Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet RFP im ERP-Kontext und wie unterscheidet er sich von RFI und RFQ?
RFP steht für Request for Proposal und bezeichnet eine formale Aufforderung an vorqualifizierte ERP-Anbieter, ein vollständiges Lösungsangebot inklusive Vorgehen, Integrationskonzept und Preisen vorzulegen. Davon abzugrenzen sind der RFI (Request for Information), der vorab allgemeine Marktinformationen einsammelt und die Long-List eingrenzt, sowie der RFQ (Request for Quotation), der bei klar definierten Anforderungen reine Preisangebote anfragt. In der Praxis folgen viele Mittelständler der Reihenfolge RFI zur Marktsichtung, dann RFP zur detaillierten Bewertung und gegebenenfalls RFQ zur finalen Preisverhandlung. Der RFP ist also das zentrale Dokument, wenn die Lösung nicht standardisiert ist und ein umfassender Vergleich von Funktionsabdeckung, Umsetzung und Kosten nötig ist.
Aus welchen Phasen besteht der ERP-RFP-Prozess und wie lange dauert er insgesamt?
Das Video gliedert den Prozess in sechs Phasen: Vorbereitung und Bedarfsanalyse (4 bis 8 Wochen), Lastenheft-Erstellung (4 bis 12 Wochen), Long-List und Vorqualifizierung (2 bis 4 Wochen), Angebote bewerten (3 bis 5 Wochen), Demos und Referenz-Checks (4 bis 8 Wochen) sowie Vertragsverhandlung und Entscheidung (4 bis 8 Wochen). In Summe sollten Sie damit grob mit einem halben bis dreiviertel Jahr rechnen, bevor der Vertrag unterschrieben ist, wobei komplexe Enterprise-Vorhaben auch deutlich länger laufen können. Die tatsächliche Dauer hängt stark von der Komplexität der Prozesse, der Zahl der eingebundenen Fachbereiche und der internen Entscheidungsgeschwindigkeit ab. Wer Phasen parallelisiert oder den Scope eng hält, kommt schneller voran, sollte aber Sorgfalt nicht der Geschwindigkeit opfern.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft im RFP-Prozess?
Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, WAS das künftige ERP-System leisten soll, und wird vor der Anbieterauswahl erstellt. Das Pflichtenheft beantwortet anschließend aus Sicht des Auftragnehmers die Frage, WIE der ausgewählte Anbieter diese Anforderungen technisch umsetzt, und entsteht erst nach der Entscheidung. Die übliche Reihenfolge lautet daher: zuerst Lastenheft, dann Anbieterauswahl, dann Pflichtenheft; die Begriffe sind unter anderem in der DIN 69901-5 und der VDI-Richtlinie 2519 normativ verankert. Im RFP-Prozess ist das Lastenheft das Herzstück, weil es die Vergleichsgrundlage bildet, auf der unterschiedliche Angebote überhaupt erst objektiv gegenübergestellt werden können.
Wie viele Anbieter sollte man in den RFP einbeziehen und wie reduziert man die Auswahl?
Bewährt hat sich ein trichterförmiges Vorgehen: Sie starten mit einer Long-List von etwa 6 bis 10 Anbietern für das erste Screening und qualifizieren daraus 3 bis 4 für die detaillierte RFP-Bewertung vor. Aus dieser Gruppe verbleiben in der Regel rund 2 Finalisten, die zu skriptbasierten Demos, Referenzgesprächen und Vertragsverhandlungen eingeladen werden. Diese schrittweise Reduktion hält den Aufwand auf beiden Seiten beherrschbar und sorgt dafür, dass nur ernsthaft passende Kandidaten intensiv geprüft werden. Wichtig ist, die Kriterien für jeden Filterschritt vorab festzulegen, damit die Verengung nachvollziehbar und vergleichbar bleibt.
Wie bewertet man die eingegangenen ERP-Angebote objektiv?
Üblich ist eine gewichtete Bewertungsmatrix, in der jedes Kriterium auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet, mit seiner Gewichtung multipliziert und zu einem Gesamtscore je Anbieter aufsummiert wird. Die funktionale Passung erhält dabei meist das höchste Gewicht, häufig im Bereich von 35 bis 45 Prozent, weil fehlende Kernfunktionen später teure Anpassungen und technische Altlasten nach sich ziehen. Daneben fließen typischerweise Gesamtkosten über mehrere Jahre, Risiko- und Anbieterstabilität sowie die organisatorische Passung in die Wertung ein. Eine solche dokumentierte Matrix liefert eine nachvollziehbare, datenbasierte Empfehlung, die sich auch gegenüber Geschäftsführung oder Beirat sauber begründen lässt.
Wie sollten Demos und Referenz-Checks in Phase 5 ablaufen?
Demos sollten niemals als generische Produktvorführung laufen, sondern anhand eines vorgegebenen Drehbuchs mit Ihren echten Geschäftsszenarien, etwa dem Durchlauf einer Bestellung durch Ihren konkreten Freigabeprozess. So sehen Sie, ob das System Ihre realen Abläufe tatsächlich abbildet, statt nur Marketing-Folien zu betrachten; verweigert ein Anbieter das Skript, gilt das als deutliches Warnsignal. Bei den Referenz-Checks empfiehlt es sich, gezielt mit Bestandskunden aus einer ähnlichen Branche oder mit vergleichbarer Unternehmensgröße zu sprechen. Diese Gespräche fördern oft die wertvollsten Erkenntnisse zutage, weil bestehende Anwender offen über Implementierungsverlauf, Support-Qualität und versteckte Stolpersteine berichten.