Häufig gestellte Fragen
Was ist eine permanente Inventur?
Bei der permanenten Inventur wird der Lagerbestand nicht an einem einzigen Stichtag, sondern über das gesamte Geschäftsjahr verteilt körperlich aufgenommen. Grundlage ist eine fortlaufende, mengen- und wertmäßige Lagerbuchführung, die jeden Zu- und Abgang lückenlos dokumentiert, sodass sich der Bestand für den Bilanzstichtag rechnerisch ableiten lässt. Jeder Artikel muss dabei mindestens einmal pro Geschäftsjahr tatsächlich gezählt und mit dem Buchbestand abgeglichen werden. Praktisch umsetzbar ist das Verfahren in der Regel nur mit einem leistungsfähigen ERP- oder Warenwirtschaftssystem.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die permanente Inventur?
Handelsrechtlich ist die permanente Inventur als Inventurvereinfachungsverfahren in § 241 Abs. 2 HGB geregelt und erlaubt eine vom Bilanzstichtag abweichende Bestandsaufnahme. Steuerlich wird das Verfahren in R 5.3 der Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) konkretisiert, die unter anderem eine ordnungsmäßige Lagerbuchführung und die körperliche Überprüfung jedes Artikels mindestens einmal im Wirtschaftsjahr verlangen. Zwischen zwei körperlichen Aufnahmen desselben Artikels dürfen damit höchstens zwölf Monate liegen. Das gesamte Vorgehen muss zudem den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und nachvollziehbar dokumentiert sein.
Welche Vorteile bietet die permanente Inventur gegenüber der Stichtagsinventur?
Der wichtigste Vorteil ist, dass die aufwendige Komplettzählung am Bilanzstichtag entfällt und der laufende Betrieb nicht durch eine mehrtägige Lagersperre unterbrochen wird. Weil die Aufnahme über das Jahr verteilt und ohne Zeitdruck erfolgt, lässt sich tendenziell genauer zählen und Personal gleichmäßiger einsetzen. Differenzen zwischen Buch- und Istbestand werden früher erkannt und können zeitnah untersucht und korrigiert werden, was die Datenqualität dauerhaft erhöht. Dem stehen ein höherer organisatorischer Aufwand und die Pflicht zu einer durchgehend gepflegten Lagerbuchführung gegenüber.
Für welche Waren ist die permanente Inventur nicht zulässig?
Nach R 5.3 Abs. 2 EStR darf die permanente Inventur nicht für besonders wertvolle Vermögensgegenstände angewendet werden. Ebenso ausgeschlossen sind Güter, die einem unkontrollierbaren Schwund unterliegen, etwa weil sie verderben, verdunsten oder leicht zerbrechen. Hintergrund ist, dass sich bei solchen Beständen der Sollbestand nicht zuverlässig aus den Aufzeichnungen ableiten lässt. Für diese Artikel bleibt eine körperliche Bestandsaufnahme näher am Stichtag erforderlich, sodass häufig Mischformen verschiedener Inventurverfahren in einem Lager zum Einsatz kommen.
Welche Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bestehen?
Bei der permanenten Inventur müssen alle Bestände sowie sämtliche Zu- und Abgänge fortlaufend nach Tag, Art und Menge in der Lagerbuchführung erfasst und durch Belege nachgewiesen werden. Über jede körperliche Aufnahme sind Inventurprotokolle zu führen, die Zeitpunkt, erfasste Bestände und die zählenden Personen festhalten. Festgestellte Differenzen müssen begründet, dokumentiert und über Korrekturbuchungen ausgeglichen werden. Da Inventurunterlagen zu den Buchführungsunterlagen zählen, gilt für sie regelmäßig eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, und das Verfahren sollte in einer Verfahrensdokumentation nach GoBD beschrieben sein.
Akzeptiert der Wirtschaftsprüfer eine permanente Inventur?
Ja, die permanente Inventur ist ein anerkanntes Verfahren, sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und das Vorgehen nachvollziehbar dokumentiert ist. Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfer achten dabei besonders auf die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Lagerbuchführung sowie darauf, dass jeder Artikel mindestens einmal jährlich körperlich gezählt wurde. Geprüft werden außerdem die Behandlung und Begründung von Zähldifferenzen sowie die Verfahrensdokumentation. Fehlen diese Nachweise, kann die Ordnungsmäßigkeit der Inventur und damit der Bilanz infrage gestellt werden.