CPQ – Configure, Price, Quote

CPQ steht für „Configure, Price, Quote“ und bezeichnet eine Software-Kategorie, die den Weg von der Produktkonfiguration über die Preisfindung bis zum fertigen Angebot durchgängig unterstützt und weitgehend automatisiert. Ziel ist es, technisch korrekte und kaufmännisch konsistente Angebote schneller und mit weniger Fehlern zu erstellen.

Besonders relevant ist CPQ bei erklärungsbedürftigen Produkten mit vielen Varianten, Optionen und Abhängigkeiten – etwa im Maschinen- und Anlagenbau, in der Elektronik oder bei komplexen Dienstleistungspaketen. In solchen Szenarien stößt die manuelle Angebotserstellung über Tabellenkalkulationen schnell an Grenzen.

Die drei Bausteine von CPQ

Der Name beschreibt die drei Kernschritte, die ein CPQ-System abdeckt. Im Schritt Configure stellt der Anwender ein Produkt aus zulässigen Komponenten und Optionen zusammen. Hinterlegte Konfigurationsregeln stellen sicher, dass nur technisch gültige Kombinationen entstehen – unzulässige Optionen werden ausgeschlossen, abhängige Bauteile automatisch ergänzt. Im Schritt Price ermittelt das System den Preis: aus Listenpreisen, mengen- oder kundenabhängigen Rabatten, Auf- und Abschlägen sowie Margenvorgaben. Im Schritt Quote entsteht daraus ein formatiertes Angebotsdokument mit Positionen, Konditionen, Gültigkeitsdauer und gegebenenfalls technischer Spezifikation.

Das Zusammenspiel sorgt dafür, dass technische Machbarkeit und kaufmännische Kalkulation nicht getrennt voneinander, sondern in einem konsistenten Prozess entstehen.

Funktionsweise und Regelwerk

Kern eines CPQ-Systems ist ein Regelwerk, das die Produktlogik abbildet. Es definiert, welche Optionen miteinander kombinierbar sind, welche sich ausschließen und welche zwingend zusammengehören. Diese Logik ist eng mit der Variantenlogik der Fertigung verwandt und greift häufig auf Strukturen wie die Stückliste zurück. Aus einer gültigen Konfiguration kann das System eine variantenspezifische Stückliste oder einen Fertigungsauftrag ableiten.

Für die Preisfindung hinterlegt das Unternehmen Preislisten, Konditionsmodelle und Genehmigungsgrenzen. Überschreitet ein gewährter Rabatt einen Schwellenwert, kann ein Freigabeworkflow ausgelöst werden. Solche Abläufe werden oft über eine Workflow-Engine gesteuert, sodass Angebote nachvollziehbar und revisionssicher entstehen.

Relevanz im ERP- und CRM-Kontext

CPQ ist selten ein isoliertes System. Es bezieht Stammdaten – Artikel, Preise, Kunden – aus angrenzenden Systemen und gibt fertige Angebote oder Aufträge zurück. Üblich ist eine enge Verzahnung mit dem CRM, in dem Vertriebschancen und Kundenkontakte geführt werden, sowie mit dem ERP, das Artikelstamm, Kalkulation und spätere Auftragsabwicklung verantwortet.

In integrierten Szenarien fließt ein angenommenes Angebot direkt in den Order-to-Cash-Prozess: Aus dem Quote wird ein Kundenauftrag, der die Beschaffung, Fertigung und Fakturierung anstößt. Die Datenanbindung erfolgt typischerweise über Schnittstellen wie eine REST-API. Damit wird CPQ zum Bindeglied zwischen Vertrieb und Wertschöpfung.

Praxisbeispiel

Ein Hersteller von Förderanlagen erhält eine Anfrage für eine kundenspezifische Bandstraße. Im CPQ-System wählt der Vertrieb Länge, Antrieb, Steuerung und Sicherheitsoptionen. Das Regelwerk verhindert, dass ein zu schwacher Antrieb mit einer langen Förderstrecke kombiniert wird, und ergänzt automatisch die passende Steuerungseinheit. Auf Basis der Konfiguration berechnet das System Material- und Montagekosten, wendet den für diesen Kunden hinterlegten Rahmenrabatt an und erzeugt ein Angebot inklusive technischer Zeichnung. Liegt der Rabatt über der Freigabegrenze, geht das Angebot zur Genehmigung an den Vertriebsleiter. Was früher mehrere Tage und Abstimmungen zwischen Technik und Vertrieb beanspruchte, entsteht so in einem strukturierten Durchlauf.

Auswahl- und Umsetzungshinweise

Der Nutzen eines CPQ-Systems hängt maßgeblich von der Pflege des Regelwerks und der Stammdaten ab. Ein gutes Modell setzt sauber gepflegte Stammdaten und konsistente Preisstrukturen voraus; veraltete oder widersprüchliche Daten führen zu fehlerhaften Angeboten. Vor der Einführung sollte daher die Komplexität des Produktportfolios realistisch eingeschätzt werden: Erst ab einer gewissen Variantentiefe rechtfertigt sich der Pflegeaufwand.

Wichtige Auswahlkriterien sind die Tiefe der Konfigurationslogik, die Flexibilität der Preisregeln, die Integrationsfähigkeit zu ERP und CRM sowie die Bedienbarkeit für den Vertrieb. Manche ERP-Suiten bringen CPQ-Funktionen als Modul mit, während es daneben spezialisierte Anbieter gibt – die Auswahl sollte sich an Variantenkomplexität, Prozesslandschaft und vorhandener Systemumgebung orientieren, nicht an einzelnen Produktnamen.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

CPQ wird gelegentlich mit der reinen Variantenfertigung oder einem Produktkonfigurator gleichgesetzt. Ein Konfigurator deckt jedoch nur den ersten Schritt ab; CPQ ergänzt Preisfindung und Angebotserstellung als durchgängigen kaufmännischen Prozess. Ebenso ist CPQ kein Ersatz für ein CRM oder ein ERP, sondern ein spezialisierter Baustein, der zwischen Kundenkontakt und Auftragsabwicklung vermittelt und auf den Stammdaten beider Systeme aufsetzt.

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