E-Book: E-Rechnung und Compliance
Pflichten, Formate, Archivierung und Datenschutz: der Praxisleitfaden in zehn Kapiteln. Ab dem 1. Januar 2027 beginnt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Dieses E-Book erklärt Fristen, Ausnahmen und Formate, zeigt, was Ihr ERP-System beim Rechnungseingang und -ausgang leisten muss, und ordnet die E-Rechnung in GoBD, Archivierung, DSGVO und NIS-2 ein. Mit einer Terminübersicht vorab und Checklisten am Ende jedes Kapitels.
Öffnet das PDF direkt im Browser. Kostenlos, ohne Anmeldung. Herausgeber: erp-software.org Redaktion.
Für wen dieses E-Book gedacht ist
Für Geschäftsführung und kaufmännische Leitung, die den Pflichtstart ihres Unternehmens kennen und die Umsetzung verantworten müssen, für Buchhaltung und Rechnungswesen, die Eingang, Prüfung und Archiv neu aufsetzen, und für die IT-Leitung, die das ERP-System auf die E-Rechnung vorbereitet. Die Kapitel bauen aufeinander auf, lassen sich aber auch einzeln lesen. Das E-Book ersetzt keine Steuerberatung; es zeigt die Rechtsgrundlagen, damit Sie Einzelfälle gezielt klären können.
Was Sie darin finden
Teil I: Die Pflicht
- Die E-Rechnungspflicht: Zeitplan, Betroffene und Ausnahmen – die Fristen 2025 bis 2028, die 800.000-Euro-Grenze, der Jahreswechsel 2026/2027 und die dauerhaften Ausnahmen.
- Was eine E-Rechnung ausmacht – Pflichtangaben im strukturierten Teil, die drei BMF-Schreiben, Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler, Folgen bei Verstößen.
Teil II: Formate und Prozesse
- XRechnung, ZUGFeRD und EDI – Aufbau, zulässige Profile, aktuelle Versionen und welches Format wann passt.
- Rechnungen an Behörden – E-Rechnungsverordnung, OZG-RE, Leitweg-ID und Peppol.
- Der Rechnungseingang – Empfang, Anzeige, Validierung, inhaltliche Prüfung und Freigabe in der Kreditorenbuchhaltung.
- Der Rechnungsausgang und die Übergabe an die Buchhaltung – Erzeugung im ERP, Übergangslogik, DATEV-Schnittstelle und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Teil III: Compliance rund um die Rechnung
- GoBD, Verfahrensdokumentation und Audit-Trail – die Grundsätze, die GoBD-Änderung vom Juli 2025 und was die Dokumentation enthalten muss.
- Archivierung: revisionssicher, acht Jahre, XML im Original – Aufbewahrungsfristen, was bei E-Rechnungen aufzubewahren ist, DMS und ECM.
- Datenschutz und IT-Sicherheit – DSGVO im ERP, Auftragsverarbeitung und die Pflichten aus NIS-2.
Teil IV: Ausblick und Umsetzung
- Ausblick und Fahrplan – das geplante Meldesystem, das EU-Paket ViDA, die E-Rechnung in anderen europäischen Ländern und die Umsetzung in zehn Schritten.
Jeder Kapitellink öffnet das PDF direkt auf der passenden Seite. Vorab zeigt eine Tabelle die 16 wichtigsten Termine von 2020 bis 2035; der Anhang fasst alle Checklisten zusammen und verweist auf die Quellseiten der Website.
Die Infografik aus Kapitel 1
Zeitplan, Formate, Ausnahmen und ERP-Pflichten auf einer Seite, im E-Book und auf der Website identisch:
So ist das E-Book entstanden
Die Redaktion hat die Seiten der Website zur E-Rechnung und die passenden Glossarbeiträge zusammengeführt, gekürzt und als durchgehenden Leitfaden neu geordnet. Die rechtlichen Angaben zur E-Rechnung wurden dafür im November 2026 gegen Gesetzestexte, die drei BMF-Schreiben und die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums geprüft. Die vollständigen Fassungen finden Sie hier: E-Rechnungspflicht 2025–2028, XRechnung vs. ZUGFeRD, E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, EDI, EDIFACT, Kreditorenbuchhaltung, OCR-Belegerkennung, DATEV-Schnittstelle, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Buchhaltungssoftware, GoBD, Verfahrensdokumentation, Audit-Trail, DMS-Archivierung, ECM, DSGVO im ERP, Auftragsverarbeitungsvertrag, NIS-2 und ERP weltweit.
Anbieter werden nur genannt, wo es dem Verständnis dient. Preise für Software nennt das E-Book nicht. Es ersetzt keine Rechts- und keine Steuerberatung.
E-Rechnung und Compliance – 59 Seiten, kostenlos, ohne Anmeldung.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet das E-Book und muss ich mich anmelden?
Das E-Book ist kostenlos und ohne Anmeldung erhältlich. Sie öffnen das PDF direkt im Browser oder laden es herunter, ohne E-Mail-Adresse und ohne Formular. Es gibt keine Werbung im Dokument und keine Verpflichtung, die daraus entsteht.
Darf ich das PDF an Kolleginnen und Kollegen weitergeben?
Ja, die Weitergabe des unveränderten PDF-Dokuments ist ausdrücklich erlaubt, etwa an Buchhaltung, Geschäftsführung, IT oder Ihre Steuerkanzlei. Bitte verändern Sie das Dokument nicht und nennen Sie bei Zitaten die Quelle erp-software.org. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.
Welchen Rechtsstand hat das E-Book?
Die Angaben zur E-Rechnung entsprechen dem Stand November 2026, also dem dritten BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2026 und den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums vom Oktober 2026. Ändern sich Fristen oder Auslegungen wesentlich, erscheint eine neue Fassung unter derselben Adresse. Den jeweils aktuellen Stand zeigt unsere Übersicht zur E-Rechnungspflicht.
Ersetzt das E-Book eine Steuerberatung?
Nein. Das E-Book erklärt die Pflichten und ihre Umsetzung im ERP-System allgemein und nennt die Rechtsgrundlagen, damit Sie sie nachlesen können. Einzelfälle, etwa die Abrechnung von Leistungen über den Jahreswechsel oder Sonderfälle bei Bauleistungen, sollten Sie mit Ihrer Steuerkanzlei klären. Für die technische Umsetzung ist zudem der Anbieter Ihres ERP- oder Buchhaltungssystems der richtige Ansprechpartner.