstraßen mautpflichtig (mit Ausnahmen etwa für das Handwerk), während emissionsfreie Lkw nach der Verlängerung bis zum 30. Juni 2031 von der Maut befreit bleiben. Für die Frachtkalkulation im ERP heißt das, dass Mautsätze fahrzeug- und streckengenau je Tour erfasst und an die Kunden weiterberechnet werden müssen. Eine automatische Mauterfassung über Toll Collect sowie die Anbindung an ASFINAG oder weitere ausländische Mautsysteme ist daher ein zentrales Auswahlkriterium.

Der elektronische Frachtbrief eCMR ist die digitale Variante des klassischen CMR-Papierfrachtbriefs und bildet alle rechtlich relevanten Daten einer grenzüberschreitenden Beförderung ab. Mit der EU-Verordnung über elektronische Frachtbeförderungsinformationen (eFTI) sind die zuständigen Behörden in den Mitgliedstaaten ab August 2026 verpflichtet, elektronisch bereitgestellte Frachtdokumente anzunehmen, sofern sie über eine zertifizierte eFTI-Plattform laufen. Das ist zunächst eine Akzeptanzpflicht gegenüber Behörden und keine generelle Pflicht, im B2B-Verkehr zwischen Unternehmen ausschließlich digital zu arbeiten. Speditionen sollten dennoch prüfen, ob ihr ERP- oder TMS-System eCMR-fähig ist beziehungsweise an eine eFTI-Plattform angebunden werden kann, da die Branche perspektivisch auf den digitalen Frachtbrief zusteuert.

Das deutsche NIS-2-Umsetzungsgesetz wurde am 5. Dezember 2025 im Bundesgesetzblatt verkündet und ist seit dem 6. Dezember 2025 in Kraft, womit erhöhte Cybersicherheitspflichten für viele Unternehmen gelten. Klassische Speditions-, Umschlags- und Logistikdienstleistungen sind im Anhang nicht als eigenständiger KRITIS-Sektor gelistet, dennoch können Speditionen ab einer bestimmten Größenordnung als wichtige oder besonders wichtige Einrichtung unter die Regelungen fallen, etwa über ihre Rolle in Lieferketten oder in den erweiterten Sektoren. Betroffene Unternehmen müssen ein strukturiertes Risikomanagement, Meldepflichten bei Sicherheitsvorfällen und eine persönliche Verantwortung der Geschäftsleitung umsetzen, wobei Verstöße je nach Einstufung mit Bußgeldern von bis zu 7 Millionen Euro (wichtige Einrichtung) beziehungsweise bis zu 10 Millionen Euro (besonders wichtige Einrichtung) oder einem prozentualen Anteil des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden können. Eine verbindliche Einordnung sollte im Einzelfall rechtlich geprüft werden, da Schwellenwerte und Tätigkeiten ausschlaggebend sind.

Für mittelständische Speditionen liegen die Implementierungskosten erfahrungsgemäß in einer Größenordnung von rund 3.000 bis 7.000 Euro je Nutzer, wobei Telematik- und Tracking-Module häufig als Add-on mit eigenen pro-Fahrzeug-Lizenzen hinzukommen. Bei On-Premise-Modellen fallen zusätzlich jährliche Wartungs- und Update-Gebühren an, die typischerweise bei rund 18 bis 22 Prozent der Lizenzsumme liegen, während Cloud- beziehungsweise SaaS-Modelle stattdessen mit monatlichen Abonnementgebühren kalkuliert werden. Die Gesamtkosten hängen stark von der Zahl der Disponenten und Fahrzeuge, der Anzahl anzubindender EDI-Partner und Schnittstellen sowie der Customizing-Tiefe ab. Eine belastbare Aussage ist daher nur auf Basis des individuellen Lastenhefts und mehrerer Anbieterangebote möglich.