Mainteny: All-in-One-Software für Wartungs- und Servicebetriebe

Mainteny ist eine cloudbasierte All-in-One-Software für Wartungs- und Servicebetriebe und wird von der 2020 in Berlin gegründeten Mainteny GmbH entwickelt. Das Unternehmen wurde von Tom Chenna, Sjors Kuijs und Peter Nicolai Motzfeldt ins Leben gerufen und hat sich zum Ziel gesetzt, kleine und mittelgroße Wartungsbetriebe konsequent zu digitalisieren. 2023 sammelte das Berliner Start-up eine Seed-Finanzierungsrunde von 2,7 Millionen Euro ein, an der unter anderem Cusp Capital, Smart Infrastructure Ventures, Tiny.VC und Antler beteiligt waren. Die Plattform vereint typische ERP-, CRM- und Field-Service-Funktionen in einer Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen zugeschnitten ist. Statt mehrerer Insellösungen erhalten Anwender ein integriertes System, das von der Angebotserstellung über Auftragsplanung, Technikereinsatz, Wartungsverträge und Ersatzteilmanagement bis zur Rechnungsstellung alle Prozesse abdeckt. Mainteny wird zweisprachig (Deutsch und Englisch) angeboten und positioniert sich konsequent als Field-Service-Management-Lösung für mittelständische Servicebetriebe.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang von Mainteny deckt sämtliche Kernprozesse eines Wartungs- und Servicebetriebs ab. Im Office-Bereich stehen Angebotserstellung, Rechnungsstellung mit E-Rechnung und Teilrechnungen, Vertragsmanagement, CRM und Kundenportal sowie Bestands- und Eingangsrechnungserfassung zur Verfügung. Für den Außendienst bietet die Plattform eine mobile Technikerapp für iOS und Android mit Offline-Fähigkeit, automatisierter Einsatzplanung mit Routenoptimierung, digitalen Arbeitsberichten und konfigurierbaren Checklisten. Auch eine Zeiterfassung und Materialverwaltung im Feld sind integriert. Vertragsbasierte Wartungsleistungen, Reparaturen, Notdienst-Einsätze, Inspektionen, Installationen und Modernisierungen lassen sich strukturiert abbilden. Mit dem KI-Assistenten Karen können eingehende Anrufe automatisch erfasst und in Aufgaben verwandelt werden, während IoT-Anbindungen Echtzeitinformationen von Anlagen liefern. Schnittstellen zu Buchhaltung, Banking und Großhandel ermöglichen integrierte End-to-End-Prozesse. Damit positioniert sich Mainteny als kompakte ERP- und Servicelösung, die typische Branchenanforderungen ohne komplexe Eigenentwicklung adressiert.

Zielgruppe und Branchen

Mainteny richtet sich an kleine und mittlere Wartungs- und Servicebetriebe mit etwa 5 bis 200 Mitarbeitenden. Besonders verbreitet ist die Software in der Aufzugs- und Fördertechnikbranche, im HLK-Sektor (Heizung, Lüftung, Klima), in der Brandschutz- und Sicherheitstechnik, bei Hebezeugen, Toranlagen sowie bei technischen Dienstleistern und Facility-Management-Betrieben. Auch Servicegesellschaften produzierender Unternehmen, die ihre Anlagen beim Kunden warten, gehören zur Zielgruppe. Typische Kunden sind Betriebe, die zuvor mit Excel, Papier oder veralteter Branchensoftware gearbeitet haben und einen modernen, digitalen Workflow zwischen Büro und Außendienst etablieren wollen. Auch internationale Anwender im DACH-Raum und Benelux profitieren von der Mehrsprachigkeit der Plattform. Eine Übersicht passender Implementierungs- und Beratungspartner findet sich im Dienstleisterverzeichnis.

Technologie und Bereitstellung

Mainteny ist konsequent als SaaS-Lösung in der Cloud konzipiert. Anwender greifen über jeden modernen Browser auf die Webanwendung zu, während Techniker eine native App für iOS und Android nutzen. Die App funktioniert auch offline, sodass Aufträge und Berichte unabhängig von einer Internetverbindung bearbeitet werden können. Updates, Wartung und Backups übernimmt der Hersteller zentral. Über offene Schnittstellen lassen sich Buchhaltungssysteme, Banking-Lösungen, Großhandelsplattformen und IoT-Sensorik anbinden. Die Architektur ist mandantenfähig und unterstützt mehrere Sprachen sowie Währungen. Sicherheits- und Datenschutzanforderungen werden gemäß DSGVO erfüllt; Server stehen in europäischen Rechenzentren. Eine On-Premise-Bereitstellung ist nicht vorgesehen, was die Komplexität für Anwender deutlich reduziert.

Stärken und Schwächen

Die größten Stärken von Mainteny liegen in der konsequenten Branchenausrichtung auf Wartung und Service, der modernen Bedienoberfläche und der durchgängigen Verbindung zwischen Büro und Außendienst. Anwender können administrative Aufwände nach eigenen Angaben um rund 30 Prozent reduzieren, da Aufträge, Berichte und Rechnungen weitgehend automatisiert ablaufen. Auch die Mobile-First-Strategie, die KI-gestützten Funktionen und das schnelle Onboarding sprechen für die Lösung. Schwächen können sich daraus ergeben, dass Mainteny als jüngeres Produkt nicht den Funktionsumfang großer Enterprise-Plattformen abdeckt; insbesondere komplexe Produktions-, Konsolidierungs- oder Bilanzierungsprozesse werden besser von klassischen ERP-Systemen übernommen. Auch sehr große Servicekonzerne mit hohen Anforderungen an Multi-Country-Steuerung können Grenzen erreichen. Für reine produzierende Unternehmen ohne Servicegeschäft ist die Plattform nicht die erste Wahl. Die Fokussierung auf Wartung und Service ist gleichzeitig Stärke und Limit.

Preise und Lizenzmodell

Mainteny wird im Subskriptionsmodell vertrieben und nach Anzahl der Anwender lizenziert, mit unterschiedlichen Tarifen für Office- und Field-Service-Nutzer. Eine kostenlose Testphase mit einem Monat Laufzeit ermöglicht den Einstieg ohne Vorabinvestition. Die genauen Preise werden auf Anfrage individuell kalkuliert und hängen von Anwenderzahl, gewählten Modulen und Integrationsbedarf ab. Hinzu kommen Onboarding- und ggf. Schulungskosten, die im Vergleich zu klassischen ERP-Einführungen jedoch deutlich geringer ausfallen.

Fazit

Mainteny ist eine moderne, cloudbasierte Servicesoftware, die kleine und mittlere Wartungs- und Servicebetriebe konsequent digitalisiert. Wer Aufträge, Verträge, Technikereinsätze und Rechnungsstellung in einer Lösung steuern und gleichzeitig auf eine moderne mobile App mit Offline-Funktion setzen will, findet in Mainteny eine starke Branchenplattform. Für komplexe Produktionsanforderungen oder klassische ERP-Themen wie Konzernbuchhaltung sind ergänzende Systeme nötig. Innerhalb des wachsenden Markts für Field-Service- und Wartungssoftware zählt Mainteny zu den dynamischsten Anbietern im DACH-Raum.