Video: Was ist ein ERP-System? Module, Nutzen & Kosten

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch etwa Planung der Unternehmensressourcen. Ein ERP-System ist eine Software, die zentrale Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lagerhaltung, Produktion, Vertrieb sowie Finanz- und Rechnungswesen in einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführt. Dadurch arbeiten alle Abteilungen mit denselben aktuellen Daten, statt Informationen mehrfach in getrennten Insellösungen oder Excel-Tabellen zu pflegen. Diese zentrale Datenhaltung gilt als Kernidee des ERP-Gedankens und wird häufig als Single Source of Truth beschrieben.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Der Begriff geht auf eine Entwicklungslinie aus der Fertigungsplanung zurück: In den 1960er-Jahren entstand zunächst die Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning, MRP), die in den 1980er-Jahren zum umfassenderen Manufacturing Resource Planning (MRP II) erweitert wurde. Geprägt wurde der heutige Begriff Enterprise Resource Planning Anfang der 1990er-Jahre von der Marktforschungsfirma Gartner, um den über die reine Produktion hinausgehenden, unternehmensweiten Anspruch der Systeme zu beschreiben. Heute deckt ERP neben der Produktion auch Beschaffung, Vertrieb, Personalwesen sowie Finanz- und Rechnungswesen ab.

ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut, sodass Unternehmen nur die Funktionsbereiche aktivieren, die sie tatsächlich benötigen. Häufige Module sind Warenwirtschaft beziehungsweise Materialwirtschaft, Einkauf, Lagerverwaltung, Produktionsplanung, Vertrieb und Auftragsabwicklung sowie Finanzbuchhaltung und Controlling. Ergänzend bieten viele Hersteller Module für Personalwesen, Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder Business Intelligence an. Da alle Module auf dieselbe Datenbank zugreifen, fließen Vorgänge wie ein Wareneingang automatisch in Lagerbestand und Buchhaltung ein, ohne dass die Daten erneut erfasst werden müssen.

Die Kosten hängen stark von Unternehmensgröße, Branche, Anzahl der Nutzer und dem gewählten Betriebsmodell ab, weshalb es keinen pauschalen Preis gibt. Cloud-Lösungen werden meist als Abonnement pro Nutzer und Monat abgerechnet, während On-Premise-Installationen höhere Einmalinvestitionen für Lizenzen und Hardware erfordern. Als grobe Orientierung wird im Mittelstand häufig mit einem Budget in der Größenordnung von etwa ein bis drei Prozent des Jahresumsatzes für die Implementierung kalkuliert, wobei zusätzlich Dienstleistung, Schulung, Datenmigration und Anpassungen anfallen. Aussagekräftig ist daher weniger der Lizenzpreis allein als die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) über mehrere Jahre, die auch Wartung und laufenden Betrieb umfassen.

Bei On-Premise wird das ERP-System auf eigenen Servern im Unternehmen installiert und durch die hauseigene oder beauftragte IT betrieben, gewartet und aktualisiert. Cloud-ERP wird dagegen als Software-as-a-Service über das Internet bereitgestellt, läuft in den Rechenzentren des Anbieters und ist über den Webbrowser ortsunabhängig erreichbar. Für kleinere Mittelständler ohne eigene IT-Abteilung entfällt bei der Cloud-Variante ein Großteil des Aufwands für Serverbetrieb, Updates und Sicherheit, dafür entstehen laufende Abonnementkosten. Welche Variante passt, hängt von Faktoren wie IT-Ressourcen, Datenschutzanforderungen, Anpassungsbedarf und Budgetstruktur ab.

In Deutschland müssen steuerrelevante Daten nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) revisionssicher, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden. Bei den Aufbewahrungsfristen ist zu beachten, dass das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt hat, während für Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare und Handelsbücher weiterhin zehn Jahre gelten. Bei Cloud-Lösungen ist es ratsam, GoBD-Konformität, Serverstandort und Datenschutz nach DSGVO vertraglich abzusichern, idealerweise mit Nachweisen wie einer ISO-27001-Zertifizierung. Da sich Vorgaben etwa zur elektronischen Rechnung weiterentwickeln, sollten Unternehmen den konkreten Funktionsumfang und die jeweils geltenden Fristen stets mit Steuerberatung und Anbieter abstimmen.