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Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein ERP-System für 50 Mitarbeiter ungefähr?

Für 50 Anwender liegt die Total Cost of Ownership über sieben Jahre realistisch zwischen rund 600.000 und 1,8 Mio. Euro, abhängig von Cloud oder On-Premise, Branche und Anpassungstiefe. Die reinen Lizenz- oder Subscription-Gebühren machen dabei meist nur etwa 20 bis 35 Prozent der Gesamtkosten aus, während der größere Anteil auf Implementierung, Customizing, Datenmigration, Schulung und internen Betrieb entfällt. Cloud-Modelle senken die anfängliche Investition spürbar, verschieben die Kosten aber dauerhaft in die laufenden Betriebsausgaben. Als grobe Orientierung kursiert in der Branche ein Richtwert von einigen Tausend Euro pro User über fünf Jahre, der eine konkrete projektspezifische Kalkulation aber nicht ersetzt.

Sind Cloud-ERPs günstiger als On-Premise-Lösungen?

In den ersten drei Jahren sind Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösungen wegen der wegfallenden Anfangsinvestition meist günstiger, ab etwa fünf bis sieben Jahren können On-Premise-Systeme jedoch günstiger liegen, sofern man Wartungs- und Infrastrukturkosten realistisch ansetzt. Cloud-ERPs verlagern die Ausgaben von einer einmaligen Lizenz hin zu fortlaufenden Abogebühren, die je nach System und Modulumfang im Mittelstand typisch grob zwischen 50 und 250 Euro pro User und Monat liegen, bei Premium-Tiers auch darüber. Bei On-Premise kommen dagegen Server, Storage und jährliche Wartung von etwa 18 bis 22 Prozent der Lizenzsumme hinzu. Viele Neuprojekte im Mittelstand starten inzwischen Cloud-first, während bestehende produktive On-Premise-Systeme oft noch Jahre parallel weiterlaufen; mehr dazu im Vergleich Cloud vs On-Premise.

Welcher Anteil der ERP-Kosten entfällt auf Lizenzen und welcher auf die Einführung?

Die reine Software-Lizenz oder Subscription ist mit etwa 20 bis 35 Prozent der Gesamtkosten überraschend gering, der Löwenanteil entsteht durch Dienstleistungen rund um die Einführung. Als Faustformel gilt, dass die Implementierungskosten etwa dem Ein- bis Dreifachen der jährlichen Softwarekosten entsprechen, bei stark angepassten oder integrationslastigen Projekten auch deutlich mehr. Diese Dienstleistungen verteilen sich auf Beratung, Customizing, Schnittstellen, Datenmigration und Schulung, wobei Integration und Migration besonders kostenintensiv sind. Wer in der Budgetplanung nur die Lizenz betrachtet, unterschätzt das Gesamtprojekt daher regelmäßig um ein Mehrfaches.

Welche versteckten Folgekosten werden bei ERP-Projekten am häufigsten übersehen?

In Anbieter-Angeboten fehlen typischerweise die Stammdaten-Bereinigung vor der Migration, intensive Schulungen der Key-User, Change-Management sowie der erhebliche Zeitaufwand des eigenen Personals über die gesamte Projektlaufzeit. Hinzu kommen oft Integrations- und iPaaS-Kosten für Schnittstellen, der Aufbau von Reporting und Business Intelligence sowie eine Hypercare-Phase nach dem Go-Live, deren Aufwand viele Projekte unterschätzen. Auch Add-on-Lizenzen für Spezialmodule wie Variantenkonfigurator, MES-Anbindung oder BI können den Lizenzanteil spürbar erhöhen. Erfahrungsgemäß fällt nach einigen Jahren zudem ein Re-Customizing an, weil sich die Geschäftsprozesse weiterentwickelt haben.

Wie viel Budget-Puffer sollte ich für ein ERP-Projekt einplanen?

Empfehlenswert ist eine Reserve von mindestens 20 Prozent auf das Anbieter-Angebot, bei sehr individuellen Vorhaben oder Engineer-to-Order-Branchen eher 40 Prozent. Dieser Puffer ist kein übertriebenes Sicherheitsdenken, sondern Realität: Branchenstudien zufolge überschreitet je nach Erhebung etwa die Hälfte bis hin zu rund 60 Prozent der ERP-Projekte das ursprüngliche Budget, ein Teil davon deutlich. Die häufigsten Ursachen sind nachträglich erweiterte Anforderungen, unterschätzter Personalaufwand sowie unerwartete technische Probleme, die erst während der Einführung sichtbar werden. Die genaue Höhe des Puffers hängt von Branche, Größenklasse und Customizing-Tiefe des konkreten ERP-Setups ab.

Wie lange dauert eine ERP-Einführung im Mittelstand?

Im Mittelstand dauert eine ERP-Einführung von der Auswahl bis zum Go-Live im Schnitt rund zwölf Monate, mit deutlichen Unterschieden je nach Ansatz. Cloud-Projekte mit weitgehendem Standard lassen sich teils in sechs bis neun Monaten oder weniger umsetzen, während klassische On-Premise-Einführungen mit hohem Anpassungsbedarf eher 15 Monate und mehr beanspruchen. Die Dauer treibt die Kosten unmittelbar mit, da internes Personal über die gesamte Laufzeit gebunden ist und externe Beratungstage anfallen. Komplexität der Geschäftsprozesse, Umfang der Datenmigration und die Zahl der Schnittstellen sind die wesentlichen Faktoren, die den Zeitplan und damit das Budget verlängern.

Lässt sich ein ERP-Angebot herunterhandeln und wie viel ist realistisch?

Anbieter-Angebote lassen sich erfahrungsgemäß um etwa 15 bis 30 Prozent reduzieren, wenn man mit einem strukturierten Lastenheft, einer ernsthaften Shortlist konkurrierender Anbieter und einer realistischen Roadmap in die Verhandlung geht. Wirksame Hebel sind mehrjährige Subscription-Verträge mit Volumenrabatt, Lizenzbündel statt User-für-User-Kalkulation sowie Implementierungs-Festpreise für klar abgegrenzte Pakete anstelle reiner Abrechnung nach Aufwand. Sinnvoll ist außerdem, eine Deckelung der jährlichen Wartungserhöhung auf etwa drei bis fünf Prozent zu vereinbaren und Trainingspakete für Key-User von vornherein einzuschließen. Konkrete Hinweise dazu bieten die ERP-Vertrags-Checkliste und der Leitfaden zur ERP-Vertragsverhandlung.