Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Konsignationslager einfach erklärt?
Ein Konsignationslager ist ein Warenlager am Standort des Kunden, in dem die eingelagerte Ware physisch beim Kunden liegt, rechtlich aber bis zur Entnahme im Eigentum des Lieferanten verbleibt. Erst wenn der Kunde Material aus dem Lager entnimmt und verbraucht, geht das Eigentum über und der Lieferant darf die entnommene Menge abrechnen. Das Modell trennt damit physischen Besitz und rechtliches Eigentum, die bei einem klassischen Kauf zusammenfallen. Eingesetzt wird es vor allem in Branchen mit kontinuierlichem Materialbedarf wie Automobilzulieferung, Maschinenbau, C-Teile-Versorgung oder medizinischen Verbrauchsgütern.
Wann geht das Eigentum an der Ware über und wann erfolgt die Abrechnung?
Der Eigentumsübergang erfolgt nicht mit der Anlieferung ins Lager, sondern erst im Moment der Entnahme beziehungsweise des Verbrauchs durch den Kunden. Genau dieser Entnahmevorgang ist auch der buchhalterisch relevante Zeitpunkt, ab dem der Lieferant abrechnen darf. In der Praxis wird die Entnahme mengen- und zeitgenau erfasst, etwa per Scan im ERP, und in definierten Intervallen abgerechnet. Häufig kommt dabei das Gutschriftverfahren (Selbstabrechnung durch den Kunden) zum Einsatz, bei dem der Kunde die verbrauchten Mengen meldet und der Lieferant eine Sammelabrechnung erhält.
Wer muss die Ware im Konsignationslager bilanzieren – Lieferant oder Kunde?
Solange die Ware im Konsignationslager liegt, bleibt sie im Eigentum des Lieferanten und damit auch in dessen Vorratsvermögen; sie ist beim Lieferanten zu bilanzieren und in dessen Inventur zu berücksichtigen. Beim Kunden taucht der Konsignationsbestand bis zur Entnahme nicht in der Bilanz auf, da er weder Eigentum noch wirtschaftliches Vorratsvermögen darstellt. Rechtlich wird der Konsignationslagervertrag in Deutschland mangels eigener Kodifizierung häufig als gemischter Vertrag mit lager- und kaufrechtlichen Elementen eingeordnet. Erst mit der Entnahme wechselt das Wirtschaftsgut in die Bücher des Kunden, während der Lieferant zu diesem Zeitpunkt den Umsatz realisiert.
Welche umsatzsteuerlichen Besonderheiten gelten beim Konsignationslager?
Bei grenzüberschreitenden EU-Lieferungen greift seit den Quick Fixes zum 1. Januar 2020 die Konsignationslagerregelung des § 6b UStG, die das BMF mit Schreiben vom 10. Dezember 2021 konkretisiert hat. Sie erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen, dass der Lieferant erst bei Entnahme eine innergemeinschaftliche Lieferung versteuert und keine umsatzsteuerliche Registrierung im Bestimmungsland benötigt. Voraussetzung ist unter anderem, dass der spätere Abnehmer zu Beginn der Beförderung bereits bekannt ist und ein gesondertes Register geführt wird. Wird die Ware nicht innerhalb von zwölf Monaten entnommen oder fällt eine Voraussetzung weg, gilt am Folgetag ein innergemeinschaftliches Verbringen, das die Vereinfachung entfallen lässt.
Worin unterscheidet sich ein Konsignationslager von Vendor-Managed-Inventory (VMI) und Just-in-Time?
Vendor-Managed-Inventory regelt in erster Linie die Verantwortung für die Nachschubsteuerung: Der Lieferant disponiert den Bestand beim Kunden eigenständig, ohne dass damit zwingend die Eigentumsfrage berührt ist. Das Konsignationsmodell betrifft dagegen zusätzlich und vor allem das Eigentum, das bis zur Entnahme beim Lieferanten verbleibt; beide Konzepte werden in der Praxis oft kombiniert. Just-in-Time verfolgt eine andere Logik, da dort bedarfssynchron ohne Vorratspuffer geliefert wird, während das Konsignationslager bewusst einen Puffer am Verbrauchsort vorhält. Ein Konsignationslager kann VMI als Steuerungsprinzip nutzen, ist aber durch den aufgeschobenen Eigentumsübergang klar davon abzugrenzen.
Welche Anforderungen stellt ein Konsignationslager an das ERP-System?
Die zentrale Anforderung ist, Besitz und Eigentum konsequent zu trennen: Das ERP muss den Konsignationsbestand als eigene, wertneutrale Sonderbestandsart führen, die mengenmäßig jederzeit auskunftsfähig ist, aber nicht ins Vermögen des Kunden einfließt. Entnahmen sollten automatisiert in Abrechnungen überführt werden können, idealerweise mit integrierter Selbstabrechnung im Gutschriftverfahren und Schnittstellen für den Lieferanten-Datenaustausch, etwa per EDI. Da Bestände regelmäßig zwischen den Parteien abzustimmen sind, sind eine zuverlässige Inventurfunktion über fremdes Eigentum hinweg sowie eine lückenlose Verfolgung von Wareneingang, Entnahme und Abrechnung wichtig. Mid-Market- und Enterprise-Systeme bieten Sonderbestandsverwaltung für Konsignation meist als Standardfunktion an, wobei Funktionsumfang und Bezeichnungen je Anbieter variieren.